Connecter Welyb et Zeendoc đŸ€

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Zeendoc Ă  Welyb.

ProcĂ©dure de connexion sur Zeendoc 

ProcĂ©dure de connexion sur Welyb 

Pourquoi connecter Zeendoc à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Zeendoc vous bénéficiez des avantages suivants :

  • Une automatisation de toute votre production comptable
  • Une interface unique d'Ă©change avec vos clients et Ă  vos couleurs
  • Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance Ă  faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Zeendoc est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă  ĂȘtre saisis sur Zeendoc sont envoyĂ©s automatiquement sans aucune action de votre part.

 

ProcĂ©dure de connexion sur Zeendoc 

1 - CrĂ©ez les adresses mails de collecte 

 

Sur Zeendoc allez dans Administration puis Email de dĂ©pĂŽt, pour chaque client vous devez crĂ©er une adresse par destination. 

  • Achats : ac.nom_client@zeenmail.com
  • Ventes : ve.nom_client@zeenmail.com
  • RH : rh.nom_client@zeenmail.com
  • Document Permanent : doc.nom_client@zeenmail.com

connexion zeendoc

2 - Autorisez l'adresse d'envoi Welyb 

Sur Zeendoc allez dans Administration puis Utilisateurs, créez un utilisateur que vous pouvez nommé DépÎt Welyb avec l'adresse mail no-reply@welyb.fr

3 - Attribuez les droits au nouvel utilisateur

En cliquant sur le crayon d'Ă©dition de la ligne du nouvel utilisateur crĂ©e (DĂ©pĂŽt Welyb) vous devez autoriser le DĂ©pĂŽt de documents pour les dossiers Achats, Ventes, RH, DP. 

 

Procédure de connexion sur Welyb

1 - Assurez vous que Zeendoc fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bĂ©nĂ©ficier de cette connexion, vous devez ĂȘtre client de Zeendoc et de Welyb. 

Si vous ĂȘtes client, rapprochez-vous de l'Ă©quipe support de Welyb qui se chargera de mettre Zeendoc dans vos applications partenaires.

Il existe plusieurs applications Zeendoc sur le store de Welyb : 

  • Zeendoc Accueil : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'ĂȘtre redirigĂ© sur la plateforme Zeendoc
  • Zeendoc Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de Zeendoc
  • Zeendoc Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de Zeendoc
  • Zeendoc RH : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Notes de Frais de Zeendoc
  • Zeendoc DP : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Notes de Frais de Zeendoc

 

Connecter le dossier Achats

1 - Connectez Zeendoc Achats aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez crĂ©Ă© 

👉 CrĂ©ez les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : ac.NOM_CLIENT@zeenmail.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Zeendoc Achats ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. InsĂ©rez l'adresse mail de collecte Zeendoc Achats 
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

connecter dossier achats

3 - Choisissez les dossiers connectés à Zeendoc Achats

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Zeendoc, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Zeendoc Achats apparait alors sur le volet de description de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation précédente).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Zeendoc n'a vocation à automatiser que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Zeendoc achats

 

 

Connecter le dossier Ventes

1 - Connectez Zeendoc Ventes aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez crĂ©Ă© 

👉 CrĂ©ez les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : ve.NOM_CLIENT@zeenmail.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Zeendoc Ventes ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. InsĂ©rez l'adresse mail de collecte Zeendoc Ventes 
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

Zeendoc ventes

3 - Choisissez les dossiers connectés à Zeendoc Ventes

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Zeendoc, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Zeendoc Ventes apparait alors sur le volet de description de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation précédente).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Zeendoc n'a vocation à automatiser que les Ventes, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

dossiers ventes

 

 

Connecter le dossier RH

1 - Connectez Zeendoc RH aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez crĂ©Ă© 

👉 CrĂ©ez les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : rh.NOM_CLIENT@zeenmail.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Zeendoc RH ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. InsĂ©rez l'adresse mail de collecte Zeendoc RH 
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

Zeendoc RH

3 - Choisissez les dossiers connectés à Zeendoc RH

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Zeendoc, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Zeendoc RH apparait alors sur le volet de description de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation précédente).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Zeendoc n'a vocation à automatiser que le social, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Social du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

dossiers RH

 

 

Connecter le dossier DP

1 - Connectez Zeendoc DP aux entreprises de votre choix

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures que vous avez crĂ©Ă© 

👉 CrĂ©ez les adresses mails de collecte 

Le format de l'adresse de collecte : doc.NOM_CLIENT@zeenmail.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Zeendoc DP ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. InsĂ©rez l'adresse mail de collecte Zeendoc DP 
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

Zeendoc DP

3 - Choisissez les dossiers connectés à Zeendoc DP

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Zeendoc, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Zeendoc DP apparait alors sur le volet de description de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation précédente).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Zeendoc n'a vocation à automatiser que les documents permanents. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

dossiers DP

 

Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Zeendoc puis saisis. La modalité de dépÎt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers la GED de Zeendoc.

L'automate tourne toutes les 5 minutes.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans les dossiers avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur Zeendoc.