Si vous ou votre client ne voyez pas les répertoires d'un dossier client, et que seule la corbeille est visible, alors il est fort probable que cela soit lié aux thèmes. Voyons comment résoudre cela ⬇️
Sommaire
Pour un utilisateur Espace Pro :
1 — Tuto vidéo
2 — Le constat
3 — La vérification
4 — La résolution
Pour un utilisateur Espace Client :
1 — Le constat
2 — La vérification
3 — La résolution
Pour un utilisateur Espace Pro :
Le constat 👇
Le dossier est bien présent, mais l'arborescence est inexistante.
La vérification
Le collaborateur comme l'administrateur pourra vérifier qu'il s'agit bien de thèmes manquants au profil de l'utilisateur.
Pour cela, il faut vous rendre sur la roue crantée ⚙️ en haut à droite (à côté de vos initiales) puis dans le module "Équipe".
- Pour un utilisateur ayant le rôle de collaborateur : il est nécessaire de se rendre dans l'onglet "Affectations des thèmes" pour vérifier si les thèmes du dossier en question sont correctement activés dans son profil.
- Pour un utilisateur ayant le rôle d'administrateur : il est possible de faire la même vérification que l'utilisateur collaborateur. Il est également possible d'utiliser l'onglet "gestion des collaborateurs". Dans la liste des collaborateurs présents, chercher celui qui est concerné et cliquer sur l'œil au bout de sa ligne. Une fois le dossier concerné trouvé, vous verrez normalement qu'aucun thème n'est présent pour ce dossier.
La résolution
🚨 Seul un administrateur de l'Espace Pro a les droits de faire cette modification. Un collaborateur n'ayant pas ce niveau d'accès ne pourra pas effectuer cette action.
Pour corriger cela, il faut vous rendre sur la roue crantée ⚙️ puis dans le module "équipe". Vous avez alors deux méthodes possibles :
-
Via l'onglet "Gestion des collaborateurs"
- Dans la liste des collaborateurs présents, chercher celui qui est concerné et cliquer sur l'œil au bout de sa ligne.
- Une fois le dossier concerné trouvé, vous pouvez ainsi venir cocher les thèmes souhaités afin de les ajouter au collaborateur pour ce dossier
-
Via l'onglet "Affectation des thèmes "
Depuis cet onglet, il est possible, d'affecter les thèmes de différentes manières :
1- Depuis la ligne du collaborateur en lui affectant tous les thèmes
2 - Depuis la colonne des thèmes pour affecter un thème à tous les utilisateurs
3 - De façon unitaire, vous pouvez venir cocher pour chaque utilisateur un thème
Après avoir suivi ces étapes, le collaborateur peut actualiser sa page et constater qu'il peut désormais accéder à l'ensemble de l'arborescence du dossier.
Pour en savoir davantage sur les thèmes et leur gestion, ainsi que les différents rôles, rendez-vous vite sur ces articles :
- Comment fonctionne le module Equipe ?
- La gestion des droits d'accès via les thèmes côté Espace Pro
- Rôles des utilisateurs "Espace Pro"
Pour les utilisateurs disposant du rôle "Admin Welyb", il est également possible de le gérer depuis ce module. Pour plus de détails, vous pouvez consulter cet article Admin Welyb - Les membres d'équipe
Si malgré ces vérifications, vous ne parvenez toujours pas à accéder aux répertoires du dossier sur votre espace, n'hésitez pas alors à contacter le support.
Pour un utilisateur Espace Client :
Le constat :
Votre client peut se connecter sur son espace mais seule la corbeille est présente lorsqu'il clique sur le module "Documents". Il est également possible qu'il ne puisse pas déposer de documents dans les Dépôts rapides.
La vérification :
Côté Espace Pro, rendez-vous dans les paramètres du dossier, accessibles en cliquant sur le module Clients.
Puis cliquez sur le crayon à côté du nom du dossier concerné.
Une fois dans les paramètres, rendez-vous dans l'onglet "Utilisateurs" à droite, et cliquez sur le nom de l'utilisateur concerné. Vous constaterez que le champ "Thème.s accessible.s" est vide.
La résolution :
Cliquez sur le champ "Thème.s accessible.s" et sélectionnez les thèmes auxquels votre client doit avoir accès.
N'oubliez pas de sauvegarder !
Et voilà ! Votre client n'aura plus qu'à recharger la page pour que les modifications soient effectives de son côté.
💡 Sur l'application mobile, votre client devra se déconnecter puis se reconnecter manuellement pour mettre à jour ses droits.
⚠️ Si vous bénéficiez d'une synchronisation avec ISAGI, il est normal que les utilisateurs nouvellement crées n'aient pas de thèmes. Il faut leur attribuer les thèmes nécessaires en suivant la procédure ci-dessus. N'hésitez pas à consulter l'article sur les synchronisations pour plus d'informations : 📡 Paramétrage de la synchronisation ISAGI ↔ Welyb