Vous avez la possibilité d'utiliser des adresses mails qui serviront à collecter automatiquement différents documents. En utilisant ces adresses, vous n'aurez plus à vous préoccuper chaque mois de récupérer vos pièces et de les envoyer à votre expert-comptable. Voyons ensemble les mails à votre disposition.
Rendez-vous sur la roue crantée ⚙️
Allez sur l'onglet automatisation.
Vous verrez ainsi la liste de tous les mails de collecte disponibles.
đź’ˇVous pouvez copier-coller ces adresses mails en cliquant sur l'icĂ´ne
qui est Ă leur droite
Vous pouvez utiliser ces adresses de trois façons :
- A la réception de pièces par email, vous pouvez la faire suivre sur cette adresse.
- Vous pouvez la transmettre directement aux personnes concernées afin que ces dernières y envoient leurs pièces.
- Si vous utilisez des plateformes (pour vos fournisseurs par exemple), vous pouvez y renseigner la première ou deuxième adresse afin que les pièces soient directement envoyées dans le répertoire "à classer" ou le répertoire des achats de l'exercice en cours.
đź’ˇA noter :
- L'automatisation ne traite que les pièces jointes, pas les documents disponibles via un lien dans le corps du mail.
- L'adresse mail de collecte doit être dans les 5 premiers destinataires ("A"/ "to") ou les 3 premiers destinataires en copie ("cc"). Une adresse mail de collecte en copie cachée ne sera pas détectée.
- La date prise en compte pour le classement mensuel est la date de réception du mail. Par conséquent, si plusieurs factures sont rattachées à un même mail, elles seront toutes importées dans le même mois.
- Les pièces jointes contenant dans leur nom "logo" ou "noname" ou "/" ne seront pas prises en compte.
- Les pièces jointes de moins de 1,99 ko ne seront pas prises en compte.
- Si vous souhaitez mettre en place un transfert automatique de mails vers l'une de ces adresses, merci de nous prévenir afin que le système puisse identifier correctement l'origine des mails.
Documents Ă classer
Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier A classer de votre GED.
đź’ˇCette automatisation se produit toutes les 7 minutes.
Factures d'achats
Ce mail est configuré pour les factures d'achats. Toutes les pièces envoyées en pièces jointes à cette adresse se retrouveront donc dans le dossier Achats, dans le mois en cours, de l'exercice en cours.
đź’ˇCette automatisation se produit toutes les 5 minutes.
Factures de ventes
Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier Ventes de votre GED (exercice et mois en cours).
đź’ˇCette automatisation se produit toutes les heures.
Documents sociaux
Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier Social de votre GED (exercice et mois en cours).
đź’ˇCette automatisation se produit toutes les 5 minutes.
Documents de banque
Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier Banque de votre GED (exercice et mois en cours).
đź’ˇCette automatisation se produit tous les jours Ă 21h.
Documents fiscaux
Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier Fiscal de votre GED (exercice et mois en cours).
đź’ˇCette automatisation se produit toutes les heures.