L'utilisation des mails de collecte 📧

Vous avez la possibilité d'utiliser des adresses emails qui serviront à collecter automatiquement différents documents.

Allez sur l'onglet automatisation.

  • Depuis l'Espace Pro, sélectionner le dossier client qui vous intéresse, puis cliquez sur l'onglet "Automatisations".
  • Depuis l'Espace Client, cliquez directement sur la roue crantée, en haut à droite de la plateforme, puis choisissez l'onglet "Automatisations".

Vous verrez ainsi la liste de tous les mails de collecte disponibles.

💡Vous pouvez copier-coller ces adresses mails en cliquant sur l'icône qui est à leur droite

Automatisations - Documents fiscaux

Vous pouvez utiliser ces adresses de trois façons :

  • A la réception de pièces par email, vous pouvez la faire suivre sur cette adresse.
  • Vous pouvez la transmettre directement aux personnes concernées afin que ces dernières y envoient leurs pièces.
  • Si vous utilisez des plateformes (pour vos fournisseurs par exemple), vous pouvez y renseigner la première ou deuxième adresse afin que les pièces soient directement envoyées dans le répertoire "à classer" ou le répertoire des achats de l'exercice en cours.

💡Règles d'usage

  • L'automatisation ne traite que les pièces jointes, pas les documents disponibles via un lien dans le corps du mail.
  • L'adresse mail de collecte doit être dans les 5 premiers destinataires ("A"/ "to") ou les 3 premiers destinataires en copie ("cc"). Une adresse mail de collecte en copie cachée ne sera pas détectée.
  • La date prise en compte pour le classement mensuel est la date de réception du mail. Par conséquent, si plusieurs factures sont rattachées à un même mail, elles seront toutes importées dans le même mois.
  • Les pièces jointes contenant dans leur nom "logo" ou "noname" ou "/" ne seront pas prises en compte.
  • L'intitulé de la pièce jointe ne doit pas comporter plus de 190 caractères.
  • Les pièces jointes de moins de 1,99 ko ne seront pas prises en compte.
  • Si vous souhaitez mettre en place un transfert automatique de mails vers l'une de ces adresses, merci de nous prévenir afin que le système puisse identifier correctement l'origine des mails.
  • Le mail envoyé ne doit pas avoir été transféré au préalable plus de 2 fois

Les emails de collecte en détails : 

Documents à classer

Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le répertoire À classer de votre GED.

⚠️ Cette automatisation se produit toutes les 7 minutes.

Factures d'achats

Ce mail est configuré pour les factures d'achats. Toutes les pièces envoyées en pièces jointes à cette adresse se retrouveront donc dans le répertoire Achats, dans le mois en cours, de l'exercice en cours.

⚠️ Cette automatisation se produit toutes les 5 minutes.

Factures de ventes

Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le répertoire Ventes de votre GED (exercice et mois en cours).

⚠️ Cette automatisation se produit toutes les heures.

Documents sociaux

Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le répertoire Social de votre GED (exercice et mois en cours).

⚠️ Cette automatisation se produit toutes les 5 minutes.

Documents de banque

Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le répertoire Banque de votre GED (exercice et mois en cours).

⚠️ Cette automatisation se produit tous les jours à 21h.

Documents fiscaux

Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le répertoire Fiscal de votre GED (exercice et mois en cours).

⚠️ Cette automatisation se produit toutes les heures.

 

ℹ️ Le répertoire de destination peut varier selon le modèle d'arborescence définit sur le portail utilisé.