Transférer un dossier client d'un portail à un autre
Sommaire
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Transférer un dossier client d'un portail à un autre au sein d'une même structure
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Transférer un dossier client d'un Espace Pro à un autre (en dehors de la structure)
Transférer un dossier client d'un portail à un autre au sein d'une même structure
Si les portails vous appartiennent, vous avez la possibilité de le faire en quelques clics seulement, suivez le guide !
1. Rendez-vous sur votre liste de dossiers client en haut à droite de votre écran
2. Cliquez sur le petit crayon à gauche du nom du dossier client à transférer
3. Sélectionnez l'onglet "Administration" en haut à droite de l'écran
4. Cliquez sur "Transférer le dossier client" et sélectionner le portail destinataire.
5. Et voilà !
⚠️ Quelques points de vigilance à noter :
- Cette manipulation est seulement disponible aux collaborateurs de l'Espace Pro ayant le statut d'administrateur groupe. Vous pouvez retrouver l'ensemble de la documentation à ce sujet juste ici : Rôles des utilisateurs "Espace Pro" ⚙️
- Le transfert d'un dossier client supprimera les accès des utilisateurs du portail initial ne faisant pas partie des équipes du portail destinataire. On vous explique comment organiser les accès dans cet article : Comment fonctionne le module Equipe ? 🧐
- La suppression de l'accès d'un utilisateur Espace Pro à un dossier client entraînera la suppression des paramétrages de suivi des documents et des répertoires. Cet utilisateur perdra aussi l'accès aux thèmes du dossier client. Vous pouvez les organiser à votre guise en suivant ce tuto : La gestion des droits d'accès via les thèmes dans l'Espace Pro❌ ✅
- Le transfert d'un dossier client peut entraîner la modification de l'arborescence qui lui est rattachée. En effet, c'est l'arborescence du portail destinataire du dossier qui lui sera appliquée. Pour plus d'information, rendez-vous sur cet article : Choisir son modèle d'arborescence
Transférer un dossier client d'un Espace Pro à un autre, en dehors de la structure
💡 Le SIRET n’est pas obligatoire pour créer un dossier. Il est donc tout à fait possible de le créer sans renseigner ce numéro, sans que cela impacte le fonctionnement du dossier.
⚠️ Veillez toutefois à ce que l’utilisateur de l'espace client utilise le bon portail, notamment si l’ancienne structure a laissé ses accès ouverts.
Deux solutions s'offrent à vous : la libération du SIRET, ou le transfert complet du dossier.
Si vous souhaitez simplement la libération du SIRET, nous vous invitons à contacter l'ancienne structure pour qu'elle supprime le SIRET du dossier, afin que vous puissiez l'enregistrer sur votre portail.
Si vous souhaitez plutôt le transfert complet du dossier, contactez-nous en nous fournissant un courrier déontologique (pour les cabinets d'expertise comptable) ainsi que l'accord écrit de l'ancienne structure pour le transfert complet.
Ce qu'entraine le transfert complet : Le dossier est entièrement transféré vers le nouveau portail, et ne sera donc plus accessible depuis le portail de l’ancienne structure. Tous les documents associés sont automatiquement transmis vers le nouveau portail.
💡L’ancienne structure peut, si elle le souhaite, effectuer une sauvegarde de ses données dans son espace avant le transfert : Télécharger une archive d'un dossier
⚠️ Quelques points de vigilance à noter :
- S'il s’agit d’un transfert complet du dossier, l’arborescence des structures est potentiellement différente. Nous devrons donc procéder en interne au changement d'arborescence du dossier client, impliquant probablement des déclassements de certains fichiers qui seront classés dans le répertoire À Classer après l’opération.
- Il incombe à l'ancienne structure gestionnaire du dossier de télécharger les documents qu’il souhaite conserver pour réaliser le bilan de l’exercice en cours. Il peut pour cela créer un nouveau dossier client sans SIRET, avec le même nom + la mention “archive” par exemple, et réimporter les éléments téléchargés sur ce nouveau dossier.