La checklist d'activation d'un dossier đź“ť

Cet article vous offre une liste de tâches à suivre lorsque vous ajoutez un nouveau client sur la plateforme.

⚠️ Cet article considère que le dossier client en question a déjà été importé lors de la Procédure d'import massif. Si cela n'est pas le cas, rapprochez vous de notre équipe afin que nous importions vos dossiers clients sur la plateforme.

Etape 1 - DĂ©posez un document

🤔 Comment ça marche ?

La GED de votre client doit être vivante dès sa première connexion. Pour cela, déposez y les documents principaux de son entreprise.

Vous pouvez vous aider de cet article pour cela : DĂ©pĂ´ts de documents de l'entreprise

💡 Dans l'idéal, déposez les documents que votre client vous demande le plus souvent :

    • Plaquette
    • Statuts
    • Dernières factures en votre possession
    • Lettre de mission

🤝 Quelles conséquences pour mon client ?

Dès sa première connexion, votre client verra des pastilles de notification sur les dossiers dans lesquels vous aurez déposé des documents.

Cela offre un côté interactif et permet d'animer la GED.

dépôt document

Etape 2 - Activez le compte de votre client

🤔 Comment ça marche ?

Rendez vous dans les paramètres de l'entreprise (dans la partie Clients de votre espace Welyb) puis dans l'onglet Utilisateurs.

Invitez ensuite votre client via le bouton Inviter :

activation compte client

🚨 N'invitez pas votre client sans l'en informer. Prenez le temps de l'appeler pour lui prĂ©senter l'intĂ©rĂŞt de la solution et son principe (ou de lui envoyer un e-mail) 

🤝 Quelles conséquences pour mon client ?

Votre client recevra alors un e-mail l'invitant à créer son compte et à se connecter sur la plateforme. Pour ce faire, il lui suffira de cliquer sur le lien présent dans l'e-mail et de créer le mot de passe de son choix.

👉  Consultez cet article pour plus d'informations CrĂ©ation de votre compte

Etape 3 - Connectez un connecteur marchand et présentez l'e-mail de collecte à votre client

🤔 Comment ça marche ?

Toujours dans la partie Clients de votre espace Welyb, rendez vous sur l'onglet Automatisation afin de connecter les outils d'automatisation.

Deux Ă©tapes :

🤝 Quelles conséquences pour mon client ?

Ses factures arriveront toutes seules dans Welyb et votre client gagnera un temps précieux !

Assurez-vous que votre client ait bien vu cette fonctionnalité afin qu'ils puissent les prendre en main le plus vite possible.

Etape 4 - Connectez votre outil d'OCR

🤔 Comment ça marche ?

Welyb vous permet de créer un point d'entrée unique d'échange avec votre client. Ce dernier n'a qu'un seul espace de connexion pour déposer ses documents.

De votre côté, vous automatisez votre processus de production en connectant votre outil d'OCR à Welyb.

Pour ce faire, suivez la procédure adaptée :

A noter que dans le cas de l'utilisation de MEG Achats, prenez soin d'activer aussi bien les applications MEG et MEG Achats afin que votre client bénéficie du SSO.

🤝 Quelles conséquences pour mon client ?

Les documents qu'ils déposent sur la plateforme seront validés automatiquement !

En revanche, il ne sera aucunement informé du fait que vous utilisez une application d'OCR. C'est une bonne nouvelle car cela ne concerne que vos processus et n'a pas à concerner votre client !