Connecter Welyb et Inqom đŸ€

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Inqom Ă  Welyb.

ProcĂ©dure de connexion sur Inqom 

ProcĂ©dure de connexion sur Welyb 

Pourquoi connecter Inqom à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Inqom vous bénéficiez des avantages suivants :

  • Une automatisation de toute votre production comptable
  • Une interface unique d'Ă©change avec vos clients et Ă  vos couleurs
  • Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance Ă  faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Inqom est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă  ĂȘtre saisis sur Inqom sont envoyĂ©s automatiquement sans aucune action de votre part.

ProcĂ©dure de connexion sur Inqom 

1 - Récupérez les adresses de collecte

Sur Inqom allez dans ParamĂštres, section Fournisseurs, vous aurez Ă  disposition les adresses emails suivantes : 

💌  achat.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour les factures d’achat que vous recevez

💌  vente.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour les factures de vente que vous Ă©mettez

💌  ndf.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour les notes de frais (dĂ©penses effectuĂ©es avec une carte personnelle)

💌  admin.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour tous les documents administratifs, juridiques et globalement tous les documents qui ne doivent pas aller dans votre comptabilitĂ© (ex : contrats, bail, CGV, KBIS
)

2 - Autorisez l'adresse d'envoi Welyb 

Par défaut, seuls les utilisateurs Inqom sont autorisés à envoyer des mails à ces adresses mails.

En bas de la page Fournisseurs, vous pouvez ajouter des adresses e-mails pour les autoriser Ă  envoyer directement leurs piĂšces aux adresses mails d'Inqom. 

Ajoutez no-reply@welyb.fr

Inqom vous permet également d'utiliser la fonctionnalité Autoriser tout le monde à envoyer des documents par e-mail cependant cela peut engendrer un surcoût par exemple en cas de spam.

Procédure de connexion sur Welyb

1 - Assurez vous que Inqom fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bĂ©nĂ©ficier de cette connexion, vous devez ĂȘtre client de Inqom et de Welyb. 

Si vous souhaitez ajouter Inqom Ă  votre store, vous pouvez directement cliquer sur ce lien :

Ajouter Inqom

Il existe plusieurs applications Inqom sur le store de Welyb : 

  • Inqom : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'ĂȘtre redirigĂ©.e sur la plateforme Inqom
  • Inqom Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de Inqom
  • Inqom Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de Inqom
  • Inqom NDF : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Notes de Frais de Inqom
  • Inqom Administratif : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Administratif de Inqom

Connecter le dossier Achats

1 - Connectez Inqom Achats aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez récupéré précédemment

👉 RĂ©cupĂ©rer les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : achat.nomdevotreentreprise@inqombox.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Inqom Achats ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. InsĂ©rez l'adresse mail de collecte Inqom Achats 
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

Configuration Achats

3 - Choisissez les dossiers connectés à Inqom Achats

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Inqom, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation). Activez le switch Inqom Achats pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Inqom Achats n'a vocation à automatiser que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

RĂ©pertoire Achats

 

Connecter le dossier Ventes

1 - Connectez Inqom Ventes aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez récupéré précédemment

👉 RĂ©cupĂ©rer les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : vente.nomdevotreentreprise@inqombox.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Inqom Ventes ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. InsĂ©rez l'adresse mail de collecte Inqom Ventes 
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

Configuration Ventes

3 - Choisissez les dossiers connectés à Inqom Ventes

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Inqom, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation). Activez le switch Inqom Ventes pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Inqom Ventes n'a vocation à automatiser que les Ventes, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

RĂ©pertoire Ventes

Connecter le dossier Notes de frais

1 - Connectez Inqom NDF aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez récupéré précédemment

👉 RĂ©cupĂ©rer les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : ndf.nomdevotreentreprise@inqombox.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Inqom NDF ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. InsĂ©rez l'adresse mail de collecte Inqom NDF 
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

Configuration NDF

3 - Choisissez les dossiers connectés à Inqom NDF

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Inqom, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation). Activez le switch Inqom NDF pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Inqom NDF n'a vocation à automatiser que les Notes de frais, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Notes de frais du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

RĂ©pertoire NDF

 

Connecter le dossier Administratif

1 - Connectez Inqom Administratif aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez récupéré précédemment

👉 RĂ©cupĂ©rer les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : admin.nomdevotreentreprise@inqombox.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Inqom Administratif ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. InsĂ©rez l'adresse mail de collecte Inqom Administratif 
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

Configuration Administrative

3 - Choisissez les dossiers connectés à Inqom Administratif

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Inqom, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation). Activez le switch Inqom Administratif pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Inqom Administratif n'a vocation à automatiser que les documents administratifs (contrats, bail, CGV, KBIS
), nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'aux dossiers contenants ce type de documents. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

RĂ©pertoire Administratif

Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et leurs sous-dossiers) seront envoyés directement sur Inqom puis saisis. La modalité de dépÎt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers la GED de Inqom.

L'automate est instantané.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans les dossiers avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur Inqom.