Vous avez la possibilité de retrouver Welyb sur votre poste de travail, dans votre bureautique Windows ou Mac. La GED apparaît ainsi comme un dossier de votre ordinateur, sans pour autant peser sur sa mémoire.
Cet article vous explique comment installer l'arborescence Welyb sur votre poste.
Pour afficher l'arborescence sur votre poste de travail, vous allez devoir installer un utilitaire (WebDAV) sur votre ordinateur. Voici comment le faire sur Windows et Mac, comment configurer l'affichage des dossiers, mais également comment résoudre certains problèmes qui peuvent survenir lors de l'installation.
Sommaire :
- Installer le lecteur réseau sur Windows
- Problèmes courants de configuration sur Windows
- Installer le lecteur réseau sur Mac
- Configurer le mode d'affichage de vos dossiers
1️⃣ Installer le lecteur réseau sur Windows
Découvrez en vidéo comment accéder à vos documents depuis votre explorateur Windows :
1. Ouvrez votre explorateur Windows
2. Faites un clic droit sur "Ce PC" et choisissez l'option "Connecter un lecteur réseau"
3. Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez la lettre du lecteur (par exemple W:) en vous assurant qu'elle n'est pas déjà utilisée par votre système, en vérifiant cela sur votre poste de travail
4. Dans le champ "Dossier :", saisissez ou "copiez collez" l'adresse suivante :
https://dav.welyb.fr
5. Cochez les 2 cases en dessous, puis cliquez sur Terminer
6. Renseignez les identifiants utilisés pour vous connecter à la plateforme Welyb (adresse email et mot de passe)
7. Cochez la case "Mémoriser mes informations d'identification" et cliquez sur "OK"
🎉 Une nouvelle fenêtre Windows s'ouvre alors avec un nouveau lecteur réseau qui contient l'ensemble de vos dossiers clients. Ce lecteur est une réplique parfaite et en temps réel de celle que vous retrouvez sur votre plateforme Welyb.
Les modifications apportées via ce lecteur seront répliquées à l'identique sur la plateforme, et vice-versa, à condition d'être connecté à Internet.
Le lecteur réseau n'est pas disponible en mode hors connexion.
🙋♂️ Ce mode "hors-connexion" est possible en améliorant les performances de cette installation via l'achat d'une licence. Pour plus d'informations, consultez l'article Boostez votre GED.
🖐🏻 Les droits d'accès configurés sur la plateforme web sont conservés lors de la navigation sur le lecteur réseau. Cependant, Windows permettra "visuellement" la suppression/modification d'un élément même s'il n'est pas accessible à l'utilisateur. Au rechargement/rafraîchissement de la page, les éléments qui ne peuvent pas être modifiés réapparaîtront.
2️⃣ Les erreurs possibles de configuration sur Windows
Vous obtenez un message d'erreur 😨
Dans ce cas précis, voici la marche à suivre :
- Cliquer sur la touche Windows (menu "Démarrer")
- Saisir "Services"
- Ouvrir l'application "Services"
- Dans la liste, chercher "Webclient" (tout en bas de la liste) et double-cliquer dessus
- Dans le menu déroulant "Type de démarrage", choisir "Automatique"
- Cliquer sur "Démarrer" s'il n'est pas déjà démarré
- Cliquer sur "Appliquer" puis sur "OK".
- Réessayer de connecter le lecteur réseau. Si l'erreur persiste, redémarrer l'ordinateur.
⚠️ ATTENTION ! Il est possible que certains caractères spéciaux ne soient pas reconnus au niveau de votre mot de passe pour installer le lecteur réseau, dont notamment le symbole €. En modifiant votre mot de passe sur la plateforme web, cela pourrait résoudre des erreurs sur cette installation.
Un problème avec votre mot de passe ?
Pour la connexion sur un environnement Windows, si jamais vous êtes bloqué à l'étape 7 et qu'il vous est demandé plusieurs fois d'enregistrer votre mot de passe ou que vous obtenez un message "Accès refusé" :
- Essayez d'enregistrer l'identifiant en retirant "MicrosoftAccount/".
Cet article Windows vous explique également comment enregistrer votre mot de passe de manière pérenne.
Vous souhaitez retirer le lecteur réseau ?
Pour cela, il vous suffit de faire un clic droit sur le nom du lecteur installé, et de choisir l'option "Déconnecter".
3️⃣ Installer le lecteur réseau sur Mac
1. Aller sur votre Finder
2. Dans la barre de menu en haut de votre mac, cliquez sur l'onglet "Aller" puis sur l'option "Se connecter au serveur"
3. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez l'adresse suivante :
https://dav.welyb.fr
Puis cliquer sur "connexion".
4. Cochez "Utilisateur référencé" et renseignez les identifiants utilisés pour vous connecter à la plateforme Welyb (adresse email et mot de passe)
🎉 Ça y est, une nouvelle fenêtre s'ouvre avec un nouveau lecteur réseau qui contient l'ensemble de vos dossiers clients. Vous retrouvez votre arborescence avec les modifications en temps réel tels que sur votre plateforme Welyb.
La synchronisation se fait tout comme sur Windows, à condition d'avoir une connexion internet.
4️⃣ Configurer l'affichage de vos dossiers clients sur votre explorateur
👉 Vous pouvez modifier l'affichage du nom de vos dossiers client en vous rendant sur "Mon profil / GED". Pour configurer cet affichage :
- Cliquez sur vos initiales en haut à droite puis paramètres pour ouvrir les paramètres de votre profil.
- Cliquez sur GED dans le volet de gauche.
- En bas, sélectionnez Code client ou Raison sociale ou SIRET uniquement dans les préférences d'affichage du lecteur réseau, selon vos préférences d'affichage.
💡 Vous pouvez choisir une option, ou plusieurs, dans l'ordre que vous le souhaitez ! L'affichage sera mis à jour sur votre explorateur de fichiers (Windows ou Mac)
