Vous rencontrez des difficultés pour ouvrir un document ? Il charge indéfiniment ? L'icône fait apparaitre une croix rouge ? Voici quelques réponses à ces questions.
Quand je clique sur le document, il ne s'ouvre pas sur la plateforme ?
Si vous n'avez pas l'aperçu de votre document ou la vignette correspondant à votre type de fichier, cela signifie qu'il s'agit d'un format de document non supporté par notre outil de lecture.
Vous pouvez déposer tout type de formats sur la plateforme. Cependant, notre visionneuse permet de lire uniquement les types de documents suivants :- Texte : .odt .doc .docx .pdf .txt
- Tableurs : .ods .xls .xlsx, .csv
- Présentations : .pptx .ppt
- Images : .jpeg .png .gif
Les autres types de documents (emails, vidéos, .rtf, .html, etc.) ne peuvent pas être ouverts sur la plateforme web, mais vous pouvez les déposer et les récupérer sur votre poste de travail. Il est également impossible d'ouvrir une archive de type .zip sur la plateforme.
Si vous accédez à la GED depuis votre explorateur de fichiers (Windows ou Mac), vous pourrez ouvrir davantage de fichiers avec vos outils habituels. Pour cela, suivez cet article : Accéder à la GED depuis l'explorateur de fichiers
💡 Notez que pour ouvrir un fichier .txt en local, donc avec Microsoft Office Word, vous devrez au préalable :
- Identifier sur votre poste un fichier .txt
- Faire un clic droit et sélectionner l'option "Ouvrir avec"
- Sélectionner l'application Word
- Fermer Word après que le fichier ait été ouvert.
- Retourner sur la plateforme, sélectionner dans vos paramètres l'ouverture des fichiers Office en local, et ouvrir un fichier .txt via la plateforme.
Quand je dépose mon document, une vignette avec une croix rouge apparait, qu'est-ce que cela signifie ?
Vous venez de déposer un document et cette vignette apparaît : 
cela peut provenir de plusieurs causes.
📢 Le point d'exclamation signifie que le nouveau est "non lu et nouveau".
Voir l'article : Gestion des pastilles de notification.
Les différentes causes possibles et comment les résoudre :
- Vérifier votre connexion
Welyb est une solution Web, cela signifie que vous devez disposer d'une connexion stable. Que vous soyez sur l'application web, sur votre poste de travail ou votre téléphone mobile : tout passe par internet.
Si jamais votre connexion rencontre des problèmes ou que vous changez de mode de connexion, par exemple : Passage du filaire en wifi ou d'une box à votre 4G durant le téléchargement. Cela peut impacter le téléchargement du document sur Welyb. - Vérifier que le document n'est pas corrompu ou endommagé
Cela peut provenir du document que vous avez récupéré en amont. S'il est endommagé ou corrompu, il sera stocké tel qu'il est sur notre espace. Pour savoir si vous êtes dans ce cas de figure, essayez de l'ouvrir sur votre poste de travail avant de le télécharger vers Welyb.
Si le document d'origine ne s'ouvre pas dans votre outil local alors, il faut remonter à la source de ce dernier et récupérer une version correcte puis la déposer dans Welyb. Pas besoin de supprimer le document sur l'application, une nouvelle version sera créée à condition que les noms des documents soient identiques.
- Vérifier que le document possède bien une extension
Il arrive parfois que l'extension ne soit plus indiquée sur le document avant dépôt dans Welyb.
Vous pensez déposer un document qui se nomme "facture.pdf", mais finalement le document se nomme "facturepdf" ou "facture".
Dans le premier cas de figure, téléchargez le document en local. Supprimez-le dans Welyb. Renommez-le en ajoutant un "." entre le nom et l'extension et déposez-le à nouveau dans Welyb.
Dans le second cas, retournez à l'origine du document pour le récupérer et vérifiez qu'il ne possède pas le même problème. Déposez-le à nouveau dans Welyb après avoir supprimé le document inexploitable. - Vérifier que le document n'est pas vide
Les documents vides sont également affichés avec cette vignette. La taille d'un document est affiché dans Welyb, mais on vous demandera de vérifier le document d'origine. Pour cela, vous devez le récupérer sur votre poste de travail puis faire un clic droit dessus et cliquer sur l'option : "Propriété" vérifier sa taille.
Si nous n'êtes concernés par aucun des cas ci-dessus, veuillez contacter notre équipe support.
Que peut faire Welyb dans ces cas-là ?
Pour des raisons de RGPD, l'équipe WELYB n'a pas accès à vos documents. Nous ne pouvons donc pas les ouvrir à votre place pour vérifier s'ils s'ouvrent ou non. Dans tous les cas, notre équipe support vous demandera de vérifier le document d'origine et de l'ouvrir sur votre poste.
L'application récupère le document tel qu'il est sur l'espace de stockage où il est déposé. Si jamais il ne peut plus s'ouvrir, nous ne pourrons pas le restaurer. La seule solution sera de le déposer à nouveau sur votre espace.