Connecter Welyb et Pennylane 🤝

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Pennylane à Welyb.

Procédure de connexion

Connecter le dossier Achats

Connecter le dossier Ventes

Pourquoi connecter Pennylane à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Pennylane vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Pennylane est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Pennylane sont envoyés automatiquement sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion

Assurez vous que Pennylane fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Pennylane et de Welyb. Si vous n'êtes pas déjà client de Pennylane, vous pouvez demander une démonstration en prenant un rendez-vous : Demander une démo Pennylane

Si vous êtes client, ajoutez l'application depuis le store en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝

Il existe plusieurs applications Pennylane sur le store de Welyb : 

• Pennylane : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'être redirigé sur la plateforme Pennylane
• Pennylane Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de Pennylane
• Pennylane Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de Pennylane
  
  

Si vous souhaitez également connecter le dossier Ventes, assurez-vous d'avoir Pennylane Ventes dans vos applications partenaires.

Connecter le dossier Achats

Pennylane met à disposition un mail de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Achats.

Vous retrouvez ce mail dans votre interface Pennylane, dans les Paramètres puis Transmission factures.

Le format de cette adresse mail de collecte est : nomdelasociete@suppliers.pennylane.tech 

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️
2. Cliquez sur "Applications"
3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Pennylane Achats✏️
4. Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
5. Insérez l'adresse mail de collecte Pennylane Achats
6. Pensez à bien sauvegarder la modification

Maintenant que l'entreprise est connectée, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Pennylane au niveau des fournisseurs.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Pennylane Achats apparait au niveau du volet de description à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Connecter le dossier Ventes

Pennylane met à disposition un mail de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Ventes.

Vous retrouvez ce mail dans votre interface Pennylane, dans les Paramètres puis Transmission factures.

Le format de cette adresse mail de collecte est : nomdelasociete@customers.pennylane.tech 

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez-vous sur la plateforme Welyb :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️
2. Cliquez sur "Applications"
3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Pennylane Ventes✏️
4. Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
5. Insérez l'adresse mail de collecte Pennylane Ventes
6. Pensez à bien sauvegarder la modification

Maintenant que l'entreprise est connectée, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Pennylane au niveau des clients.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Pennylane Ventes apparait au niveau du volet de description à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Profitez d'un process 100% automatisé 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Pennylane.

Cette automatisation se fait instantanément. 

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur Pennylane.