Connecter Welyb et Chaintrust 🤝

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Chaintrust à Welyb. Afin de bénéficier cette connexion, vous devez être client de Chaintrust et de Welyb. Si vous n'êtes pas déjà client de Chaintrust, vous pouvez solliciter une démonstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Sommaire

• Pourquoi connecter Chaintrust à Welyb
• Modalités de la connexion
• Procédure de connexion

Pourquoi connecter Chaintrust à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Chaintrust vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Chaintrust est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Chaintrust sont envoyés automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.

⚠️ Attention, les documents supérieurs à 9 Mo ne sont pas envoyés sur Chaintrust.

Procédure de connexion

1 - Récupérez le mail de collecte de chacun de vos clients sur Chaintrust

Dans votre espace Chaintrust, choisissez le dossier client pour lequel vous souhaitez vous connecter à Welyb. Dans les paramètres de la société, cliquez sur l'onglet "Accès capture mail" puis sur le bouton "ajouter". Rentrez ici l'adresse e-mail Welyb.

 

2 - Activez l'adresse e-mail d'envoi de Welyb sur Chaintrust

Activez simplement l'adresse no-reply@welyb.fr comme indiqué dans cet article.

3 - Sur Welyb, assurez-vous que Chaintrust Achats fasse partie de vos applications partenaires

Si vous êtes client Chaintrust, ajoutez l'application Chaintrust Achats depuis le store en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝

4 - Choisissez le répertoire à connecter avec Chaintrust Achats

Une fois l'application d'automatisation ajoutée sur votre espace, cliquer sur la roue crantée à droite de l'écran, sur la ligne de l'application concernée 1️⃣.

Sur l'écran qui s'affiche, vous avez la possibilité de choisir le répertoire initial à connecter avec cette application. Ainsi, tous les fichiers déposés dans ce répertoire (et ses sous-répertoires éventuels), après la mise en place de la connexion, seront automatiquement transférés vers l'outil tiers 2️⃣.

Vous avez la possibilité de cocher la case sur cet écran, vous permettant alors de connecter le répertoire choisi pour les dossiers clients qui auraient déjà été connectés avec cette application. Cela peut être utile pour connecter plus d'un répertoire avec une même application 3️⃣.

Pensez bien à sauvegarder 4️⃣, puis cliquez sur Suivant 5️⃣.

5 - Affecter l'application Chaintrust Achats aux dossiers clients

Sur l'écran suivant, je vais pouvoir importer une liste de dossiers clients à connecter (via le modèle de fichier d'import disponible).

Vous pouvez également sélectionner un par un les dossiers à connecter. Une barre de recherche vous permet d'accéder rapidement au dossier voulu. Dans ce cas, lorsque vous sélectionnez un dossier, vous pourrez cocher "Autoriser l'accès" et saisir les informations demandées. 

Une fois l'information saisie et enregistrée, un message de succès apparaît, et le dossier est alors connecté : 

Que la connexion soit réalisée via un fichier d'import ou dossier par dossier, une fois les informations saisies, la connexion est établie ! 🥳

Tous les documents déposés dans le répertoire sélectionné sur le premier écran seront automatiquement envoyés à l'application d'automatisation.

6- Profitez d'un process 100% automatisé 😎

À partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Chaintrust puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur Chaintrust.