Cet article vous explique comment créer le modèle d'arborescence que vous souhaitez.
Si vous souhaitez utiliser des modèles de GED depuis notre catalogue veuillez vous référer à cet article : Choisir son modèle d'arborescence
Indiquez le(s) modèle(s) souhaité(s)
La création des modèles est réalisée par l'équipe technique de Welyb. Nous allons créer un modèle selon les indications que vous nous aurez communiquées. Pour ce faire, merci de renseigner les modèles souhaités selon ce tableau exemple (téléchargez le document afin de le modifier).
Envoyez nous ensuite le tableau sur ce lien : formulaire de demande de création d'une GED.
Comment compléter le tableau de création d'un modèle ? 🧐
Spécifiez les différents niveaux
Les premières colonnes indiquent les différents niveaux de l'arborescence.
Dans l'exemple suivant :
"Dossiers comptables annuels" = niveau 1
"Exercice 2022" = niveau 2
"Achats" = niveau 3
"Janvier 2022" = niveau 4
L'exemple indique 4 niveaux, mais vous êtes libre d'ajouter autant de niveaux que souhaités.
Choisissez les dossiers accessibles par le client (colonnes G, H et I)
Cochez les lignes des répertoires ayant vocation à être partagés avec votre client. Vous devez cocher les lignes de manière exhaustive. Vous pouvez déterminer si le répertoire est :
- Privé (colonne G) : votre client ne voit pas le répertoire.
- Lecture seule (colonne H) : votre client peut télécharger et lire les documents.
- Lecture / écriture (colonne I) : votre client peut consulter les documents ; en ajouter de nouveaux ; modifier ceux présents dans le répertoire.
Pour plus d'informations sur la gestion des droits d'accès vous pouvez consulter cet article : La gestion des droits d'accès via les thèmes ❌ ✅
Déterminez les dossiers accessibles par le client via les dépôts rapides (colonne J)
Cochez les lignes des répertoires qui seront accessibles par vos clients dans leurs dépôts rapides. Pour en savoir plus sur les dépôts rapides, vous pouvez consulter l'article suivant : Gestion des dépôts rapides