Lorsque vous commencez à utiliser Welyb, vous avez deux possibilités :

• Utiliser une GED existante présente dans notre catalogue de modèles de GED. Vous avez alors autant de modèles de GED que souhaités
• Nous demander de créer pour vous un modèle de GED personnalisé. Nous vous créons alors un modèle cabinet et deux modèles entreprise. Cela est une prestation supplémentaire validée auprès de notre service commercial.

Dans tous les cas, Welyb vous permet de bénéficier d'une GED polymorphe, c'est à dire une GED dont l'arborescence est complètement différente côté cabinet et côté entreprise. Le but est de permettre à chaque utilisateur de s'approprier au maximum l'outil Welyb en bénéficiant d'une arborescence qui lui est propre.

Concrètement, cela signifie que le cabinet va disposer d'un modèle d'arborescence unique qui va être appliquée à tous ses dossiers clients sur Welyb. Cette arborescence reprend le jargon du cabinet et permet une uniformisation des méthodes de travail.

En parallèle, le cabinet va pouvoir créer et paramétrer plusieurs modèles d'arborescence entreprise qui pourront être assignés aux entreprises clientes en fonction de leur typologie. Ainsi, le cabinet peut créer des modèles d'arborescences spécifiques à chaque type d'entreprise (BNC, BIC, SIC etc.). Cela n'impactera en rien le classement côté cabinet et permettra à chacun des clients du cabinet de disposer d'une arborescence spécifique à ses besoins.

Cet article vous explique comment créer les modèles de GED.

Déterminez les modèles souhaités

La création des modèles est réalisée par l'équipe technique de Welyb. A l'avenir, nous vous permettrons de créer ces modèles directement depuis l'interface de la plateforme.

Notre équipe va créer un modèle selon les indications que vous nous aurez communiquées. Pour ce faire, il vous suffit de renseigner les modèles souhaités selon ce tableau exemple (téléchargez le document afin de le modifier).

Envoyez-nous ensuite le tableau sur ce lien : formulaire de demande de création d'une GED.

Comment compléter le tableau de création d'un modèle ?

Onglet 1 : Arborescence cabinet

Il s'agit de l'arborescence que vous retrouverez côté cabinet. Afin de simplifier le travail de vos collaborateurs, nous vous recommandons de reproduire le modèle qui est actuellement utilisé au sein de votre cabinet.

Déterminez les différents niveaux

Les premières colonnes indiquent les différents niveaux de l'arborescence. L'exemple indique 4 niveaux mais vous êtes libre d'ajouter autant de niveaux que souhaités.

Déterminez les dossiers devant être segmentés mensuellement

Indiquez "Décomposition mensuelle" dans la description lorsque vous souhaitez que le dossier soit découpé en mois en fonction des dates de l'exercice.

Déterminez les sous-modèles de dossiers souhaités

Vous avez la possibilité de créer des sous-modèles de dossiers que vous allez répliquer autant que vous le souhaitez.  Cela vous permet de personnaliser les GED et de vous adapter aux typologies de chacun de vos clients.

Exemple 1 : vous pouvez créer un sous-modèle "Fournisseur" comportant des dossiers types (factures, bons de commandes etc.). Vous pourrez ainsi créer un dossier Fournisseur par fournisseur et en automatiser la création.

Exemple 2 : vous pouvez créer un sous-modèle "BNC" où vous ne retrouvez que des dossiers spécifiques aux BNC. Vous n'affecterez ainsi ces sous-modèles qu'aux entreprises BNC de votre portefeuille client.

Déterminez les dossiers accessibles par le client

Cochez les lignes des dossiers ayant vocation à être partagés avec votre client. Vous devez cocher les lignes de manière exhaustive.

Cela nous permet de connaitre les dossiers que vous souhaitez lier aux arborescences clients.

Onglets 2 et 3 : Arborescences clients

Vous pouvez créer deux arborescences client (chaque arborescence supplémentaire est facturée en supplément). Le but est de vous adapter aux besoins de chacun de vos clients.

Dans notre exemple, nous avons créé une arborescence "Complète" et une arborescence "Simplifiée".

Ces arborescences reprennent la même logique que votre arborescence cabinet. Évitez d'utiliser des termes issus du jargon du cabinet afin de permettre une bonne appropriation par votre client.

Déterminez les dossiers accessibles par le cabinet

De la même manière que certains de vos dossiers n'ont pas à être partagés avec votre client ; certains dossiers de votre client n'ont pas vocation à être partagés avec vous. 

Indiquez ainsi les dossiers auxquels vous ne souhaitez pas accéder.

Quand créer un modèle de GED cabinet ?

Vous devez déterminer votre modèle de GED dès la souscription à votre abonnement Welyb.

En effet, nous devons réaliser ce paramétrage avant que vous ayez créé des entreprises. Si des entreprises ont déjà été créées et que des documents ont été déposées, cela va complexifier considérablement notre travail de création de la GED puisque nous devrons assurer la migration d'une ancienne GED vers une nouvelle.

Ainsi, assurez-vous que le modèle créé est définitif.