Connecter Welyb et Quickbooks DĂ©penses Express đŸ€

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Quickbooks DĂ©penses Express Ă  Welyb.

Pourquoi connecter Quickbooks DĂ©penses Express Ă  Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Quickbooks Dépenses Express vous bénéficiez des avantages suivants :

  • Une automatisation de toute votre production comptable
  • Une interface unique d'Ă©change avec vos clients et Ă  vos couleurs
  • Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance Ă  faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Quickbooks DĂ©penses Express est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă  ĂȘtre saisis sur Quickbooks DĂ©penses Express sont envoyĂ©s automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.

Procédures de connexion

1 - Procédure sur Quickbooks

A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur Quickbooks et créez une adresse e-mail personnalisée

Afin de réaliser l'automatisation, nous utilisons la fonctionnalité de connecteurs mail de Quickbooks.

Dans ce cadre, vous devez ajouter au dossier de votre client un utilisateur nommé Bot Welyb. Cet utilisateur portera le mail suivant : quickbooks+nom-de-la-societe@welyb.com.

Il s'agit d'un robot que nous mettons Ă  votre disposition pour assurer le transfert de documents.

Le mail de ce robot est du mĂȘme type que le mail de collecte prĂ©sent sur Welyb.

Ainsi, dans l'exemple suivant, le mail de collecte sur Welyb est compta+dupont-maconnerie@welyb.com, le mail de connexion Ă  Quickbooks sera alors : quickbooks+dupont-maconnerie@welyb.com.

⚠ Attention, cette procĂ©dure doit ĂȘtre rĂ©alisĂ©e au niveau de chaque entreprise que vous souhaitez connecter.

 

B - Sur Quickbooks, rendez vous sur DĂ©penses Express

DĂ©penses Express

 

C - Cliquez sur "Créez votre adresse e-mail personnalisée"

création e-mail personnalisé

 

D - Une fenĂȘtre s'ouvre, crĂ©ez alors une adresse e-mail de collecte

Cette adresse doit reprendre la construction évoquée dans l'étape A.

Ainsi, si votre mail de collecte Welyb est nom-societe@welyb.com, l'adresse que vous créerez sur Quickbooks sera nom-societe@qbodocs.com

e-mail collecte

E - Ajoutez l'utilisateur Welybot en tant qu'expéditeur

Cliquez alors sur "GĂ©rer les e-mails d'envoi"

utilisateur welybot

 

F - Une fenĂȘtre s'ouvre, cliquez sur Ajouter un e-mail d'envoi

e-mail d'envoi

 

G - Ajoutez un utilisateur standard

utilisateur standard

H - Donnez lui des droits limités aux Fournisseurs

 droits limitĂ©s fournisseurs

 

I - Cochez Non pour l'accĂšs aux feuilles de temps

feuilles de temps

 

J - Cochez Non partout au niveau des droits d'utilisateur

droits utilisateurs

 

K - Invitez l'utilisateur Bot Welyb

Inscrivez le mail tel qu'indiquez au point  A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur Quickbooks

mail bot 

Un utilisateur va alors ĂȘtre crĂ©Ă©. Son activation automatique peut prendre jusqu'Ă  24h afin de vĂ©rifier sa provenance.

 

L - Vérifiez que l'utilisateur ait bien été ajouté

gestion adresses envoi

Pour ce faire, il faut que le switch soit vert. Une fois cette Ă©tape rĂ©alisĂ©e, vous n'avez aucun paramĂ©trage Ă  faire pour l'entreprise sur Quickbooks 😃

2- Procédure de connexion sur Welyb

Une fois la connexion rĂ©alisĂ©e sur Quickbooks, vous devez en faire de mĂȘme au niveau de Welyb.

1 - Assurez vous que Quickbooks DĂ©penses Express fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bĂ©nĂ©ficier de cette connexion, vous devez ĂȘtre client de Quickbooks DĂ©penses Express et de Welyb. Si vous n'ĂȘtes pas dĂ©jĂ  client de Quickbooks DĂ©penses Express, vous pouvez solliciter une dĂ©monstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Si vous ĂȘtes client, rapprochez-vous de votre conseiller Welyb qui se chargera de mettre Quickbooks DĂ©penses Express dans vos applications partenaires.

2 - Connectez Quickbooks DĂ©penses Express aux entreprises de votre choix

Dans vos applications partenaires, rendez vous au niveau deQuickbooks DĂ©penses Express et cliquez sur le crayon d'Ă©dition.

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures indiquĂ© ici 👉  A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur Quickbooks.

Une fois l'adresse de collecte récupérée, autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée puis insérez l'adresse mail de Quickbooks Dépenses Express.

Pensez Ă  bien sauvegarder la modification.

connexion quickbooks

3 - Choisissez les dossiers connectés à Quickbooks Dépenses Express

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dansQuickbooks Dépenses Express.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switchQuickbooks Dépenses Express apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Quickbooks Dépenses Express n'automatisant que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

dossiers connectés quickbooks

Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement surQuickbooks Dépenses Expresss puis saisis. La modalité de dépÎt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil de gestion.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠Attention : La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s surQuickbooks DĂ©penses Express.