Vous débutez sur Welyb et vous vous demandez comment structurer votre GED ? Vous souhaitez simplement modifier / adapter votre arborescence ? Cet article vous guide pas à pas pour choisir le modèle de GED qui vous conviendra le mieux.
Deux options s’offrent à vous
Lorsque vous commencez à utiliser Welyb, vous avez le choix entre :
🔹 Utiliser un modèle existant : sélectionnez l’un de nos modèles d’arborescence prêts à l’emploi dans notre catalogue.
🔹 Demander un modèle personnalisé : si vous avez besoin d’une structure spécifique, notre équipe peut créer un modèle sur mesure. Cette option fait l’objet d’une prestation complémentaire à valider avec notre équipe Relation Client.
👉 Pour en savoir plus sur la création d’une arborescence personnalisée, consultez cet article : Définir une arborescence personnalisée
Consulter le catalogue de modèles
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Téléchargez notre catalogue (au format Excel) : Je télécharge ↗️
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Ouvrez-le avec Excel : chaque feuille correspond à un modèle d’arborescence proposé par Welyb.
Dans chaque tableau, vous retrouverez :
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Les niveaux d’arborescence :
Exemple :Niveau 1 : Dossiers Comptables annuels
Niveau 2 : Exercice 2022
Niveau 3 : Achats
Niveau 4 : Janvier 2022 -
La colonne “Consultation seule client”
✅ Si cochée, les clients peuvent uniquement consulter et télécharger les documents (sans pouvoir en déposer). -
La colonne “Écriture client”
✅ Indique si le client peut consulter, déposer ou modifier les documents dans ce répertoire. -
La colonne “Dépôt rapide”
✅ Précise si le répertoire est accessible via le dépôt rapide.👉 Pour en savoir plus, consultez l’article : Gestion des dépôts rapides
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La colonne “Thèmes”
✅ Renseigne les droits d’accès appliqués au répertoire via les thèmes.
👉 Plus d’infos ici : La gestion des droits d'accès via les thèmes
Comment nous transmettre votre choix ?
Deux situations possibles :
🔸 Vous n'avez pas encore créé votre portail
👉 Indiquez simplement le nom du modèle choisi dans le formulaire de création du portail (envoyé après signature de votre contrat).
🔸 Vous avez déjà un portail en place
👉 Vous souhaitez changer de modèle ? C’est facile !
Remplissez ce formulaire ↗️. Un ticket sera automatiquement créé et notre équipe prendra en charge la modification.
💡 Vous avez déjà un modèle personnalisé et souhaitez le modifier ? Consultez cet article : Modifier son arborescence personnalisée
Besoin d’aide ou d’un conseil sur le choix du modèle ? N’hésitez pas à contacter notre équipe, nous sommes là pour vous accompagner ! 🤗