Transférer un dossier client d'un portail à un autre au sein d'une même structure
Transférer un dossier client d'un Espace Pro à un autre (en dehors de la structure)
Vous souhaitez transférer un dossier client d'un portail à un autre portail au sein de votre propre structure ?
Vous avez la possibilité de le faire en quelques clics seulement, suivez le guide !
1. Rendez-vous sur votre liste de dossiers client en haut à droite de votre écran
2. Cliquez sur le petit crayon à gauche du nom du dossier client à transférer
3. Sélectionnez l'onglet "Administration" en haut à droite de l'écran
4. Cliquez sur "Transférer le dossier client" et sélectionner le portail destinataire.
5. Et voilà !
⚠️ Quelques points de vigilance à noter :
- Cette manipulation est seulement disponible aux collaborateurs de l'Espace Pro ayant le statut d'administrateur groupe. Vous pouvez retrouver l'ensemble de la documentation à ce sujet juste ici : Rôles des utilisateurs "Espace Pro" ⚙️
- Le transfert d'un dossier client supprimera les accès des utilisateurs du portail initial ne faisant pas partie des équipes du portail destinataire. On vous explique comment organiser les accès dans cet article : Comment fonctionne le module Equipe ? 🧐
- La suppression de l'accès d'un utilisateur Espace Pro à un dossier client entraînera la suppression des paramétrages de suivi des documents et des répertoires. Cet utilisateur perdra aussi l'accès aux thèmes du dossier client. Vous pouvez les organiser à votre guise en suivant ce tuto : La gestion des droits d'accès via les thèmes dans l'Espace Pro❌ ✅
- Le transfert d'un dossier client peut entraîner la modification de l'arborescence qui lui est rattachée. En effet, c'est l'arborescence du portail destinataire du dossier qui lui sera appliquée. Pour plus d'information, rendez-vous sur cet article : Choisir son modèle d'arborescence
Vous souhaitez récupérer le dossier client d'un confrère ou d'une autre structure extérieure ?
💡 Le SIRET n’est pas obligatoire pour créer un dossier. Il est donc tout à fait possible de le créer sans renseigner ce numéro, sans que cela impacte le fonctionnement du dossier.
⚠️ Veillez toutefois à ce que l’utilisateur de l'espace client utilise le bon portail, notamment si l’ancienne structure a laissé ses accès ouverts.
Contactez-nous en nous fournissant un courrier déontologique (pour les cabinets d'expertise comptable) ainsi que l'accord écrit de l'ancienne structure en charge du dossier mentionnant la stratégie à adopter :
- Transfert complet du dossier : Le dossier est entièrement transféré vers le nouveau portail, ce qui entraîne sa suppression du portail de l’ancienne structure. Tous les documents associés sont automatiquement transmis vers le nouveau portail. 💡L’ancienne structure peut, si elle le souhaite, effectuer une sauvegarde de ses données dans son espace avant le transfert.
- Libération du SIRET uniquement : L’ancienne structure supprime le SIRET, ce qui permet à la nouvelle structure de créer un nouveau dossier en saisissant le SIRET. Aucun document ni donnée n’est transféré dans ce cas.
⚠️ Quelques points de vigilance à noter :
- S'il s’agit d’un transfert complet du dossier, l’arborescence des structures est potentiellement différente. Nous devrons donc procéder en interne au changement d'arborescence du dossier client, impliquant probablement des déclassements de certains fichiers qui seront classés dans le répertoire À Classer après l’opération.
- Il incombe à l'ancienne structure gestionnaire du dossier de télécharger les documents qu’il souhaite conserver pour réaliser le bilan de l’exercice en cours. Il peut pour cela créer un nouveau dossier client sans SIRET, avec le même nom + la mention “archive” par exemple, et réimporter les éléments téléchargés sur ce nouveau dossier.