Connecter Welyb et AMI COMPTA 🤝

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant AMI COMPTA à Welyb.

Pourquoi connecter AMI COMPTA à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que AMI COMPTA vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• La possibilité de valoriser une mission de gestionnaire des mandats de paiement pour vos clients

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et AMI COMPTA est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur AMI COMPTA sont envoyés automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.

⚠️ Seuls les fichiers au format .jpg .jpeg .png. tif .tiff et .pdf sont acceptés par AMI COMPTA

Procédure de connexion

1 - Assurez vous que l'application AMI COMPTA par API fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de AMI COMPTA et de Welyb. Si vous n'êtes pas déjà client de AMI COMPTA, vous pouvez solliciter une démonstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Si vous êtes client, ajoutez l'application AMI COMPTA par API depuis le store en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝. Il vous sera demandé de renseigner un token d'authentification qui doit vous être fourni par AMI COMPTA

2 - Connectez AMI COMPTA aux entreprises de votre choix

Dans vos applications partenaires, rendez-vous au niveau de AMI COMPTA par API et cliquez sur le crayon d'édition.

La connexion se fait par le biais du code dossier de AMI COMPTA.

Une fois le code dossier récupéré, autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée puis insérez le code dossier.

Pensez à bien sauvegarder la modification.

3 - Choisissez les répertoires connectés à AMI COMPTA

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil d'OCR, vous devez déterminer quels répertoires vont se déverser dans AMI COMPTA.

Pour ce faire, rendez-vous sur la GED du client à paramétrer.

Un switch AMI COMPTA par API apparait alors sur la barre d'outil de chaque répertoire à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

AMI COMPTA n'automatisant que les achats et les ventes, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats ou Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

4- Erreurs possibles

Notez que vos dossiers doivent être activés sur AmiCompta pour que la connexion fonctionne. Pour le vérifier, sur AmiCompta, rendez-vous sur le menu Gestion APIs.

Cliquez sur l'icône entourée dans l'image ci-dessous :

Puis cochez les cases pour chaque dossier que vous souhaitez connecter avec Welyb.

Si un dossier n'est pas activé sur AmiCompta, une erreur sera remontée sur Welyb, au niveau de l'historique du document, qui indiquera : "Vous devez activer le dossier client sur AmiCompta”.

Ce même message d'erreur peut apparaître si le code dossier n'est pas identique entre AmiCompta et Welyb : pensez bien à vérifier cette information !

5 - Profitez d'un process 100% automatisé 😎

À partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces répertoires (et leurs sous-répertoires) seront envoyés directement sur AMI COMPTA. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠️ La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur AMI COMPTA. 

⚠️ Les cabinets utilisant les applications AMI COMPTA Achats et AMI COMPTA Ventes, basées sur les mails de collecte, pourront toujours utiliser ce mode de fonctionnement. Ces applications ne sont pas supprimées mais ne seront plus disponibles sur le store.