Automatisez le dépôt de vos documents en vous connectant sur les connecteurs marchands mis à votre disposition. Pour tout savoir, c'est par ici 👇🏼
Sommaire :
- Tutoriel vidéo d'ajout d'un collecteur marchand et de son fonctionnement
- Procédure de connexion
- Liste des fournisseurs
- Gestion des connexions
- Alternative pour les fournisseurs non disponibles
L'automatisation de la collecte des documents sur la plateforme collaborative passe, notamment, par l'utilisation de connecteurs marchands. Nous proposons une liste de fournisseurs pour faciliter la collecte de documents tels que vos factures d'achats ou vos documents fiscaux par exemple. Vous pourrez ainsi les mettre à disposition sur le portail sans nécessiter une action de votre part à chaque nouveau document de ce fournisseur.
Il vous suffit de configurer les connecteurs une seule fois. Pour cela, suivez simplement la procédure suivante ci-dessous 👇
Découvrez en vidéo comment utiliser les connecteurs marchands :
Procédure de connexion
1. Accédez aux paramètres de l'entreprise via la roue crantée ⚙️
2. Rendez-vous sur l'onglet "automatisation" 🔄
3. Cliquez sur " + AJOUTER UN COLLECTEUR "
4. Choisissez le fournisseur que vous souhaitez connecter au dossier
Tapez le nom du fournisseur de votre choix dans le champ ou sélectionnez-le directement dans la liste déroulante. Selon votre sélection, plusieurs éléments vous seront demandés comme l'identifiant et le mot de passe. Renseignez alors ceux que vous utilisez habituellement pour vous connecter à ce fournisseur.
Pour les connecteurs qui nécessitent une authentification à double facteur : une fois les identifiants renseignés, un nouveau champ apparaîtra, vous invitant à renseigner le code reçu par SMS, par mail ou par une application. Ce nouveau champ peut mettre quelques instants à apparaître. Vous pourriez également avoir différentes options pour vous authentifier, avec une liste déroulante au niveau de "Méthode d'authentification".
đź’ˇ Vous pouvez aussi nommer cette connexion Ă votre convenance.
5. Sauvegardez votre connexion
👍 Une fois le connecteur configuré, les documents stockés sur la plateforme de ce fournisseur sont collectés et importés dans la GED. Cela est aussi le cas dès qu'un nouveau document est disponible sur l'espace partenaire.
đź’ˇ Le classement se fait ainsi :
- Les factures sont classées comme pour le mail de collecte compta+ : dans les répertoires d’achat de l’exercice en cours selon le modèle de votre arborescence
- Les documents types bulletins de paie (connecteurs Cesu, PeopleDoc, Pajemploi) seront classés comme les bulletins de paie
- Tous les autres documents collectés iront dans À classer
Gestion de vos connexions
Une fois que les connecteurs sont configurés, vous les verrez apparaitre, et pourrez réaliser plusieurs actions, à savoir :
- Déconnecter ou connecter le connecteur marchand
- Modifier les informations de la connexion
- Forcer la synchronisation pour récupérer les documents. Après la mise en place, les documents seront récupérés sous 6 heures mais il est possible de forcer la connexion via ce bouton.
- Supprimer la connexion
đź“‹ Liste des fournisseurs
Voici la liste des connecteurs marchands que vous pouvez connecter à votre espace et les documents qui peuvent être y être automatiquement importés :
Connecteur marchand | Document(s) |
Ameli |
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Assurance retraite | Relevé individuel de situation |
Bouygues Telecom / B&you | Facture mensuelle |
CAF | Attestation de paiement (18 derniers mois) |
CESU |
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CIPAV | Attestation |
EDF Particulier | Facture d’électricité |
EDF Professionnel | Facture d’électricité |
ekWateur |
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Électricité de Strasbourg | Facture mensuelle |
Engie | Facture mensuelle |
Free | Facture mensuelle |
Free Mobile | Facture mensuelle |
Gaz de Bordeaux | Facture mensuelle |
Impôts : Avis et déclarations (particulier) |
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Impôts : Avis et déclarations (professionnel) |
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Info Retraite | Relevé de situation individuelle |
Infogreffe |
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Keyyo | Facture mensuelle |
Orange/ Sosh | Facture mensuelle |
Pajemploi |
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Pappers |
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PeopleDoc | Fiche de paie |
Prixtel | Facture mensuelle |
SFR / REDbySFR | Facture mensuelle |
Suez Eau de France | Facture mensuelle |
TotalEnergies |
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URSSAF |
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Alternative pour les fournisseurs non disponibles
Face à l'arrivée prochaine de la facture électronique, les connecteurs marchands sont voués à devenir obsolètes. En effet, dans ce futur contexte, les flux de transmission de factures seront directement automatisés, notamment sur Welyb. C'est pourquoi notre partenaire, "Powens", a d'ores et déjà décidé d'arrêter progressivement la maintenance de certains connecteurs marchands pour se concentrer sur de nouveaux usages.
Si vous souhaitez connecter un fournisseur non disponible ou si vous utilisiez un connecteur dont la maintenance a été arrêtée et qui n'est plus fonctionnel, nous vous encourageons à mettre en place dès maintenant une alternative pour automatiser la remontée des factures fournisseurs.
👉 L'utilisation des Emails de collecte permet de contourner facilement cela.