Cet article vous explique la fonctionnalité de validation des documents, son rôle et sa gestion.
Pourquoi valider un document ? 💡
Comment valider un document ? ✅
Qui peut valider un document ? ✅
Que peut on faire si le document est validé ou non ? 🤔
Pourquoi valider un document ? 💡
La validation d'un document vous permet d'avoir un suivi de votre travail. Elle permet également un horodatage car vous pouvez voir la date à laquelle le document a été validé. Enfin elle vous permet de bloquer la suppression des documents voir 👉 Que peut on faire si le document est validé ou non ? 🤔
Comment valider un document ? ✅
Via le volet de description
En sélectionnant le document vous voyez apparaitre un volet de description sur la droite avec les informations du document. Vous avez un switch "Validation" que vous pouvez activer ou désactiver.
Via l'icone de la barre d'outil
En sélectionnant le document, au niveau de la barre d'outil vous verrez une icône de validation, où vous pourrez valider comme dévalider un document.
Via le clic droit
Vous pouvez également faire un clic droit sur le document et vous verrez apparaître une liste déroulante où vous pouvez valider et dévalider le document.
Qui peut valider un document ? ✅
⚠️ Un utilisateur entreprise (Administrateur, Collaborateur, Invité) ne peut pas valider un document.
💡 Un utilisateur cabinet (Administrateur, Collaborateur) peut valider un document.
🚨 Tous les documents qui font l'objet d'une automatisation Welyb vers Application Partenaire ou Application Partenaire vers Welyb sont validés automatiquement par l'utilisateur qui a déposé le document (celui-ci peut être un utilisateur entreprise).
Que peut on faire si le document est validé ou non ? 🤔
Utilisateurs Cabinet
Un document non validé ❌
L'administrateur et le collaborateur cabinet
- Peuvent modifier le nom, la description, le numéro ainsi que le thème du document
- Peuvent supprimer le document
- Peuvent valider le document
Un document validé ✅
L'administrateur et le collaborateur cabinet
- Peuvent dévalider le document
- Pour pouvoir modifier les informations du document, celui-ci doit être dévalidé
- Pour supprimer le document, celui-ci doit être dévalidé
Utilisateurs Entreprise
Un document non validé ❌
Administrateur
- Il peut modifier le nom, la description, le numéro ainsi que le thème du document
- Il peut supprimer le document
- Il peut déplacer le document dans la GED
- Il ne peut pas valider un document
Collaborateur
- Il peut modifier le nom, la description, le numéro ainsi que le thème du document
- Il peut supprimer le document
- Il peut déplacer le document dans la GED
- Il ne peut pas valider un document
Invité
- Il ne peut pas modifier le nom, la description, le numéro ainsi que le thème du document
- Il ne peut pas supprimer le document
- Il ne peut pas déplacer le document dans la GED
- Il ne peut pas valider un document
Un document validé ✅
Tous les utilisateur entreprises (Administrateur, Collaborateur, Invité)
- Ne peuvent pas modifier le nom, la description, le numéro ainsi que le thème du document
- Ne peuvent pas supprimer le document
- Ne peuvent pas dévalider le document
Administrateur et Collaborateur
- Peuvent déplacer le document dans la GED