Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant NeoExpert à Welyb.

Pourquoi connecter NeoExpert à Welyb ?

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que NeoExpert vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et NeoExpert est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur NeoExpert sont envoyés automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion

Pour bénéficier de l'interconnexion, vous devez être client de NeoExpert et de Welyb. Si vous n'êtes pas déjà client de NeoExpert, vous pouvez solliciter une démonstration directement auprès de Benjamin Herbaut, qui gère cette offre commerciale : b.herbaut@ingeneo.eu

1 - Génération du jeton dans NeoExpert

Vous devrez, en premier lieu, vous connecter à votre espace de gestion NeoExpert et y générer un jeton de service (ou token) dans les paramètres de votre compte.

Veuillez vous rapprocher du support NeoExpert si vous ne trouvez pas le token sur votre espace.

2 - Configuration de Welyb

Rendez vous ensuite sur Welyb, dans les paramètres, l'espace Applications, puis cliquez sur le + au bout de la ligne NeoExpert. Vous serez alors invité à entrer le jeton précédemment généré.

Une fois le jeton de service validé, l'application est ajouté au cabinet automatiquement. Vous pouvez ensuite l'activer pour les entreprises de votre choix.

3 - Activation de NeoExpert pour l'entreprise cliente

Il faut maintenant affecter à chaque dossier client sur Welyb la référence NeoExpert. Toujours dans le module Application, vous cliquez sur le stylo et vous verrez la liste de vos dossiers clients. Vous cliquez sur le dossier client, vous autorisez l'accès à l'application et dans la liste déroulante vous choisissez la référence NeoExpert de ce dossier. 

4 - Choisissez les dossiers connectés à NeoExpert

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil d'OCR, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans NeoExpert.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch NeoExpert apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

NeoExpert automatisant aussi bien les achats que les ventes, nous vous recommandons d'attribuer le switch aux dossiers Achats et Ventes du dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

5 - Profitez d'un process 100% automatisé 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et leurs sous-dossiers) seront envoyés directement sur NeoExpert puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur NeoExpert.