Connecter Welyb et Zeendoc 🤝

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Zeendoc à Welyb.

Procédure de connexion sur Zeendoc 

Procédure de connexion sur Welyb 

• Connecter le dossier Achats
• Connecter le dossier Ventes
• Connecter le dossier RH
• Connecter le dossier DP

Pourquoi connecter Zeendoc à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Zeendoc vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Zeendoc est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Zeendoc sont envoyés automatiquement sans aucune action de votre part.

 

Procédure de connexion sur Zeendoc 

1 - Créez les adresses mails de collecte 

 

Sur Zeendoc allez dans Administration puis Email de dépôt, pour chaque client vous devez créer une adresse par destination. 

• Achats : ac.nom_client@zeenmail.com
• Ventes : ve.nom_client@zeenmail.com
• RH : rh.nom_client@zeenmail.com
• Document Permanent : doc.nom_client@zeenmail.com

2 - Autorisez l'adresse d'envoi Welyb 

Sur Zeendoc allez dans Administration puis Utilisateurs, créez un utilisateur que vous pouvez nommer Dépôt Welyb avec l'adresse mail no-reply@welyb.fr

3 - Attribuez les droits au nouvel utilisateur

En cliquant sur le crayon d'édition de la ligne du nouvel utilisateur crée (Dépôt Welyb) vous devez autoriser le Dépôt de documents pour les dossiers Achats, Ventes, RH, DP. 

 

Procédure de connexion sur Welyb

1 - Assurez vous que Zeendoc fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Zeendoc et de Welyb. 

Si vous souhaitez ajouter Zeendoc à votre store, ajoutez l'application en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝

Il existe plusieurs applications Zeendoc sur le store de Welyb : 

• Zeendoc Accueil : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'être redirigé sur la plateforme Zeendoc
• Zeendoc Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de Zeendoc
• Zeendoc Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de Zeendoc
• Zeendoc RH : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Notes de Frais de Zeendoc
• Zeendoc DP : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Dossier Permanent de Zeendoc
  
  

 

Connecter le dossier Achats

1 - Connectez Zeendoc Achats aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez créé 

👉 Créez les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : ac.NOM_CLIENT@zeenmail.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️
2. Cliquez sur "Applications"
3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Zeendoc Achats ✏️
4. Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
5. Insérez l'adresse mail de collecte Zeendoc Achats 
6. Pensez à bien sauvegarder la modification

3 - Choisissez les dossiers connectés à Zeendoc Achats

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Zeendoc, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation), activer le switch Zeendoc Achats pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Zeendoc n'a vocation à automatiser que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

 

 

Connecter le dossier Ventes

1 - Connectez Zeendoc Ventes aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez créé 

👉 Créez les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : ve.NOM_CLIENT@zeenmail.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️
2. Cliquez sur "Applications"
3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Zeendoc Ventes ✏️
4. Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
5. Insérez l'adresse mail de collecte Zeendoc Ventes 
6. Pensez à bien sauvegarder la modification

3 - Choisissez les dossiers connectés à Zeendoc Ventes

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Zeendoc, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation), activer le switch Zeendoc Ventes pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Zeendoc n'a vocation à automatiser que les Ventes, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

 

 

Connecter le dossier RH

1 - Connectez Zeendoc RH aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez créé 

👉 Créez les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : rh.NOM_CLIENT@zeenmail.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️
2. Cliquez sur "Applications"
3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Zeendoc RH ✏️
4. Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
5. Insérez l'adresse mail de collecte Zeendoc RH 
6. Pensez à bien sauvegarder la modification

3 - Choisissez les dossiers connectés à Zeendoc RH

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Zeendoc, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation), activer le switch Zeendoc RH pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Zeendoc n'a vocation à automatiser que le social, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Social du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

 

 

Connecter le dossier DP

1 - Connectez Zeendoc DP aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez créé 

👉 Créez les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : doc.NOM_CLIENT@zeenmail.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️
2. Cliquez sur "Applications"
3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Zeendoc DP ✏️
4. Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
5. Insérez l'adresse mail de collecte Zeendoc DP 
6. Pensez à bien sauvegarder la modification

3 - Choisissez les dossiers connectés à Zeendoc DP

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Zeendoc, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation), activer le switch Zeendoc DP pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Zeendoc n'a vocation à automatiser que les documents permanents. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

 

Profitez d'un process 100% automatisé 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Zeendoc puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers la GED de Zeendoc.

L'automate tourne toutes les 5 minutes.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans les dossiers avant l'activation ne seront pas envoyés sur Zeendoc.