Cet article vous présente comment Welyb vous permet de digitaliser votre gestion interne.
Ce module vous permet
-
- de standardiser vos processus internes tout en conservant une qualité de service
- de réduire la marge d'erreurs au niveau de vos tâches à réaliser
- de suivre les échéances des missions
Vous continuez à centraliser et clarifier la communication avec vos clients. 🚀
L'idée est de permettre à votre cabinet de savoir où en est le traitement des différentes échéances à travers les tâches à venir. Nous souhaitons centraliser sur un même outil collaboratif la réponse à l'ensemble de vos problèmes.
Principes généraux
💡 Pour comprendre cette gestion interne collaborative, vous devez avoir un principe essentiel en tête : l'interface n'est pas la même côté client et côté cabinet.
Côté cabinet, vous disposez d'un véritable outil pour créer un catalogue de prestations. Une fois créé vous avez la possibilité de les affecter à vos clients. Une mission peut être partagée avec votre client mais également être interne à votre cabinet pour un suivi clair avec vos collaborateurs.
Côté client, ce dernier accède au module de demande de prestations au travers de raccourcis qui se trouve dans l'accueil de Welyb. Il peut ainsi découvrir et sélectionner les prestations choisies au travers d'une liste organisée en catégories (créée au préalable par le cabinet).
Voici le schéma qui explique les différents mots de vocabulaire utilisés dans ce nouveau module.
Nous parlerons donc de missions qui contiennent des offres ou des prestations, d'offres qui contiennent des prestations et des prestations qui contiennent elles-mêmes un ensemble de tâches.
Un catalogue de prestation complet et ouvert
Nous rendons disponible un catalogue de prestation complet et ouvert afin de structurer vos prestations et de l'ouvrir aux prospects clients. Ce même catalogue est également ouvert à tous vos clients depuis leur portail Welyb. Il pourront ainsi souscrire à l'ensemble des services que vous proposer.
👉 La création et la gestion du catalogue de prestations et d'offres ✍️
Un outil de rédaction des lettres de mission
Vous avez la possibilité de paramétrer autant de modèles de LM que souhaités.
👉 La création de modèles de documents ✉️
De même, vous pouvez renseigner le contenu relatif à cette prestation dans la lettre de mission. En effet, chaque prestation a ses propres conditions contractuelles.
La lettre de mission est alors rédigée et stockée dans la GED. Elle peut même être signée depuis Welyb.
Un outil de gestion des tâches automatisées
Une fois chaque mission définie, vous retrouvez toutes les tâches relatives à chaque prestation directement dans l'outil de gestion des tâches.
L'ensemble des membres de votre cabinet retrouvent alors leurs tâches. Les tâches se sont créées automatiquement. Elles peuvent également être créées manuellement si nécessaire pour des cas particuliers.
Vous utilisez Beeye ? Cet outil de gestion des tâches est entièrement connecté à Beeye pour permettre au cabinet une gestion de planning plus poussée. Connectez Welyb et Beeye 🤝
Un outil de gestion des demandes d'informations
De même, les demandes d'informations relatives à chaque prestation sont transmises automatiquement aux clients à la bonne période.
Le client, de son côté, n'a plus qu'à répondre à chaque demande d'information directement depuis Welyb. Les documents déposés se stockent alors dans la GED.
Vous avez également la possibilité de transmettre des demandes d'informations "manuellement".