Connecter Welyb et iSuite đŸ€

Cet article vous indique comment envoyer les documents depuis Welyb vers iSuite via l'API.

Sommaire 

Prérequis sur iSuite

Pour établir cette connexion, il est nécessaire de posséder un accÚs à iSuite.

Il est recommandĂ© de crĂ©er dans DiaClient un collaborateur fictif dĂ©diĂ© aux API, par exemple : APIWELYB. 

Procédure de connexion

⚠ Si vous disposez dĂ©jĂ  d'une connexion avec iSuite sans utiliser l'API, il est impĂ©ratif de contacter notre support technique avant d'initier la mise en place d'une connexion par API.

1 - Assurez vous que l'application iSuite par API fasse partie de vos applications partenaires sur Welyb

Si vous ĂȘtes client iSuite, ajoutez l'application iSuite par API depuis le store en suivant cette procĂ©dure : La gestion des applications partenaires đŸ€. 

🚹 Seul un administrateur peut rajouter cette application au besoin. 

 

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Il vous sera alors demandé de renseigner :

  • le nom : le nom que vous souhaitez donner Ă  l'application (habituellement, il s'agit du nom de la paniĂšre sur iSuite que vous allez relier)
  • l'URL de l'API : il se trouve sur votre espace iSuite et doit respecter le format suivant : https://<Adresse URL de votre cabinet iSuite>/<CNX>/api
    Exemple : https://isuiteCABINETTEST.test.com/CNX425/api
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  • le login : il faut saisir votre identifiant de connexion d'iSuite -> ⚠ nous vous recommandons de crĂ©er un collaborateur fictif dans DiaClient dĂ©diĂ© aux API comme par exemple "APIWELYB"
  • le mot de passe : il s'agit du mot de passe liĂ© Ă  l'identifiant de connexion d'iSuite

AprĂšs avoir saisi toutes les informations requises, cliquez sur le bouton "sauvegarder" pour enregistrer vos paramĂštres.

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Un nouvel Ă©cran s'affichera, vous permettant de sĂ©lectionner la paniĂšre souhaitĂ©e parmi celles disponibles, directement issues de votre espace iSuite. Pour connaĂźtre vos paniĂšres disponibles, rendez-vous sur i-DĂ©pĂŽt depuis votre accĂšs iSuite. 

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💡Pour des informations supplĂ©mentaires ou des prĂ©cisions, vous pouvez consulter l'intĂ©gralitĂ© de la documentation relative Ă  l'API d'iSuite en suivant ce lien.

2- Connectez de nouvelles paniĂšres

DĂšs que la premiĂšre connexion est Ă©tablie, vous avez la possibilitĂ© d'ajouter autant d'applications iSuite que vous le souhaitez en reprenant l'Ă©tape 1. Il vous suffira alors d'indiquer le nom de chaque nouvelle application et de choisir la paniĂšre Ă  associer. Vous n'aurez pas besoin de ressaisir vos identifiants qui auront Ă©tĂ© sauvegardĂ©s au prĂ©alable. 

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Plusieurs applications peuvent avoir la mĂȘme paniĂšre. 

 

Vous disposerez ainsi de plusieurs lignes d'applications iSuite, que vous pourrez identifier facilement grĂące aux noms que vous aurez choisis pour chacune d'elles.

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3 - Choisissez le répertoire à connecter avec iSuite

Dans vos applications partenaires, rendez-vous au niveau de l'application que vous venez de créer et suivez les étapes suivantes :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙ au bout de la ligne.
  2. Une fenĂȘtre s'ouvre alors afin de sĂ©lectionner le rĂ©pertoire que vous souhaitez connecter. Des rĂ©pertoires vous sont proposĂ©s en fonction de votre arborescence. Si les propositions de rĂ©pertoires ne vous conviennent pas, vous pourrez sĂ©lectionner "autre" et choisir le rĂ©pertoire de votre choix depuis votre arborescence complĂšte. 
  3. N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications
  4. Cliquez sur suivant pour continuer vers la prochaine Ă©tape. 

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4 - Affecter l'application iSuite aux dossiers clients

Maintenant que le rĂ©pertoire est sĂ©lectionnĂ©, vous devez dĂ©terminer quels dossiers clients seront connectĂ©s avec iSuite pour venir dĂ©verser automatiquement les documents dans l'OCR. 

Vous avez la possibilité de le faire soit en masse en téléchargeant le fichier d'import fourni, soit manuellement par la liste des dossiers clients.

  • Pour le tĂ©lĂ©chargement en masse via le fichier d'import :
  1. Téléchargez le fichier d'import
  2. Complétez le fichier avec à minima les colonnes SIRET et code client (celui indiqué sur le dossier client de votre portail). Le dossier_code étant celui du dossier présent sur iSuite.
  3. Glissez/déposez le fichier dans l'encart prévu à cet effet ou cliquez dans l'encart pour venir sélectionner le fichier complété
  4. Cliquez sur importer
  • Pour une activation manuelle par dossier :
  1. SĂ©lectionnez le dossier que vous souhaitez connecter dans la liste des dossiers clients qui se situe juste sous l'import via le fichier. Une barre de recherche vous permet de retrouver rapidement un dossier par son nom.
  2. Activez le switch "Autoriser l'accĂšs" du dossier client
  3. Sélectionnez le dossier présent sur iSuite dans la liste déroulante qui correspond au dossier que vous voulez relier (le code dossier d'iSuite puis son nom apparait)
  4. N'oubliez pas de sauvegarder pour chaque dossier Ă  connecter

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✅ La connexion du rĂ©pertoire et des dossiers est dĂ©sormais terminĂ©e. Un switch iSuite apparait alors sur la barre d'outil de chaque rĂ©pertoire Ă  droite de votre Ă©cran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprĂšs avoir fait la manipulation).

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Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet de visualiser si les dossiers et répertoires sont connectés ou non.

 

Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

À partir de ce moment, tous les documents dĂ©posĂ©s dans ces rĂ©pertoires (et ses sous-rĂ©pertoires) seront envoyĂ©s directement sur iSuite. La modalitĂ© de dĂ©pĂŽt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers iSuite.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans les rĂ©pertoires avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur iSuite. 

Modification de l'application

Un utilisateur ayant le rĂŽle d'administrateur ou collaborateur pourra venir modifier l'application. 

Pour procĂ©der Ă  la modification, il suffit de cliquer sur l'icĂŽne en forme de crayon đŸ–ïž situĂ©e Ă  droite de la ligne correspondant Ă  l'application que vous souhaitez ajuster. Il sera alors possible de modifier le nom de l'application ainsi que la paniĂšre de destination des documents sur iSuite. 

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Suppression de l'application 

Seule une personne ayant le rÎle d'administrateur est habilitée à supprimer l'application. Pour effectuer cette action, il vous suffit de cliquer sur le symbole moins (-) situé à l'extrémité droite de la ligne correspondant à l'application que vous souhaitez retirer.

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