1. Welyb : Centre d'aide
  2. Expert-comptable
  3. Gestion des droits d'accès côté cabinet

Comment fonctionne la validation des documents ? ✅

Cet article vous explique la fonctionnalité de validation des documents, son rôle et sa gestion.

 

Pourquoi valider un document ? 💡 

Comment valider un document ? ✅

Qui peut valider un document ? ✅

Que peut on faire si le document est validé ou non ? 🤔

  1. Utilisateurs Cabinet
  2. Utilisateurs Entreprise


Pourquoi valider un document ? 💡

La validation d'un document vous permet d'avoir un suivi de votre travail. Elle permet également un horodatage car vous pouvez voir la date à laquelle le document a été validé. Enfin elle vous permet de bloquer la suppression des documents voir 👉 Que peut on faire si le document est validé ou non ? 🤔

Comment valider un document ? ✅

Via le volet de description 

En sélectionnant le document vous voyez apparaitre un volet de description sur la droite avec les informations du document. Vous avez un switch "Validation" que vous pouvez activer ou désactiver. 

volet validation document

Via l'icone de la barre d'outil

En sélectionnant le document, au niveau de la barre d'outil vous verrez une icône de validation, où vous pourrez valider comme dévalider un document.icone barre outil

Via le clic droit

Vous pouvez également faire un clic droit sur le document et vous verrez apparaître une liste déroulante où vous pouvez valider et dévalider le document. 

valider clic droit

Qui peut valider un document ? ✅

⚠️ Un utilisateur entreprise (Administrateur, Collaborateur, Invité) ne peut pas valider un document.

💡 Un utilisateur cabinet (Administrateur, Collaborateur) peut valider un document.

🚨 Tous les documents qui font l'objet d'une automatisation Welyb vers Application Partenaire ou Application Partenaire vers Welyb sont validés automatiquement par l'utilisateur qui a déposé le document (celui-ci peut être un utilisateur entreprise).

Que peut on faire si le document est validé ou non ? 🤔

Utilisateurs Cabinet

Un document non validé ❌

L'administrateur et le collaborateur cabinet 

  • Peuvent modifier le nom, la description, le numéro ainsi que le thème du document
  • Peuvent supprimer le document 
  • Peuvent valider le document

Un document validé ✅

L'administrateur et le collaborateur cabinet 

  • Peuvent dévalider le document
  • Pour pouvoir modifier les informations du document, celui-ci doit être dévalidé 
  • Pour supprimer le document, celui-ci doit être dévalidé

Utilisateurs Entreprise

Un document non validé ❌

Administrateur 

  • Il peut modifier le nom, la description, le numéro ainsi que le thème du document
  • Il peut supprimer le document
  • Il peut déplacer le document dans la GED
  • Il ne peut pas valider un document 

Collaborateur 

  • Il peut modifier le nom, la description, le numéro ainsi que le thème du document
  • Il peut supprimer le document
  • Il peut déplacer le document dans la GED
  • Il ne peut pas valider un document 

Invité 

  • Il ne peut pas modifier le nom, la description, le numéro ainsi que le thème du document
  • Il ne peut pas supprimer le document
  • Il ne peut pas déplacer le document dans la GED
  • Il ne peut pas valider un document 

Un document validé ✅

Tous les utilisateur entreprises (Administrateur, Collaborateur, Invité)

  • Ne peuvent pas modifier le nom, la description, le numéro ainsi que le thème du document
  • Ne peuvent pas supprimer le document
  • Ne peuvent pas dévalider le document

Administrateur et Collaborateur 

  • Peuvent déplacer le document dans la GED