Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Receipt Bank à Welyb.

Pourquoi connecter Receipt Bank à Welyb ?

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Receipt Bank vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Receipt Bank est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Receipt Bank sont envoyés automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion

1 - Assurez vous que Receipt Bank fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Receipt Bank et de Welyb. Si vous n'êtes pas déjà client de Receipt Bank, vous pouvez solliciter une démonstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Si vous êtes client, rapprochez-vous de votre conseiller Welyb qui se chargera de mettre Receipt Bank dans vos applications partenaires.

2 - Connectez Receipt Bank aux entreprises de votre choix

Dans vos applications partenaires, rendez vous au niveau de Receipt Bank et cliquez sur le crayon d'édition.

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures mis à disposition par Receipt Bank. Vous retrouvez ce mail dans votre interface Receipt Bank (Paramètres du compte / Gérer Utilisateurs).

Une fois l'adresse de collecte récupérée, autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée puis insérez l'adresse mail Receipt Bank.

Pensez à bien sauvegarder la modification.

3 - Choisissez les dossiers connectés à Receipt Bank

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil d'OCR, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Receipt Bank.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Receipt Bank apparait alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Receipt Bank n'automatisant que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

4 - Profitez d'un process 100% automatisé 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Receipt Bank puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur Receipt Bank.