Connecter Welyb et Odoo 🤝

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Odoo à Welyb.

Modalités de connexion

1 - Connexion Achats

2 - Connexion Ventes

3 - Connexion Autres Documents

Pourquoi connecter Odoo à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures, mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Odoo, vous bénéficiez des avantages suivants :

Une automatisation de toute votre production comptable
Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Odoo est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Odoo sont envoyés automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion

Assurez-vous que Odoo fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Odoo et de Welyb. Si vous êtes client, ajoutez l'application depuis le store en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝

Il existe plusieurs applications Odoo sur le store de Welyb :

Odoo : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'être redirigé sur la plateforme Pennylane
Automatiser Odoo Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de Odoo
Automatiser Odoo Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de Odoo
Automatiser Odoo Autres documents: Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte "Autres" de Odoo

Récupérez vos emails de collecte sur Odoo

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures mis à disposition par Odoo. Vous retrouvez ce mail dans votre interface Odoo.

Vous pourrez trouver les adresses mail Achats et Ventes au niveau de la configuration d'un journal dans le module comptabilité :

Le format de ces adresses mail est le suivant : achats@mycompany.odoo.com et ventes@mycompany.odoo.com.

Grâce à Odoo, vous pouvez également paramétrer des mails de collecte dans la GED, via l'application DOCUMENTS sur les boutons de partage.

Vous pouvez paramétrer l'adresse : documents@mycompany.odooo.com

paramétrage mails collecte

partage domaine

Retournez ensuite sur votre portail Welyb.

Sur Welyb, choisissez le répertoire à connecter et sélectionnez les dossiers clients

Pour découvrir comment choisir le répertoire à connecter pour chaque application Odoo, et comment l'affecter aux bons dossiers clients, il vous suffit de suivre ce tutoriel.

Profitez d'un process 100% automatisé 😎

À partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Odoo puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil de gestion.

L'automate tourne toutes les 15 minutes.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur Odoo.