L'enregistrement de vos entreprises clientes sur la plateforme est, bien entendu, primordial pour pouvoir utiliser celle-ci de manière optimale.
Voici une courte vidéo de présentation sur cette thématique :
Et voici également la procédure complète à suivre lorsque vous souhaitez créer manuellement un nouveau client.
Pour une création massive de clients, référez vous à l’article suivant: Procédure d'import massif
1. Rendez-vous dans la partie Clients sur votre page d'accueil
2. Cliquez sur Ajouter une entreprise
Vous pouvez renseigner directement le numéro de SIRET, les informations à disposition dans les différentes bases de données consultées par Welyb seront alors collectées automatiquement.
Si vous ne disposez pas du numéro de SIRET, cochez la case prévue à cet effet. Vous pourrez renseigner les autres informations de l'entreprise à l'étape suivante.
2. Vérifiez les informations 🔍
Ou complétez-les si vous n'avez pas renseigné le SIRET.
3. Renseignez une date de début et une date de fin d'exercice 📅
Renseignez ici les informations sur l'exercice en cours. Ces informations sont primordiales car elles vont entrainer la création des dossiers mensuels dans les répertoires de la GED.
Vous pourrez cependant modifier les informations par la suite.
4. Invitez le dirigeant de cette entreprise 👨💼🧑💼
Après avoir renseigné son nom, son prénom et son adresse mail, deux options s'offrent à vous:
- ☑️Soit vous laissez la case cochée, un mail automatique lui sera alors envoyé immédiatement pour l'inviter à créer ses identifiants de connexion à la plateforme (⚠️Attention : ce mail est susceptible d'arriver dans la boîte des courriers indésirables).
- ⬜️Soit vous décochez la case, par exemple pour le prévenir avant la réception de ce mail. Vous pourrez ensuite choisir de l'inviter lorsque vous le désirerez depuis les paramètres de la société.
5. Choisissez l'arborescence à attribuer à ce client
Pour le moment, un seul type d'arborescence est proposé. À terme, vous pourrez sélectionner une organisation de dossiers spécifique à chaque client. Choisissez donc DEFAULT TREE STRUCTURE.
Nous avons la possibilité de créer pour vous des arborescences adaptées à votre cabinet et à votre client. Pour ce faire, vous pouvez consulter cet article : Comment créer sa GED ?
6. Attribuer un collaborateur au traitement de ce client
Vous pouvez choisir les membres du cabinet qui auront accès aux informations de cette entreprise. Cette sélection n'est pas restrictive et vous pouvez donc affecter plusieurs collaborateurs à un même client. Cela n'est pas définitif non plus, vous avez tout à fait la possibilité de modifier cela à l'avenir, dans les paramètres du cabinet.
Une fois cette dernière étape validée, le client nouvellement créé apparaît dans votre liste ainsi que dans l'espace Documents (sur la page d'accueil). Dès que le dirigeant a créé son accès à la plateforme, il peut directement vous envoyer des documents, et inviter, à son tour, des utilisateurs (ses employés par exemple).