Découvrez en vidéo comment utiliser le module "Dépôts rapides" :
Généralités 🧐
Sur votre page d'accueil, l'espace Dépôts Rapides vous permettra d'importer des documents directement dans le dossier de votre choix.
Par défaut, certains dossiers sont affichés en accès direct (À classer, Achats, Ventes). Si, par exemple, vous souhaitez importer une facture d'achat dans le mois de février de l'exercice en cours, sélectionnez simplement le dossier Achats, puis le mois, et joignez votre fichier.
Vous retrouverez alors, instantanément, le document dans votre GED. Comme n'importe quel document que vous importez, vous pourrez le renommer, lui ajouter une description ou un numéro.
🚨 Les dépôts rapides configurés sur la plateforme Web sont ceux que vous retrouverez dans l'application mobile. 👉 Utiliser l'application mobile 📱
Création de dépôts rapides ➕
Si le dossier dans lequel vous souhaitez déposer un fichier ne se trouve pas dans les raccourcis, il vous faudra le créer à partir du bouton "+ Créer un nouveau dépôt rapide" en haut à droite.
🚨Seul l'utilisateur lui-même peut créer de nouveaux dépôts rapides depuis son espace.
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons choisi de créer un dépôt rapide pour le dossier juridique, que nous avons nommé "Documents juridiques".
Vous aurez alors un nouvel accès que vous pourrez nommer et réutiliser :
❗ La partie Autres emplacements peut vous servir à déposer directement un document dans le dossier de votre choix. Cela est utile pour des dépôts ponctuels. Si vous utilisez souvent le même dossier de destination, nous vous recommandons de créer un nouveau dépôt rapide comme décrit plus haut.
💡La roue crantée ⚙️ vous servira à gérer les dépôts rapides : les supprimer ou les renommer (en cliquant sur le nom du dépôt rapide)
Gestion des dépôts rapides lors d'un nouvel exercice 🗓️
Pour le moment, en cas de nouvel exercice, les dépôts rapides de l'ancien exercice ne sont pas supprimés automatiquement. Cela peut donc porter à confusion car les dépôts rapides gardent le même nom d'un exercice à l'autre. Nous vous recommandons donc de supprimer les dépôts rapides de l'exercice précédent afin de ne pas vous tromper lors d'un dépôt de document.
Pour se faire, cliquez sur la roue crantée à droite du bouton de création des dépôts rapides : vous accédez ainsi à la gestion de vos dépôts rapides et vous pouvez ainsi supprimer les dépôts rapides dont vous ne vous servez plus.
❗La gestion des dépôts rapides vous est totalement dédiée, vous la personnalisez pour votre entreprise comme vous le souhaitez. Le cabinet ne peut pas intervenir dans la modification de ces dépôts rapides, sauf si vous lui en donnez la permission.