Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Chaintrust à Welyb.

Pourquoi connecter Chaintrust à Welyb ?

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Chaintrust vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Chaintrust est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Chaintrust sont envoyés automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion

1 - Assurez vous que Chaintrust fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier cette connexion, vous devez être client de Chaintrust et de Welyb. Si vous n'êtes pas déjà client de Chaintrust, vous pouvez solliciter une démonstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Si vous êtes client, rapprochez-vous de votre conseiller Welyb qui se chargera de mettre Chaintrust dans vos applications partenaires.

2 - Récupérez le mail de collecte de chacun de vos clients

Vous le retrouvez au niveau de l'onglet "Factures par mail". Copiez le mail.

3 - Activez l'adresse e-mail d'envoi de Welyb sur Chaintrust

Activez simplement l'adresse no-reply@welyb.fr comme indiqué dans cet article : https://www.chaintrust.io/utiliser-chaintrust-avec-un-service-de-capture-mail/

4 - Sur Welyb, connectez Chaintrust aux entreprises de votre choix

Dans vos applications partenaires, rendez vous au niveau de Chaintrust et cliquez sur le crayon d'édition.

Autorisez l'accès de l'application Chaintrust à l'entreprise souhaitée en insérant le mail que vous venez de récupérer sur Chaintrust.

Pensez à bien sauvegarder la modification.

5 - Choisissez les dossiers connectés à Chaintrust

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil d'OCR, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Chaintrust.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Chaintrust apparait alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Chaintrust automatisant aussi bien les achats que les ventes, nous vous recommandons d'attribuer le switch aux dossiers Achats et Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

6 - Profitez d'un process 100% automatisé 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Chaintrust puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur Chaintrust.