Connecter Welyb et Inqom 🤝

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Inqom à Welyb.

Procédure de connexion sur Inqom 

Procédure de connexion sur Welyb 

• Connecter le dossier Achats
• Connecter le dossier Ventes
• Connecter le dossier Notes de frais
• Connecter le dossier Administratif

Pourquoi connecter Inqom à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Inqom vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Inqom est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Inqom sont envoyés automatiquement sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion sur Inqom 

1 - Récupérez les adresses de collecte

Sur Inqom allez dans Paramètres, section Emails d'envoi, vous aurez à disposition les adresses emails suivantes : 

💌  achat.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour les factures d’achat que vous recevez

💌  vente.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour les factures de vente que vous émettez

💌  ndf.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour les notes de frais (dépenses effectuées avec une carte personnelle)

💌  admin.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour tous les documents administratifs, juridiques et globalement tous les documents qui ne doivent pas aller dans votre comptabilité (ex : contrats, bail, CGV, KBIS…)

2 - Autorisez l'adresse d'envoi Welyb 

Par défaut, seuls les utilisateurs Inqom sont autorisés à envoyer des mails à ces adresses mails.

En bas de la page Emails d'envoi, vous pouvez ajouter des adresses e-mails pour les autoriser à envoyer directement leurs pièces aux adresses mails d'Inqom. 

Ajoutez no-reply@welyb.fr

Inqom vous permet également d'utiliser la fonctionnalité Autoriser tout le monde à envoyer des documents par e-mail cependant cela peut engendrer un surcoût par exemple en cas de spam.

Procédure de connexion sur Welyb

1 - Assurez vous que Inqom fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Inqom et de Welyb. 

Pour ajouter Inqom à votre store, ajoutez l'application en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝

Il existe plusieurs applications Inqom sur le store de Welyb : 

• Inqom : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'être redirigé.e sur la plateforme Inqom
• Inqom Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de Inqom
• Inqom Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de Inqom
• Inqom NDF : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Notes de Frais de Inqom
• Inqom Administratif : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Administratif de Inqom

Connecter le dossier Achats

1 - Connectez Inqom Achats aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez récupéré précédemment

👉 Récupérer les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : achat.nomdevotreentreprise@inqombox.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️
2. Cliquez sur "Applications"
3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Inqom Achats ✏️
4. Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
5. Insérez l'adresse mail de collecte Inqom Achats 
6. Pensez à bien sauvegarder la modification

3 - Choisissez les dossiers connectés à Inqom Achats

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Inqom, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation). Activez le switch Inqom Achats pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Inqom Achats n'a vocation à automatiser que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

 

Connecter le dossier Ventes

1 - Connectez Inqom Ventes aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez récupéré précédemment

👉 Récupérer les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : vente.nomdevotreentreprise@inqombox.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️
2. Cliquez sur "Applications"
3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Inqom Ventes ✏️
4. Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
5. Insérez l'adresse mail de collecte Inqom Ventes 
6. Pensez à bien sauvegarder la modification

3 - Choisissez les dossiers connectés à Inqom Ventes

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Inqom, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation). Activez le switch Inqom Ventes pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Inqom Ventes n'a vocation à automatiser que les Ventes, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Connecter le dossier Notes de frais

1 - Connectez Inqom NDF aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez récupéré précédemment

👉 Récupérer les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : ndf.nomdevotreentreprise@inqombox.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️
2. Cliquez sur "Applications"
3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Inqom NDF ✏️
4. Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
5. Insérez l'adresse mail de collecte Inqom NDF 
6. Pensez à bien sauvegarder la modification

3 - Choisissez les dossiers connectés à Inqom NDF

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Inqom, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation). Activez le switch Inqom NDF pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Inqom NDF n'a vocation à automatiser que les Notes de frais, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Notes de frais du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

 

Connecter le dossier Administratif

1 - Connectez Inqom Administratif aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez récupéré précédemment

👉 Récupérer les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : admin.nomdevotreentreprise@inqombox.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️
2. Cliquez sur "Applications"
3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Inqom Administratif ✏️
4. Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
5. Insérez l'adresse mail de collecte Inqom Administratif 
6. Pensez à bien sauvegarder la modification

3 - Choisissez les dossiers connectés à Inqom Administratif

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Inqom, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation). Activez le switch Inqom Administratif pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Inqom Administratif n'a vocation à automatiser que les documents administratifs (contrats, bail, CGV, KBIS…), nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'aux dossiers contenants ce type de documents. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Profitez d'un process 100% automatisé 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et leurs sous-dossiers) seront envoyés directement sur Inqom puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers la GED de Inqom.

L'automate est instantané.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

Formats acceptés sur Inqom : .pdf, .png, .jpeg .xls, .xlsx, .doc, .docx, .txt et .csv

⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans les dossiers avant l'activation ne seront pas envoyés sur Inqom.