Connecter Welyb et AMI COMPTA đŸ€

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant AMI COMPTA Ă  Welyb.

Pourquoi connecter AMI COMPTA à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que AMI COMPTA vous bénéficiez des avantages suivants :

  • Une automatisation de toute votre production comptable
  • Une interface unique d'Ă©change avec vos clients et Ă  vos couleurs
  • La possibilitĂ© de valoriser une mission de gestionnaire des mandats de paiement pour vos clients

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et AMI COMPTA est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă  ĂȘtre saisis sur AMI COMPTA sont envoyĂ©s automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.

⚠ Seuls les fichiers au format .jpg .jpeg .png. tif .tiff et .pdf sont acceptĂ©s par AMI COMPTA

Procédure de connexion

1 - Assurez vous que l'application AMI COMPTA par API fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bĂ©nĂ©ficier de cette connexion, vous devez ĂȘtre client de AMI COMPTA et de Welyb. Si vous n'ĂȘtes pas dĂ©jĂ  client de AMI COMPTA, vous pouvez solliciter une dĂ©monstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Si vous ĂȘtes client, ajoutez l'application AMI COMPTA par API depuis le store en suivant cette procĂ©dure : La gestion des applications partenaires đŸ€. Il vous sera demandĂ© de renseigner un token d'authentification qui doit vous ĂȘtre fourni par AMI COMPTA

2 - Connectez AMI COMPTA aux entreprises de votre choix

Dans vos applications partenaires, rendez-vous au niveau de AMI COMPTA par API et cliquez sur le crayon d'Ă©dition.

La connexion se fait par le biais du code dossier de AMI COMPTA.

Une fois le code dossier récupéré, autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée puis insérez le code dossier.

Pensez Ă  bien sauvegarder la modification.

3 - Choisissez les répertoires connectés à AMI COMPTA

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil d'OCR, vous devez déterminer quels répertoires vont se déverser dans AMI COMPTA.

Pour ce faire, rendez-vous sur la GED du client à paramétrer.

Un switch AMI COMPTA par API apparait alors sur la barre d'outil de chaque répertoire à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

AMI COMPTA n'automatisant que les achats et les ventes, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats ou Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

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4- Erreurs possibles

Notez que vos dossiers doivent ĂȘtre activĂ©s sur AmiCompta pour que la connexion fonctionne. Pour le vĂ©rifier, sur AmiCompta, rendez-vous sur le menu Gestion APIs.

Cliquez sur l'icÎne entourée dans l'image ci-dessous :

Capture AmiCompta

Puis cochez les cases pour chaque dossier que vous souhaitez connecter avec Welyb.

Si un dossier n'est pas activĂ© sur AmiCompta, une erreur sera remontĂ©e sur Welyb, au niveau de l'historique du document, qui indiquera : "Vous devez activer le dossier client sur AmiCompta”.

Ce mĂȘme message d'erreur peut apparaĂźtre si le code dossier n'est pas identique entre AmiCompta et Welyb : pensez bien Ă  vĂ©rifier cette information !

5 - Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

À partir de ce moment, tous les documents dĂ©posĂ©s dans ces rĂ©pertoires (et leurs sous-rĂ©pertoires) seront envoyĂ©s directement sur AMI COMPTA. La modalitĂ© de dĂ©pĂŽt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur AMI COMPTA. 

⚠ Les cabinets utilisant les applications AMI COMPTA Achats et AMI COMPTA Ventes, basĂ©es sur les mails de collecte, pourront toujours utiliser ce mode de fonctionnement. Ces applications ne sont pas supprimĂ©es mais ne seront plus disponibles sur le store.