📡 Paramétrage de la synchronisation ISAGI ↔ Welyb

Tout ce qu’il faut savoir pour connecter ISAGI à Welyb : installation de l’application, configuration de la synchronisation des dossiers clients, utilisateurs et exercices, règles d’accès et bonnes pratiques pour une intégration fluide.

Sommaire

• Prérequis et notes préalables au lancement de la synchronisation

• Paramétrage de la synchronisation

• Synchronisation des utilisateurs

• Synchronisation des dossiers clients

• Synchronisation des exercices

• Synchronisation des accès cabinet

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Prérequis et notes préalables au lancement de la synchronisation

Pour que la synchronisation puisse se faire, il faut :

• Utiliser ISAGI dans le cadre de l'offre SAAS360 IIS
• Disposer d'une URL de connexion à ISAGI en 24.20 minimum (version 17.10 incompatible)

• Parcourir la totalité de cet article pour comprendre le fonctionnement de la synchronisation avant son lancement.
• Ajouter l'application ISAGI sur Welyb et renseigner les informations de connexion

Avant de lancer la synchronisation, veuillez prendre connaissance des impacts :

• Les données contenues dans ISAGI sont considérées comme les données "maîtresses". Ce sont elles qui seront transférées et appliquées sur Welyb, et non l'inverse.
• Toutes les données seront synchronisées en même temps, sans sélection possible.
• Les données présentes sur Welyb, concernées par la synchronisation, et non présentes sur ISAGI seront désactivées / masquées (contacts tiers, salariés de l'entreprise, dossiers tests ou absents d'ISAGI, exercices, etc.). 
• Une fois la synchronisation effectuée, aucune donnée (concernée par la synchronisation) ne devra être ajoutée sur Welyb en direct, celle-ci étant vouée à disparaître dès la prochaine synchronisation. Les nouvelles données sont à renseigner sur ISAGI (dossier client, contacts clients, exercices, collaborateurs...).
• Si les utilisateurs sont présents sur ISAGI, les thèmes et rôles affectés aux utilisateurs sur Welyb ne seront pas affectés lors des synchronisations.
  
  

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Paramétrage de la synchronisation

1- Ajouter l'application ISAGI

Depuis le module "Applications" dans les paramètres, ajouter l'application "ISAGI" à votre portail. Pour en savoir plus sur l'ajout d'applications partenaires, rendez-vous ici.

2- Compléter les champs de connexion

A l’ajout de l’application, il est demandé de renseigner les informations permettant d’accéder à l’API d’ISAGI, que l’on retrouve dans la rubrique Aide > A propos sur ISAGI CONNECT.

1 — Correspond à l'URL de connexion au SAAS360 (voir les prérequis)

2, 3 et 4 — Informations disponibles sur ISAGI CONNECT dans : Aide -> À propos (cf. capture écran ci-dessous) 👇

3 — Pour le domaine, uniquement la suite de chiffres est nécessaire.

5 et 6 — Informations d’authentification utilisées pour accéder à ISAGI CONNECT (cf. capture écran ci-dessous) 👇

7 — Ce menu vous permet de choisir quel est l'exercice le plus ancien que vous souhaitez importer. Par exemple, si votre dossier Isagi contient des données de 2015 à 2025 et que vous sélectionnez l’exercice 2018, seuls les exercices de 2018 à 2025 seront importés dans Welyb.

Si le bouton "Sauvegarder" est grisé, cela signifie qu'un élément est manquant. Si l'un ou plusieurs éléments sont incorrects, un message d'erreur s'affichera. Vous devrez alors effectuer les modifications nécessaires pour valider l'ajout de l'application.

L'application n'est ajoutée que lorsque tous les champs sont correctement complété. La fenêtre se ferme et la synchronisation se lance en arrière plan.

Pour voir l’avancement de la synchronisation et avoir des informations sur la dernière synchronisation effectuée, il faut cliquer sur l’icône du crayon. Vous pouvez voir si votre synchronisation est en succès ou en échec, si elle est en cours ou terminée, et quand sera lancée la prochaine. De plus, vous pouvez lancer une synchronisation sans attendre, si une synchronisation n’est pas déjà en cours.

Modification de la synchronisation

Pour modifier les paramètres de la synchronisation et générer un nouveau jeton si jamais celui-ci a expiré, il faut cliquer sur le crayon dans la colonne Actions.

Si le jeton a expiré, votre utilisateur et mot de passe seront redemandés dans une fenêtre comme ci-dessous.

Fréquence de la synchronisation

À la fin d’une synchronisation, une nouvelle synchronisation est automatiquement planifiée pour s’exécuter 6h plus tard.

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Synchronisation des utilisateurs

La première étape consiste à synchroniser les utilisateurs. Sur ISAGI, on peut trouver 3 types d’utilisateurs :

• Les collaborateurs
• Les associés
• Les contacts

Sur Welyb, il n’y a que 2 types d’utilisateurs, les utilisateurs de l'espace pro (cabinet) et les utilisateurs de l'espace client. De plus, un compte utilisateur sur Welyb correspond à une adresse email et il s’agit d’un compte unique pouvant potentiellement accéder à différents portails avec un rôle spécifique (cabinet ou entreprise) et différents dossiers clients. 

En conséquence nous avons la correspondance suivante :

L’utilisateur créé sur Welyb via la synchronisation est créé avec le rôle de collaborateur, sans thème associé. Il n’est pas automatiquement invité.

Validation des données pour les collaborateurs du cabinet

Un collaborateur ISAGI ne sera pas pris en compte par Welyb si :

• Il est déjà utilisateur client sur Welyb

• “Ne pas montrer dans les listes” (voir image ci-dessous) est cochée

  

• Il n’a pas d’adresse e-mail valide.

Validation des données pour les associés ou les contacts

L’associé ou le contact ne sera pas pris en compte par Welyb si :

• Il est déjà utilisateur cabinet sur Welyb

• Il est lié à un Client ayant “Non visible dans les listes” cochée,

  

• Il n’a pas d’adresse e-mail de définie,

• C’est un associé société ou entreprise individuelle (personne morale)

  

Cas particuliers

• Le nom et prénom de l’utilisateur ne sont pas définis dans ISAGI

  Si le nom et prénom de l’utilisateur ne sont pas définis dans ISAGI, alors, on crée l’utilisateur sans nom et/ou prénom. Si un nom et/ou prénom a été saisi sur Welyb et que le nom et/ou le prénom de l’utilisateur ne sont toujours pas définis sur ISAGI, ils ne sont pas modifiés sur Welyb à la synchronisation suivante. Si le nom et/ou le prénom sont définis sur ISAGI après avoir été définis sur Welyb, alors à la prochaine synchronisation, le nom et/ou prénom seront ceux définis sur ISAGI.

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Synchronisation des dossiers clients

Une fois les utilisateurs synchronisés, les dossiers clients sont synchronisés. Pour rappel, seuls les clients ISAGI étant accessibles à l’utilisateur ISAGI utilisé pour effectuer la synchronisation seront synchronisés.

La correspondance entre les différentes propriétés est la suivante et est visible dans les captures d’écran de Welyb et ISAGI ci-dessous :

1. Raison sociale (dénomination du Dossier client) (Welyb) ⇒ Dénomination ou Nom + Prénom (ISAGI)
2. Code client (Welyb) ⇒ Code (ISAGI)
3. Adresse email (de contact de l’entreprise) (Welyb) ⇒ Email (ISAGI)
4. Téléphone de l’entreprise (Welyb) ⇒ Tel. fixe (ISAGI)
5. SIRET (Welyb) ⇒ N° SIRET (ISAGI)
6. SIREN (Welyb) ⇒ N° SIREN (ISAGI)
7. Code NAF (Welyb) ⇒ Code APE (NAF rév. 2 - 2008) (ISAGI)
8. RCS (Welyb) ⇒ Lieu du RCS (ISAGI)
9. Date de création (Welyb) ⇒ Date du RCS (ISAGI)
10. Régime Fiscal (Welyb) ⇒ Régime de l’Identification fiscale (ISAGI)
11. Rue (Welyb) ⇒ Adresse (ISAGI)
12. Code postal (Welyb) ⇒ Code postal (ISAGI)
13. Ville (Welyb) ⇒ Commune (ISAGI)
14. Pays (Welyb) ⇒ Pays (ISAGI)
15. TVA intracommunautaire (Welyb) ⇒ N° Tva intracommunautaire (ISAGI)

Si le dossier client existe déjà sur votre portail, c’est-à-dire :

1. On regarde d’abord si le code client est le même entre le dossier client sur ISAGI et sur Welyb
2. S’il n’y a pas de code client ou qu’il est différent, on vérifie si le SIRET est le même entre le dossier client sur ISAGI et sur Welyb. Aucune vérification n’est effectuée sur le nom du dossier client.

Alors il est modifié avec les informations provenant d’ISAGI, et s’il n’existe pas, alors il est créé. S’il était désactivé sur Welyb, alors il est réactivé.

Le modèle d’arborescence d’un nouveau dossier client issu d’ISAGI est le modèle par défaut des dossiers clients défini pour le portail, côté cabinet.

Cas particuliers

• Le SIRET sur ISAGI n’est pas au format reconnu par Welyb (ex : SIRET alphanumérique encore non pris en charge par Welyb)

  Dans ce cas, le dossier client est synchronisé mais sans le SIRET

• Si le SIRET du dossier sur ISAGI existe déjà dans Welyb sur un autre portail, le dossier client n’est pas créé sur le portail synchronisé. Il vous faudra alors contacter le support d’autant plus s’il s’agit d’une passation de dossier client.

• Le code NAF n’est pas répertorié par Welyb :

  Le code NAF fourni par ISAGI est ignoré par Welyb

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Synchronisation des exercices

Au paramétrage de la synchronisation, il est demandé l’année de l’exercice le plus ancien à importer. Tous les exercices dont l’année de leur date de fin est plus récente ou égale à l’année choisie lors du paramétrage vont donc être synchronisés, sauf s’ils entrent en conflit avec un exercice existant.

On se base sur la liste des exercices dans la fiche client sur ISAGI :

Les “Date début” et “Date fin” seront reprises afin de créer les exercices sur Welyb. Ils sont nommés automatiquement Exercice <année de fin d’exercice>. Si le nom de l’exercice est renommé sur Welyb, il ne changera pas à la prochaine synchronisation, les exercices n’étant pas nommés dans ISAGI.

Si, dans le paramétrage de la synchronisation, on modifie l’année pour :

• Une année plus ancienne (ou aucune pour les avoir tous) : Les exercices plus anciens, qui n’étaient pas synchronisés sur Welyb, sont créés sur Welyb,
• Une année plus récente : Les exercices synchronisés sur Welyb, en dehors de la nouvelle plage de temps, ne sont pas supprimés. Si ces exercices sont supprimés par un utilisateur, ils ne seront cependant pas recréés à la prochaine synchronisation.

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Synchronisation des accès cabinet

Les accès des utilisateurs cabinets, appelés Collaborateurs dans ISAGI, vont être synchronisés ensuite. Cette étape consiste seulement à affecter les utilisateurs cabinet, déjà synchronisés lors de la première étape, au portail cible de la synchronisation. Ils ne sont affectés au portail que s’ils ne sont pas déjà utilisateur client sur un dossier client du portail sur Welyb.

Si un utilisateur cabinet présent sur Welyb n’est pas présent sur ISAGI, alors il sera désaffecté du portail sur Welyb.

Cas particulier

Si l’utilisateur change d’adresse email, alors l’accès défini par son ancienne adresse email sera supprimé et un nouvel accès sera créé avec sa nouvelle adresse email, mais l’utilisateur perdra les thèmes qui lui étaient affectés sur ses dossiers clients.

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Synchronisation des accès client

Cette étape consiste à synchroniser l’accès des utilisateurs clients à leurs dossiers clients, mais également l’accès des utilisateurs cabinets à leurs dossiers clients.

Synchronisation des accès client pour un utilisateur cabinet

Pour chaque dossier client, nous avons une liste de collaborateurs dans la rubrique Affectations sur ISAGI.

À partir de cette liste, nous associons le dossier client avec chacun des utilisateurs cabinet concernés.

De plus, un collaborateur sur ISAGI peut voir des dossiers clients qui ne lui sont pas affectés directement. Par exemple, cet utilisateur dans ISAGI a accès à tous les clients, car “Tous” est sélectionné dans “Clients accessibles” :

S’il y avait “Collaborateur et site” de sélectionné dans la liste, alors, lors de la synchronisation, on ajouterait l’accès du collaborateur à tous les dossiers clients du site du collaborateur.

Si un collaborateur n’est plus affecté à un dossier client, ou si un dossier client ne lui est plus accessible dans ISAGI, alors on supprime son affectation sur Welyb.

Notion de collaborateur temporaire

Il s’agit d’un accès temporaire d’un collaborateur à un client. Utilisée généralement pour les stagiaires. Cette affectation n’est pas prise en compte lors de la synchronisation, cela signifie que le collaborateur temporaire n’est pas créé sur Welyb.

Synchronisation des accès client pour un utilisateur client

Nous nous basons sur les associés et les contacts d’un dossier client pour synchroniser les accès des utilisateurs clients à un dossier client. Pour rappel, seuls les associés et contacts qui sont de nature “Particulier” sont synchronisés (les personnes morales, à savoir les utilisateurs entreprise individuelle ou société, ne sont pas synchronisées).

Tous les utilisateurs clients sont créés avec un rôle de collaborateur client sur Welyb, sans aucun thème et ils ne sont pas automatiquement invités (ils ne sont donc pas informés de l’existence de cet accès). Si on modifie le rôle d’un utilisateur client sur Welyb, il garde son rôle lors de la prochaine synchronisation. Si on modifie les thèmes de l’utilisateur sur Welyb, la prochaine synchronisation n’a aucun impact sur les thèmes qu’on vient de modifier.

Si un utilisateur client n’est pas/plus affecté à un dossier client sur ISAGI, alors on supprime son affectation sur Welyb.

🔍 En résumé

La synchronisation ISAGI ↔ Welyb couvre automatiquement :

1. Utilisateurs (collaborateurs, associés, contacts),

2. Dossiers clients (création ou mise à jour),

3. Exercices (selon le périmètre défini),

4. Accès (collaborateurs et clients avec gestion des rôles et thèmes).

La référence principale demeure ISAGI : il est donc essentiel d'effectuer toutes les modifications directement dans ISAGI pour garantir qu'elles soient correctement reflétées dans Welyb.

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