L'utilisation des mails de collecte

Vous avez la possibilité d'utiliser des adresses mails qui serviront à collecter automatiquement différents documents. En transmettant ces adresses à vos fournisseurs, vous n'aurez plus à vous préoccuper chaque mois de récupérer vos factures et de les envoyer à votre expert-comptable. Voyons ensemble comment cela fonctionne. 

1. Mails de collecte Achats
2. Mails de collecte Ventes
3. Mails de collecte Social
4. Mails de collecte Banque
5. Mails de collecte A classer
6. Autres adresses de collecte

Mails de collecte Achats

Pour connaître l'adresse mail de collecte reliée à votre entreprise, rendez vous dans les paramètres en cliquant sur la roue crantée (en haut à droite).

👉 Le format générique de cette adresse est compta+nom-de-votre-entreprise@welyb.com 

Vous pouvez utiliser cette adresse de trois façons :

• A la réception d'une facture par mail, vous pouvez la faire suivre sur cette adresse.
• Vous pouvez la transmettre à vos fournisseurs afin que ces derniers y envoient leurs factures tous les mois.
• Si votre fournisseur possède une plateforme, vous pouvez y renseigner l'adresse afin que les factures y soient envoyées.

Ce mail est configuré pour les factures d'achats. Toutes les pièces envoyées en pièces jointes à cette adresse se retrouveront donc dans le dossier Achats, dans le mois en cours, de l'exercice en cours.

⚠ La date prise en compte pour le classement mensuel est la date de réception du mail. Par conséquent, si plusieurs factures sont rattachées à un même mail, elle seront toutes importées dans le même mois.

💡Cette automatisation se produit toutes les 5 minutes.

Mails de collecte Ventes

Vous avez également à disposition une adresse mail de collecte pour vos factures de ventes, elle est typiquement construite sur le format suivant : ventes+nom-de-votre-entreprise@welyb.fr

Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier Ventes de votre GED (exercice et mois en cours)

💡Cette automatisation se produit toutes les heures.

Mails de collecte Social

Vous disposez aussi d'une adresse mail de collecte pour les bulletins de salaire, elle est typiquement construite sur le format suivant : social+nom-de-votre-entreprise@welyb.com

Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier Social de votre GED.

💡Cette automatisation se produit toutes les heures.

Mails de collecte Banque

Vous disposez aussi d'une adresse mail de collecte pour tous les documents relatifs à la banque, elle est typiquement construite sur le format suivant : banque+nom-de-votre-entreprise@welyb.com

Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier Banque de votre GED.

💡Cette automatisation se produit tous les jours à 21h.

Mails de collecte A classer

Vous disposez aussi d'une adresse mail de collecte, elle est typiquement construite sur le format suivant : scan+nom-de-votre-entreprise@welyb.fr

Tous les documents envoyés sur cette adresse se retrouveront dans le dossier A classer de votre GED.

💡Cette automatisation se produit toutes les 5 minutes.

Autres adresses de collecte

Si vous souhaitez créer une adresse mail dédiée à un type de document, de démarche ou de produit, vous n'avez qu'à nous le communiquer et nous la mettrons à votre disposition.  

⚠ Si vous mettez en place un transfert automatique de mails vers l'une de ces adresses, merci de nous prévenir afin que le système puisse identifier correctement l'origine des mails.