Connecter Welyb et Inqom 🤝

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Inqom à Welyb.

Procédure de connexion sur Inqom 

Procédure de connexion sur Welyb 

• Choisissez le répertoire à connecter et sélectionnez les dossiers clients 

Pourquoi connecter Inqom à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre structure pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et de votre structure.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Inqom vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Inqom est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Inqom sont envoyés automatiquement sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion sur Inqom 

1 - Récupérez les adresses de collecte

Sur Inqom allez dans Paramètres, section Emails d'envoi, vous aurez à disposition les adresses emails suivantes : 

💌  achat.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour les factures d’achat que vous recevez

💌  vente.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour les factures de vente que vous émettez

💌  ndf.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour les notes de frais (dépenses effectuées avec une carte personnelle)

💌  admin.nomdevotreentreprise@inqombox.com : pour tous les documents administratifs, juridiques et globalement tous les documents qui ne doivent pas aller dans votre comptabilité (ex : contrats, bail, CGV, KBIS…)

2 - Autorisez l'adresse d'envoi Welyb 

Par défaut, seuls les utilisateurs Inqom sont autorisés à envoyer des mails à ces adresses mails.

En bas de la page Emails d'envoi, vous pouvez ajouter des adresses e-mails pour les autoriser à envoyer directement leurs pièces aux adresses mails d'Inqom. 

Ajoutez no-reply@welyb.fr

Inqom vous permet également d'utiliser la fonctionnalité Autoriser tout le monde à envoyer des documents par e-mail cependant cela peut engendrer un surcoût par exemple en cas de spam.

Procédure de connexion sur Welyb

1 - Assurez vous que Inqom fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Inqom et de Welyb. 

Pour ajouter Inqom à votre store, ajoutez l'application en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝

Il existe plusieurs applications Inqom sur le store de Welyb : 

• Inqom : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'être redirigé.e sur la plateforme Inqom
• Automatiser Inqom Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de Inqom
• Automatiser Inqom Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de Inqom
• Automatiser Inqom NDF : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Notes de Frais de Inqom
• Automatiser Inqom Administratif : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Administratif de Inqom

2 - Choisissez le répertoire à connecter et sélectionnez les dossiers clients 

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez récupéré précédemment (👉 Récupérer les adresses mails de collecte +).

Pour découvrir comment choisir le répertoire à connecter pour chaque application Inqom, et comment l'affecter aux bons dossiers clients, il vous suffit de suivre ce tutoriel.

Profitez d'un process 100% automatisé 😎

À partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et leurs sous-dossiers) seront envoyés directement sur Inqom puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers la GED de Inqom.

L'automate est instantané.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

Formats acceptés sur Inqom : .pdf, .png, .jpeg .xls, .xlsx, .doc, .docx, .txt et .csv

⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans les dossiers avant l'activation ne seront pas envoyés sur Inqom.