Connecter Welyb et Numen đŸ€

Cet article vous explique comment envoyer automatiquement les documents collectĂ©s par Welyb vers Numen.

Pourquoi connecter Numen à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En y connectant un outil de production et d'automatisation comme Numen vous bénéficiez des avantages suivants :

  • Une automatisation de toute votre production comptable
  • Une interface unique d'Ă©change avec vos clients et Ă  vos couleurs
  • Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance Ă  faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Numen est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă  ĂȘtre saisis sur Numen sont envoyĂ©s automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion sur Numen

Nous avons besoin des références dossiers Numen pour faire la liaison Numen / Welyb.

Il faut donc rĂ©cupĂ©rer le code dossier de Numen pour chacun de vos clients et ainsi crĂ©er l'adresse suivante : numen+codedossier@welyb.com qu'il faudra renseigner sur Welyb Ă  l'Ă©tape suivante. 

VĂ©rifier que vous avez accĂšs aux applications du store Welyb

Il existe plusieurs applications Numen sur le store de Welyb : 

  • Numen : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'ĂȘtre redirigĂ© sur la plateforme Numen. 
  • Numen Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le dossier de rĂ©ception Factures de Numen

Connectez les dossiers clients Welyb

Connectez les entreprises de votre choix

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Numen Achats ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. Insérez l'adresse mail de collecte Numen Achats (numen+codedossier@welyb.com)
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

Choisissez les dossiers connectés à Numen Achats

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Numen, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation), activer le switch Numen Achats pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Numen Achats n'a vocation à automatiser que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Numen. La modalité de dépÎt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers Numen.

L'automate tourne toutes les heures.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans les dossiers avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur Numen. 

🚹 Taille limite pour les documents reçus sur Numen : 10MB