Connecter Welyb et Odoo 🤝

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Odoo à Welyb.

Modalités de connexion

1 - Connexion Achats

2 - Connexion Ventes

3 - Connexion Autres Documents

Pourquoi connecter Odoo à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Odoo vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Odoo est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Odoo sont envoyés automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part. 

Procédure de connexion

A - Achats

1 - Assurez vous que Odoo (Achats) fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Odoo et de Welyb. 

Si vous êtes client, ajoutez l'application depuis le store en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝

Odoo (Achats) permet l'automatisation des documents classés dans Achats.

2 - Connectez Odoo (Achats) aux entreprises de votre choix

Dans vos applications partenaires, rendez vous au niveau de Odoo et cliquez sur le crayon d'édition.

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures mis à disposition par Odoo. Vous retrouvez ce mail dans votre interface Odoo.

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez-vous dans les paramètres ⚙️, puis applications, sélectionnez Odoo (Achats). 
Puis, autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée et insérez l'adresse mail Odoo Achats.

Pensez à bien sauvegarder la modification.

3 - Choisissez les dossiers connectés à Odoo (Achats)

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil de gestion, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Odoo (Achats).

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Odoo (Achats) apparait alors sur le volet de description de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation précédente).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Lorsque vous utilisez l'adresse mail Achats, veuillez n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. 

B - Ventes

1 - Assurez vous que Odoo (Ventes) fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Odoo et de Welyb. 

Si vous êtes client, rapprochez-vous de l'équipe support de Welyb qui se chargera de mettre Odoo dans vos applications partenaires.

Odoo (Ventes) permet l'automatisation des documents classés dans Ventes.

2 - Connectez Odoo (Ventes) aux entreprises de votre choix

C - Autres Documents 

1 - Assurez vous que Odoo (Autres Documents) fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Odoo et de Welyb. 

Si vous êtes client, rapprochez-vous de l'équipe support de Welyb qui se chargera de mettre Odoo dans vos applications partenaires.

Odoo (Autres documents) permet l'automatisation des documents que vous souhaitez voir dans la GED Documents de Odoo.

2 - Connectez Odoo (Autres Documents) aux entreprises de votre choix

Grâce à Odoo vous pouvez également paramétrer des mails de collecte dans la GED, application DOCUMENTS via les boutons de partage.

Vous pouvez paramétrer l'adresse : documents@mycompany.odooo.com

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez-vous dans les paramètres ⚙️, puis applications, sélectionnez Odoo (Autres documents). 
Puis, autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée et insérez l'adresse mail Odoo (Autres documents).

Pensez à bien sauvegarder la modification.

3 - Choisissez les dossiers connectés à Odoo

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil de gestion, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Odoo (Autres documents).

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Odoo apparait alors sur le volet de description de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation précédente).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Lorsque vous utilisez l'adresse mail Documents, veuillez n'attribuer le switch qu'au dossier qui correspond à vos autres documents que vous souhaitez envoyer sur Odoo.

Profitez d'un process 100% automatisé 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Odoo puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil de gestion.

L'automate tourne toutes les 15 minutes.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur Odoo.