Le module de Documents de la plateforme collaborative vous permet, entre autre, de mettre des documents à disposition de votre cabinet, ou de les utiliser pour votre entreprise en interne. Nous allons voir dans la suite de cet article quelles sont les différentes options pour importer des fichiers.
Dépôts manuels de documents ✋
Plusieurs manières s'offrent à vous pour importer manuellement des documents depuis votre ordinateur :
👉 Depuis la GED
N'hésitez pas à consulter cette courte vidéo pour découvrir comment déposer un document dans votre arborescence :
Connectez-vous à votre plateforme puis rendez-vous dans l'espace Documents sur la page d'accueil. Sélectionnez ensuite, depuis l'arborescence, le dossier dans lequel vous souhaitez déposer vos documents, vous pouvez ensuite faire un clic droit puis choisir "Ajouter un fichier" ou accéder à cette même option via les icônes de raccourcis situées en haut à droite.
Une fenêtre s'ouvrira alors pour que vous sélectionniez le fichier voulu dans un dossier de votre ordinateur. Une fois importé, il est directement visible par votre expert-comptable.
👉 Glisser-déposer
Vous avez également la possibilité d'importer vos documents en les glissant directement depuis votre ordinateur dans le dossier de destination que vous désirez.
💡Vous pouvez même glisser-déposer tout un dossier directement sur la plateforme !
Dépôts automatisés de documents
Les documents peuvent être versés dans la GED en passant par des outils d'automatisation comme les dépôts rapides ou les mails de collecte.
👋 Dépôts rapides
Lorsque vous êtes connecté à la plateforme, l'un des moyens pour importer facilement un document est d'utiliser la section dépôts rapides. Pour gérer cette partie, vous pouvez consulter l'article suivant : Gestion des dépôts rapides 🗂, ou consulter la vidéo suivante :
📧 Mails de collecte
Pour tout savoir sur la collecte automatique via les mails de collecte, nous vous invitons à consulter la page suivante : L'utilisation des mails de collecte 📧
📱 Application mobile
Rien n'est plus simple que de déposer des documents en passant par l'application pour smartphone, une photo suffit ! Pour la procédure détaillée, vous pouvez consulter l'article Utiliser l'application mobile 📱
🛒 Connecteurs marchands
Vous avez la possibilité de sélectionner vos fournisseurs parmi la liste mise à disposition pour que les factures soient directement collectées sur leurs plateformes puis envoyées dans votre GED. Un article détaille toutes les informations à savoir sur ce point : Gestion des connecteurs marchands
🛑 Quelle que soit la méthode utilisée, vous pouvez toujours renommer le fichier importé en le sélectionnant dans la GED, puis en renseignant son nouveau nom dans le volet de droite. Vous pourrez également lui ajouter une description ou un numéro.
🛑 Un fichier importé portera automatiquement les mêmes thèmes que le dossier dans lequel il se trouve.