Vous avez la possibilité d'utiliser des adresses mails qui serviront à collecter automatiquement différents documents. En utilisant ces adresses, vous n'aurez plus à vous préoccuper chaque mois de récupérer vos pièces et de les envoyer à votre expert-comptable. Voyons ensemble les mails à votre disposition.
Rendez-vous sur la roue crantée ⚙️
Allez sur l'onglet automatisation.
Vous verrez ainsi la liste de tous les mails de collecte disponibles.
💡Vous pouvez copier-coller ces adresses mails en cliquant sur l'icône
qui est à leur droite
Vous pouvez utiliser ces adresses de trois façons :
- A la réception de pièces par email, vous pouvez la faire suivre sur cette adresse.
- Vous pouvez la transmettre directement aux personnes concernées afin que ces dernières y envoient leurs pièces.
- Si vous utilisez des plateformes (pour vos fournisseurs par exemple), vous pouvez y renseigner la première ou deuxième adresse afin que les pièces soient directement envoyées dans le répertoire "à classer" ou le répertoire des achats de l'exercice en cours.
💡A noter :
- L'automatisation ne traite que les pièces jointes, pas les documents disponibles via un lien dans le corps du mail.
- L'adresse mail de collecte doit être dans les 5 premiers destinataires ("A"/ "to") ou les 3 premiers destinataires en copie ("cc"). Une adresse mail de collecte en copie cachée ne sera pas détectée.
- La date prise en compte pour le classement mensuel est la date de réception du mail. Par conséquent, si plusieurs factures sont rattachées à un même mail, elle seront toutes importées dans le même mois.
- Les pièces jointes contenant dans leur nom "logo" ou "noname" ou "/" ne seront pas prises en compte.
- Les pièces jointes de moins de 1,99 ko ne seront pas prises en compte.
- Si vous souhaitez mettre en place un transfert automatique de mails vers l'une de ces adresses, merci de nous prévenir afin que le système puisse identifier correctement l'origine des mails.
Documents à classer
Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier A classer de votre GED.
💡Cette automatisation se produit toutes les 7 minutes.
Factures d'achats
Ce mail est configuré pour les factures d'achats. Toutes les pièces envoyées en pièces jointes à cette adresse se retrouveront donc dans le dossier Achats, dans le mois en cours, de l'exercice en cours.
💡Cette automatisation se produit toutes les 5 minutes.
Factures de ventes
Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier Ventes de votre GED (exercice et mois en cours).
💡Cette automatisation se produit toutes les heures.
Documents sociaux
Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier Social de votre GED (exercice et mois en cours).
💡Cette automatisation se produit toutes les 5 minutes.
Documents de banque
Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier Banque de votre GED (exercice et mois en cours).
💡Cette automatisation se produit tous les jours à 21h.
Documents fiscaux
Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier Fiscal de votre GED (exercice et mois en cours).
💡Cette automatisation se produit toutes les heures.