📈La plateforme Welyb va vous aider à optimiser votre activité quotidienne, aussi bien au niveau de l'organisation interne de votre cabinet que dans la communication avec vos clients et les différents échanges que vous entretenez avec eux. Ce guide vous donne les clés d'une mise en place réussie de Welyb pour vous et vos clients.
🗂 Première étape : Définissez l'arborescence
La première étape consiste à construire le type d'arborescence que vous souhaitez pour votre cabinet. Cela est important car il va définir :
- Les dossiers que vous allez utiliser
- Les dossiers que vous allez partager avec vos clients
- Les arborescences de travail de vos clients
Le but est de segmenter l'accès aux différentes informations et d'organiser au mieux le fonctionnement de la GED Welyb.
Pour cela, nous vous invitons à vous rendre sur la page suivante : Définir une arborescence personnalisée
⚠️Vous pouvez également choisir un modèle d'arborescence existant dans notre catalogue d'arborescence.
👨👨👧👦 Deuxième étape : Créez vos clients sur la plateforme
Afin d’enregistrer vos clients sur la plateforme, deux méthodes s'offrent à vous :
👉 Création manuelle
Pour créer une nouvelle entreprise, référez vous à l'article : Créer une entreprise
👉 Import massif de clients déjà existants
Si vous souhaitez importer directement plusieurs clients, suivez la procédure décrite dans l'article suivant : Procédure d'import massif
🦸♂️Troisième étape : Gérez votre équipe
La procédure pour créer vos collaborateurs et gérer l'équipe du cabinet est décrite dans cet article : Gestion de l'équipe du cabinet
🛒Quatrième étape : Connectez vos applications
Pour tout savoir sur les applications tierces, référez vous à l'article La gestion des applications partenaires.
En ayant suivi ces 4 étapes, vous êtes prêt à utiliser Welyb au quotidien et à optimiser votre activité, ainsi que celle de vos clients 🤟
Les trois étapes suivantes concernent la communication et l'échange avec vos clients, ainsi que le paramétrage fonctionnel de la plateforme. Nous vous recommandons de les suivre également pour offrir aux entreprises que vous suivez la meilleure expérience de l'outil que vous mettez à leur disposition.
🧾Cinquième étape : Déposez vos premiers documents
Il sera plus agréable pour votre client d'avoir une GED déjà fournie lors de sa première connexion, c'est pourquoi nous vous recommandons de déposer les premiers documents le concernant : Bilan, documents juridiques...
Vous pouvez consulter l'article Dépôts de documents pour plus de détails sur le dépôt de pièces.
📚Sixième étape : Paramétrez les premiers connecteurs marchands
La seule configuration que devra effectuer votre client pour l'automatisation de la collecte de ses factures sera de paramétrer ses connecteurs marchands. Nous vous invitions à consulter la page suivante pour le guider dans cette procédure : Gestion des connecteurs marchands
Il pourra ainsi bénéficier directement de la collecte automatique des factures de ces fournisseurs, et n'aura plus à s'en occuper tous les mois ! 🤙
📝Septième étape : Créez une première demande d'information
Le module de gestion de tâches vous sera d'une grande utilité car il remplace notamment les échanges de mails à répétition pour réclamer tel ou tel document. Il représentera donc un réel gain de temps pour vous et pour votre client.
Afin d'amorcer cette économie de temps, il vous suffit de créer une première tâche et la demande d'information associée. Pour tout savoir sur ce module, consultez notre article qui lui est consacré : La gestion des tâches et des demandes d'informations - Généralités
✅ Vous êtes maintenant totalement prêt à vous servir de la plateforme et à profiter des avantages qu'elle va vous apporter. Vous n'avez plus qu'à attendre que vos clients déposent à leur tour des documents !