L'arrivée d'un nouveau client au cabinet est une excellente nouvelle ! Pourtant, cet évènement peut également être source de tâches répétitives et chronophages.

💡Avec cet article, nous vous expliquons comment utiliser notre fonctionnalité de Gestion Interne au mieux pour automatiser ces tâches.

Avant toute chose, assurez-vous d'avoir bien accès à l'onglet Prestations depuis les paramètres du cabinet. Si ce n'est pas le cas, merci de contacter notre équipe.

1 - Créez les prestations afférentes

Afin d'automatiser les tâches répétitives, vous allez créer des Prestations correspondants aux missions réalisées pour vos clients.

💡Ces prestations sont aussi bien des missions réalisées pour vos clients et facturées que des missions internes non facturées.

Ajoutez une catégorie de prestations

Nous vous recommandons de regrouper ces prestations dans une catégorie Administratif que vous aurez créé au préalable.

Créez une prestation par mission

Une prestation est une mission unique, segmentée en plusieurs sous-tâches et demandes d'informations.

Ainsi, pensez vos prestations comme un catalogue de missions. Une prestation doit former un bloc indissociable. Ces prestations seront ensuite associées à chaque client. Mieux vaut détailler votre maximum en ayant un grand nombre de prestations que de regroupe toutes vos missions dans une seule prestation. 

En effet, cette segmentation vous offrira beaucoup plus de flexibilité dans la construction de vos missions.

A noter que le Tarif et la Description ne sont pas des champs obligatoires.

Intégrez le type de livrable et la périodicité de la prestation

Dans la mesure les prestations en question ne sont utiles qu'à la souscription du client, la plupart auront une récurrence à "Jamais".

Segmentez chaque prestation en tâches et demandes d'information

Cette étape est décisive puisque ce sont ces tâches et demandes d'information qui seront créées automatiquement à l'affectation d'une prestation à un client.

Les tâches sont des missions internes. Elles vous permettent de créer des jalons dans la réalisation de la prestation. Vous pouvez leur créer des délais de réalisation ou non.

Les demandes d'informations sont transmises automatiquement au client (pour plus d'informations : La gestion des tâches et des demandes d'informations - Généralités).

Vous avez la possibilité de créer des dépendances entre chaque tâche et de demande d'information. Cela vous permet ainsi de séquencer votre intervention.

2 - Créez le dossier de votre client

Bien que la lettre de mission ne soit pas créée, nous vous recommandons de créer votre client sur Welyb dès maintenant.

En effet, cela simplifiera l'échange de documents et d'informations. De plus, cela est nécessaire dans le cadre de cette procédure.

Pour ce faire, suivi le processus habituel de création d'une entreprise.

3 - Affectez une prestation à une entreprise

Il s'agit de la dernière étape. La seule à réaliser client par client. 

Son objectif est d'assigner les prestations créée au client nouvellement arrivé. Pour ce faire, rendez vous dans l'onglet "Clients" puis dans l'onglet "Prestations".

Créez un projet

Vous allez alors créer un Projet, correspondant à l'entrée de votre client dans le cabinet.

Assignez alors une date de début, une date de fin et le nom d'un intervenant. Puis sauvegardez.

Affectez les prestations au projet

⚠ Attention, lorsque vous modulez la date de début et de fin de la prestation, assurez-vous que la date de fin de la prestation soit inférieure à la date de fin du projet. Assurez-vous également d'avoir mis un prix (même s'il est égale à 1€).

Enfin, sauvegardez ! 💾

4 - Vos tâches viennent se créer automatiquement dans votre suivi des tâches

Une fois que les prestations ont été créées, les tâches seront affectées automatiquement dans votre suivi des tâches.

De même, les demandes d'information sont transmises automatiquement au client ! 😃