Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Quickbooks Dépenses Express à Welyb.

Pourquoi connecter Quickbooks Dépenses Express à Welyb ?

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Quickbooks Dépenses Express vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Quickbooks Dépenses Express est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Quickbooks Dépenses Express sont envoyés automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion

1 - Procédure sur Quickbooks

 A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur Quickbooks et créez une adresse e-mail personnalisée

Afin de réaliser l'automatisation, nous utilisons la fonctionnalité de connecteurs mail de Quickbooks.

Dans ce cadre, vous devez ajouter au dossier de votre client un utilisateur nommé Bot Welyb. Cet utilisateur portera le mail suivant : quickbooks+nom-de-la-societe@welyb.com.

Il s'agit d'un robot que nous mettons à votre disposition pour assurer le transfert de documents.

Le mail de ce robot est du même type que le mail de collecte présent sur Welyb.

Ainsi, dans l'exemple suivant, le mail de collecte sur Welyb est compta+dupont-maconnerie@welyb.com, le mail de connexion à Quickbooks sera alors : quickbooks+dupont-maconnerie@welyb.com.

⚠️ Attention, cette procédure doit être réalisée au niveau de chaque entreprise que vous souhaitez connecter.

B - Sur Quickbooks, rendez vous sur Dépenses Express

C - Cliquez sur "Créez votre adresse e-mail personnalisée"

D - Une fenêtre s'ouvre, créez alors une adresse e-mail de collecte

Cette adresse doit reprendre la construction évoquée dans l'étape A.

Ainsi, si votre mail de collecte Welyb est nom-societe@welyb.com, l'adresse que vous créerez sur Quickbooks sera nom-societe@qbodocs.com

E - Ajoutez l'utilisateur Welybot en tant qu'expéditeur

Cliquez alors sur "Gérer les e-mails d'envoi"

F - Une fenêtre s'ouvre, cliquez sur Ajouter un e-mail d'envoi

G - Ajoutez un utilisateur standard

H - Donnez lui des droits limités aux Fournisseurs

I - Cochez Non pour l'accès aux feuilles de temps

J - Cochez Non partout au niveau des droits d'utilisateur

K - Invitez l'utilisateur Bot Welyb

Inscrivez le mail tel qu'indiquez au point  A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur Quickbooks

Un utilisateur va alors être créé. Son activation automatique peut prendre jusqu'à 24h afin de vérifier sa provenance.

L - Vérifiez que l'utilisateur ait bien été ajouté

Pour ce faire, il faut que le switch soit vert. Une fois cette étape réalisée, vous n'avez aucun paramétrage à faire pour l'entreprise sur Quickbooks 😃

2- Procédure de connexion sur Welyb

Une fois la connexion réalisée sur Quickbooks, vous devez en faire de même au niveau de Welyb.

1 - Assurez vous que Quickbooks Dépenses Express fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Quickbooks Dépenses Express et de Welyb. Si vous n'êtes pas déjà client de Quickbooks Dépenses Express, vous pouvez solliciter une démonstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Si vous êtes client, rapprochez-vous de votre conseiller Welyb qui se chargera de mettre Quickbooks Dépenses Express dans vos applications partenaires.

2 - Connectez Quickbooks Dépenses Express aux entreprises de votre choix

Dans vos applications partenaires, rendez vous au niveau deQuickbooks Dépenses Express et cliquez sur le crayon d'édition.

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures indiqué ici 👉  A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur Quickbooks.

Une fois l'adresse de collecte récupérée, autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée puis insérez l'adresse mail de Quickbooks Dépenses Express.

Pensez à bien sauvegarder la modification.

3 - Choisissez les dossiers connectés à Quickbooks Dépenses Express

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dansQuickbooks Dépenses Express.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switchQuickbooks Dépenses Express apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Quickbooks Dépenses Express n'automatisant que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

4 - Profitez d'un process 100% automatisé 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier, ou ses sous-dossiers, seront envoyés sur Quickbooks Dépenses Expresss puis saisis (l'automate tourne toutes les 15 minutes). La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil de gestion.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur Quickbooks Dépenses Express.