Cet article vous explique comment envoyer automatiquement les documents collectés par Welyb vers la QuadraBox.
Pourquoi connecter la QuadraBox à Welyb ? 🧐
Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.
Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En y connectant un outil de production et d'automatisation comme QuadraBox vous bénéficiez des avantages suivants :
- Une automatisation de toute votre production comptable
- Une interface unique d'échange avec vos clients à vos couleurs
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Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges
La connexion entre Welyb et QuadraBox est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur QuadraBox sont envoyés automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.
Procédure de connexion sur QuadraBox
1) Récupérez l'adresse mail de collecte de votre dossier client
Dans le menu Paramétrage ⚙️, la fenêtre Mail To Box, récupérez l'adresse mail de collecte. Celle-ci est propre à chaque client.
Voici un exemple d'adresse mail : 12345678@mail2box.cegid.com
2) Configurez un expéditeur supplémentaire
Dans la fenêtre en dessous de Mail To Box, vous avez l'option Ajout un expéditeur supplémentaire.
Ajoutez l'adresse no-reply@welyb.fr, les documents déposés sur Welyb seront envoyés à QuadraBox via cette adresse email. Sans ce paramétrage les documents n'arriveront pas sur QuadraBox.
Procédure de connexion sur Welyb
Une fois la connexion réalisée sur QuadraBox, vous devez en faire de même au niveau de Welyb.
1 - Assurez vous que QuadraBox fasse partie de vos applications partenaires
Si vous souhaitez ajouter QuadraBox à votre store, vous pouvez directement cliquer sur ce lien :
2 - Connectez QuadraBox aux entreprises de votre choix
- Cliquez sur la roue crantée ⚙️
- Cliquez sur "Applications"
- Cliquez sur le stylo sur la ligne QuadraBox ✏️
- Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
- Insérez l'adresse mail de collecte récupéré précédemment
(ex: 12345678@mail2box.cegid.com) - Pensez à bien sauvegarder la modification
3 - Choisissez les répertoires connectés à QuadraBox
Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Quadrabox.
Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.
Une section "Automatisations" apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation), activer le switch QuadraBox pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.
Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.
Dans un premier temps, Mail To Box réceptionne toutes les pièces dans les achats. Ensuite, Mail To Box procède à un tri entre les achats et les ventes. Les pièces concernant les ventes sont classées quelques minutes après.
Vous pouvez ainsi attribuer le switch au dossier Achats et Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.
Profitez d'un process 100% automatisé 😎
A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur QuadraBox. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers QuadraBox.
L'automate tourne dès que le document est déposé.
Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.
⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans les dossiers avant l'activation ne seront pas envoyés sur QuadraBox.
🚨 Les formats de fichier acceptés comme pièce-joint par Mail To Box sont les formats "images" PDF, TIFF, JPEG, PNG.
Les documents de plus de 10Mo ne sont pas acceptés sur la Quadrabox.