Partage temporaire d'un document 🔗

Vous souhaitez partager un ou plusieurs documents ? Votre portail est fait pour ça !

Le portail vous permet de partager un document de plusieurs façons avec diffĂ©rents niveaux de sĂ©curitĂ©. 

  • Partage via le portail et des accĂšs plus ou moins restreints via les thĂšmes
  • Partage d'un lien de tĂ©lĂ©chargement

La premiĂšre solution nĂ©cessite que la personne soit enregistrĂ©e sur la plateforme en tant qu'utilisateur du dossier client. 

Comment fonctionne le partage de document nominatif ? 

1. Création du thÚme "Partage"

Si vous avez dĂ©jĂ  créé un thĂšme "Partage" en lecture seule par le passĂ©, vous pouvez passer cette Ă©tape. 

Il est important que l'utilisateur que vous allez crĂ©er puisse disposer d'un accĂšs limitĂ© au.x document.x ou au.x rĂ©pertoire.s de votre choix. Pour cela, il va falloir crĂ©er (ou utiliser) un thĂšme dĂ©diĂ© et l'affecter Ă  la fois Ă  l'utilisateur et au document. 

Nous vous conseillons d'avoir deux thĂšmes "Partage - LS" ( LS : Lecture Seule) et "Partage - LE" (LE : Lecture Ecriture), afin d'avoir un thĂšme permettant uniquement la consultation et un autre permettant Ă  la fois la modification et la consultation de document. 

Pour crĂ©er un thĂšme en lecture seule, vous pouvez suivre cette procĂ©dure : La gestion des droits d'accĂšs âŒ ✅

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2. CrĂ©ation de l'utilisateur 

Cette Ă©tape est entiĂšrement dĂ©crite dans la section "Utilisateurs Espace Client" dans l'article : CrĂ©er, inviter et relancer vos utilisateurs đŸ“§

SĂ©lectionnez uniquement le thĂšme "Partage" pour cet utilisateur. Ne sĂ©lectionnez pas les autres. 

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Pensez Ă  bien activer la rĂ©vocation automatique de l'accĂšs. Ainsi, une fois la date et l'heure renseignĂ©e passĂ©e, l'utilisateur ne pourra plus accĂ©der Ă  ce dossier client et donc ne pourra plus accĂ©der au.x document.s. 

3. Affectation du thĂšme au document rĂ©pertoire 

Une fois le thĂšme et l'utilisateur créés, vous devez affecter ce thĂšme au.x document.s ou au.x rĂ©pertoire.s de votre choix. Si vous affectez un thĂšme directement au rĂ©pertoire, alors l'utilisateur verra tous les documents et sous rĂ©pertoires dedans. 

Ne retirez pas les autres thĂšmes Ă  vos rĂ©pertoires et documents. 

Comment fonctionne le partage de document par lien ?  

1. Importez le document que vous souhaitez partager 📂

Utilisez les mĂ©thodes habituelles pour dĂ©poser vos documents, vous pouvez vous rĂ©fĂ©rer Ă  l'article suivant : DĂ©pĂŽts de documents de l'entreprise

2. SĂ©lectionnez le document dans votre GED 📄

👉 Vous verrez apparaĂźtre des icĂŽnes dans la barre d'accĂšs rapide situĂ©e en haut.

3. Cliquez sur l'icîne "Partager" 🔗

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Dans la fenĂȘtre qui s'ouvre, choisissez jusqu'Ă  quelle date et quelle heure vous souhaitez partager ce document. Puis cliquez sur SUIVANT.

📋 S'ouvre alors l'Ă©tape suivante contenant le lien de partage. Vous pouvez copier ce lien pour le coller ensuite dans un mail, par exemple. Le bouton PARTAGER PAR MAIL dĂ©clenche l'ouverture de l'application mail configurĂ©e par dĂ©faut sur votre ordinateur.

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⚡ Votre destinataire reçoit le mail avec le lien qui lancera directement le tĂ©lĂ©chargement du document. Il n'accĂšde pas Ă  la GED. Ce lien reste, bien sĂ»r, valide uniquement pendant la durĂ©e que vous avez dĂ©terminĂ©e.

Il n'est pas possible de modifier un lien de partage ou de rallonger sa durĂ©e. Vous pouvez cependant crĂ©er un autre lien avec un dĂ©lai plus long. Il n'y a pas de limites aux nombres de liens de partage pour un mĂȘme document. 

💡 L'envoi d'un lien de partage Ă©vite d'ajouter le document dans votre email, et ainsi rĂ©duit le volume de stockage de votre boĂźte email. Chaque geste compte 🍃