Vous souhaitez partager un ou plusieurs documents ? Votre portail est fait pour ça !
Le portail vous permet de partager un document de plusieurs façons avec différents niveaux de sécurité.
- Partage via le portail et des accĂšs plus ou moins restreints via les thĂšmes
- Partage d'un lien de téléchargement
La premiÚre solution nécessite que la personne soit enregistrée sur la plateforme en tant qu'utilisateur du dossier client.
Comment fonctionne le partage de document nominatif ?
1. Création du thÚme "Partage"
Si vous avez déjà créé un thÚme "Partage" en lecture seule par le passé, vous pouvez passer cette étape.
Il est important que l'utilisateur que vous allez créer puisse disposer d'un accÚs limité au.x document.x ou au.x répertoire.s de votre choix. Pour cela, il va falloir créer (ou utiliser) un thÚme dédié et l'affecter à la fois à l'utilisateur et au document.
Nous vous conseillons d'avoir deux thĂšmes "Partage - LS" ( LS : Lecture Seule) et "Partage - LE" (LE : Lecture Ecriture), afin d'avoir un thĂšme permettant uniquement la consultation et un autre permettant Ă la fois la modification et la consultation de document.
Pour crĂ©er un thĂšme en lecture seule, vous pouvez suivre cette procĂ©dure : La gestion des droits d'accĂšs â â
2. Création de l'utilisateur
Cette Ă©tape est entiĂšrement dĂ©crite dans la section "Utilisateurs Espace Client" dans l'article : CrĂ©er, inviter et relancer vos utilisateurs đ§
Sélectionnez uniquement le thÚme "Partage" pour cet utilisateur. Ne sélectionnez pas les autres.
Pensez à bien activer la révocation automatique de l'accÚs. Ainsi, une fois la date et l'heure renseignée passée, l'utilisateur ne pourra plus accéder à ce dossier client et donc ne pourra plus accéder au.x document.s.
3. Affectation du thÚme au document répertoire
Une fois le thÚme et l'utilisateur créés, vous devez affecter ce thÚme au.x document.s ou au.x répertoire.s de votre choix. Si vous affectez un thÚme directement au répertoire, alors l'utilisateur verra tous les documents et sous répertoires dedans.
Ne retirez pas les autres thÚmes à vos répertoires et documents.
Comment fonctionne le partage de document par lien ?
1. Importez le document que vous souhaitez partager đ
Utilisez les méthodes habituelles pour déposer vos documents, vous pouvez vous référer à l'article suivant : DépÎts de documents de l'entreprise
2. SĂ©lectionnez le document dans votre GED đ

đ Vous verrez apparaĂźtre des icĂŽnes dans la barre d'accĂšs rapide situĂ©e en haut.
3. Cliquez sur l'icĂŽne "Partager" đ
Dans la fenĂȘtre qui s'ouvre, choisissez jusqu'Ă quelle date et quelle heure vous souhaitez partager ce document. Puis cliquez sur SUIVANT.
đ S'ouvre alors l'Ă©tape suivante contenant le lien de partage. Vous pouvez copier ce lien pour le coller ensuite dans un mail, par exemple. Le bouton PARTAGER PAR MAIL dĂ©clenche l'ouverture de l'application mail configurĂ©e par dĂ©faut sur votre ordinateur.
⥠Votre destinataire reçoit le mail avec le lien qui lancera directement le téléchargement du document. Il n'accÚde pas à la GED. Ce lien reste, bien sûr, valide uniquement pendant la durée que vous avez déterminée.
Il n'est pas possible de modifier un lien de partage ou de rallonger sa durĂ©e. Vous pouvez cependant crĂ©er un autre lien avec un dĂ©lai plus long. Il n'y a pas de limites aux nombres de liens de partage pour un mĂȘme document.
đĄ L'envoi d'un lien de partage Ă©vite d'ajouter le document dans votre email, et ainsi rĂ©duit le volume de stockage de votre boĂźte email. Chaque geste compte đ