Cet article vous présente comment Welyb vous simplifie la gestion interne du cabinet d'expertise-comptable et le suivi des demandes de points en suspens aux clients.

Principes généraux

Pour comprendre cette fonctionnalité, vous devez avoir un principe essentiel en tête : l'interface n'est pas la même côté client et côté cabinet.

Côté cabinet, vous disposez d'un véritable outil de suivi des tâches. Les tâches affichées sont affectées aux collaborateurs et ne sont pas visibles par les clients. Un exemple de tâche est "TVA 04/2019". A partir d'une tâche vous pouvez transmettre des demandes d'informations qui seront, elles, visibles par les clients.

Côté client, ce dernier retrouve la liste des demandes d'informations que vous lui avez transmises. Vous n'accédez pas à cette interface de votre côté.

Vous retrouvez cette fonctionnalité en cliquant sur l'onglet "Tâches" de votre espace Welyb.

Le suivi des tâches côté cabinet

Sur cet écran vous retrouvez plusieurs éléments :

• Un bouton en haut à droit pour créer une tâche (toujours affectée à vous ou à un collaborateur)
• Une synthèses des tâches en cours au sein du cabinet, avec chacune un statut (ici, nous voyons que la tâche "prévisionnel" du client "Alter Ce" est à faire, tandis que la tâche "TVA" du "Dupont Maçonnerie" est terminée)
• Un état d'avancement des demandes d'informations client. Par exemple, pour la tâche "prévisionnel" du client "Alter Ce", 8 demandes d'information ont été transmises, 7 sont encore A faire, 1 a été indiquée comme Terminée par le client
• La liste des demandes d'information par client (4 demandes d'information ont été transmises au client pour la tâche "TVA 04/2019" de "Alter Ce"). Ce sont ces demandes d'information que le client retrouve sur son espace.
• Un système de filtres et de recherche multicritères pour simplifier la visibilité des tâches

Pour l'instant, les tâches doivent être créées manuellement.

Le suivi des tâches côté client

 Votre client dispose d'une interface similaire à la votre à ceci près qu'il ne voit que les demandes d'informations que vous lui avez transmises.

Il peut également filtrer et rechercher les demandes d'informations.

Pour chaque demande, le client va pouvoir :

• Déposer un document (ce dernier va alors se classer automatiquement dans la GED)
• Insérer un commentaire
• Modifier le statut afin de vous en indiquer l'état de traitement