Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant AMI COMPTA Ă Welyb. Afin de bĂ©nĂ©ficier de cette connexion, vous devez ĂȘtre client d'AMI COMPTA et de Welyb. Si vous n'ĂȘtes pas dĂ©jĂ client d'AMI COMPTA, vous pouvez solliciter une dĂ©monstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.
Sommaire
Pourquoi connecter AMI COMPTA Ă Welyb ? đ§
Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.
Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que AMI COMPTA vous bénéficiez des avantages suivants :
- Une automatisation de toute votre production comptable
- Une interface unique d'Ă©change avec vos clients et Ă vos couleurs
- La possibilité de valoriser une mission de gestionnaire des mandats de paiement pour vos clients
Modalités de la connexion
La connexion entre Welyb et AMI COMPTA est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă ĂȘtre saisis sur AMI COMPTA sont envoyĂ©s automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.
â ïž Seuls les fichiers au format .jpg .jpeg .png. tif .tiff et .pdf sont acceptĂ©s par AMI COMPTA
Procédure de connexion
1- Paramétrage à réaliser sur AMI COMPTA
Notez que vos dossiers doivent ĂȘtre activĂ©s sur AmiCompta pour que la connexion fonctionne. Pour le vĂ©rifier, sur AmiCompta, rendez-vous sur le menu Gestion APIs.
Cliquez sur l'icÎne entourée dans l'image ci-dessous :
Puis cochez les cases pour chaque dossier que vous souhaitez connecter avec Welyb (il ne doit plus y avoir le cadenas).
Si un dossier n'est pas activĂ© sur AmiCompta, une erreur sera remontĂ©e sur Welyb, au niveau de l'historique du document, qui indiquera : "Vous devez activer le dossier client sur AmiComptaâ.
Ce mĂȘme message d'erreur peut apparaĂźtre si le code dossier n'est pas identique entre AmiCompta et Welyb : pensez bien Ă vĂ©rifier cette information !
NB : il est possible d'activer cela en masse pour l'ensemble des dossiers
2 - Assurez vous que l'application AMI COMPTA par API fasse partie de vos applications partenaires sur Welyb
Si vous ĂȘtes client AMI COMPTA, ajoutez l'application AMI COMPTA par API depuis le store en suivant cette procĂ©dure : La gestion des applications partenaires đ€.
đš Il faut bien avoir l'application AMI COMPTA par API et pas seulement AMI COMPTA. Seul un administrateur peut rajouter cette application au besoin.
Il vous sera alors demandĂ© de renseigner un token d'authentification qui doit vous ĂȘtre fourni par AMI COMPTA. Saisissez-le puis sauvegardez cette Ă©tape.
3 - Choisissez le répertoire à connecter avec AMI COMPTA
Dans vos applications partenaires, rendez-vous au niveau d'AMI COMPTA par API et suivez les Ă©tapes suivantes :
- Cliquez sur la roue crantĂ©e âïž au bout de la ligne.
- Une fenĂȘtre s'ouvre alors afin de sĂ©lectionner le rĂ©pertoire que vous souhaitez connecter. Des rĂ©pertoires vous sont proposĂ©s en fonction de votre arborescence. Si les propositions de rĂ©pertoires ne vous conviennent pas, vous pourrez alors venir sĂ©lectionner "autre" et choisir le rĂ©pertoire de votre choix depuis votre arborescence complĂšte.
- N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications
- Cliquez sur suivant pour continuer vers la prochaine Ă©tape.
4 - Affecter l'application AMI COMPTA aux dossiers clients
Maintenant que le répertoire est sélectionné, vous devez déterminer quels dossiers clients seront connectés à AMI COMPTA pour venir déverser automatiquement les documents dans l'OCR.
Vous avez la possibilité de le faire soit en masse en téléchargeant le fichier d'import fourni par Welyb soit manuellement par la liste des dossiers clients.
- Pour le téléchargement en masse via le fichier d'import :
- Téléchargez le fichier d'import
- Complétez le fichier avec à minima les colonnes SIRET et code-dossier. Le code dossier étant celui d'AMICOMPTA.
- Glissez/déposez le fichier dans l'encart prévu à cet effet ou cliquez dans l'encart pour venir sélectionner le fichier complété
- Cliquez sur importer
- Pour une activation manuelle par dossier :
- SĂ©lectionnez le dossier que vous souhaitez connecter dans la liste des dossiers clients qui se situe juste sous l'import via le fichier
- Activez le switch "Autoriser l'accĂšs" du dossier client
- Saisissez le code client d'AMICOMPTA
- N'oubliez pas de sauvegarder pour chaque dossier Ă connecter
â La connexion du rĂ©pertoire et des dossiers est dĂ©sormais terminĂ©e. Un switch AMI COMPTA par API apparait alors sur la barre d'outil de chaque rĂ©pertoire Ă droite de votre Ă©cran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprĂšs avoir fait la manipulation).
Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet de visualiser si les dossiers et répertoires sont connectés ou non.
đĄ Maintenant qu'un rĂ©pertoire a Ă©tĂ© sĂ©lectionnĂ© (via l'Ă©tape 3) pour les dossiers clients souhaitĂ©s et qu'ils sont bien connectĂ©s avec AMI COMPTA, il est possible d'activer le switch sur d'autres rĂ©pertoires de ces mĂȘmes dossiers (Ventes par exemple). Cela permettra ainsi de connecter plusieurs rĂ©pertoires pour un mĂȘme dossier client.
5 - Profitez d'un process 100% automatisĂ© đ
à partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces répertoires (et leurs sous-répertoires) seront envoyés directement sur AMI COMPTA. La modalité de dépÎt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.
Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.
â ïž La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ prĂ©sents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur AMI COMPTA.
â ïž Les cabinets utilisant les applications AMI COMPTA Achats et AMI COMPTA Ventes, basĂ©es sur les mails de collecte, pourront toujours utiliser ce mode de fonctionnement. Ces applications ne sont pas supprimĂ©es mais ne seront plus disponibles sur le store.