Partage temporaire d'un document đź”—

Welyb vous permet de partager un document de plusieurs façons avec diffĂ©rents niveaux de sĂ©curitĂ©. 

  • Partage Ă  une seule personne 
  • Partage d'un lien Ă  plusieurs personnes

La première solution nĂ©cessite que la personne soit enregistrĂ©e sur la plateforme en tant qu'utilisateur du dossier client. 

Comment fonctionne le partage de document nominatif ? 

1. Création du thème "Partage"

Si vous avez dĂ©jĂ  crĂ©Ă© un thème "Partage" en lecture seule par le passĂ©, vous pouvez passer cette Ă©tape. 

Il est important que l'utilisateur que vous allez crĂ©er puisse disposer d'un accès limitĂ© au.x document.x ou au.x rĂ©pertoire.s de votre choix. Pour cela, il va falloir crĂ©er un thème dĂ©diĂ© et l'affecter Ă  la fois Ă  l'utilisateur et au document. 

Nous vous conseillons d'avoir deux thèmes "Partage - LS" ( LS : Lecture Seule) et "Partage - LE" (LE : Lecture Ecriture), afin d'avoir un thème permettant uniquement la consultation et un autre permettant Ă  la fois la modification et la consultation de document. 

Pour crĂ©er un thème en lecture seule, vous pouvez suivre cette procĂ©dure : La gestion des droits d'accès âťŚ âś…

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2. CrĂ©ation de l'utilisateur 

Cette Ă©tape est entièrement dĂ©crite dans la section "Utilisateurs entreprises" dans l'article : CrĂ©er, inviter et relancer vos utilisateurs đź“§

SĂ©lectionner uniquement le thème "Partage" pour cet utilisateur. Ne sĂ©lectionnez pas les autres. 

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Pensez Ă  bien activer la rĂ©vocation automatique de l'accès. Ainsi, une fois la date et l'heure renseignĂ©e passĂ©e, l'utilisateur ne pourra plus accĂ©der Ă  ce dossier client et donc ne pourra plus accĂ©der au.x document.s. 

3. Affectation du thème au document rĂ©pertoire 

Une fois le thème et l'utilisateur crĂ©Ă©s, vous devez affecter ce thème au.x document.s ou au.x rĂ©pertoire.s de votre choix. Si vous affectez un thème directement au rĂ©pertoire, alors l'utilisateur verra tous les documents et sous rĂ©pertoires dedans. 

Ne retirez pas les autres thèmes Ă  vos rĂ©pertoires et documents. 

Comment fonctionne le partage de document par lien ?  

1 . Importez le document que vous souhaitez partager đź“‚

Utilisez les mĂ©thodes habituelles pour dĂ©poser vos documents, vous pouvez vous rĂ©fĂ©rer Ă  l'article suivant : DĂ©pĂ´ts de documents de l'entreprise

2. SĂ©lectionnez le document dans votre GED đź“„

👉 Vous verrez apparaĂ®tre des icĂ´nes dans la barre d'accès rapide situĂ©e en haut.

3. Cliquez sur l'icĂ´ne "Partager" đź”—

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Dans la fenĂŞtre qui s'ouvre, choisissez jusqu'Ă  quelle date et quelle heure vous souhaitez partager ce document. Puis cliquez sur SUIVANT.

đź“‹ S'ouvre alors une deuxième fenĂŞtre contenant le lien de partage. Vous pouvez copier ce lien pour le coller ensuite dans un mail, par exemple. Le bouton PARTAGER PAR MAIL dĂ©clenche l'ouverture de l'application mail configurĂ©e par dĂ©faut sur votre ordinateur.

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⚡ Votre destinataire reçoit le mail avec le lien qui lancera directement le téléchargement du document. Il n'accède pas à la GED. Ce lien reste, bien sûr, valide uniquement pendant la durée que vous avez déterminée.

Il n'est pas possible de modifier un lien de partage ou de rallonger sa durĂ©e. Vous pouvez cependant crĂ©er un autre lien avec un dĂ©lai plus long. Il n'y a pas de limites aux nombres de liens de partage pour un mĂŞme document.