Connecter Welyb et Numen 🤝

Cet article vous explique comment envoyer automatiquement les documents collectés par Welyb vers Numen.

Pourquoi connecter Numen à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En y connectant un outil de production et d'automatisation comme Numen vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Numen est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Numen sont envoyés automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion sur Numen

Nous avons besoin des références dossiers Numen pour faire la liaison Numen / Welyb.

Il faut donc récupérer le code dossier de Numen pour chacun de vos clients et ainsi créer l'adresse suivante : numen+codedossier@welyb.com qu'il faudra renseigner sur Welyb à l'étape suivante. 

Vérifier que vous avez accès aux applications du store Welyb

Il existe plusieurs applications Numen sur le store de Welyb : 

• Numen : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'être redirigé sur la plateforme Numen. 
• Numen Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le dossier de réception Factures de Numen

Connectez les dossiers clients Welyb

Connectez les entreprises de votre choix

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️
2. Cliquez sur "Applications"
3. Cliquez sur le stylo sur la ligne Numen Achats ✏️
4. Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
5. Insérez l'adresse mail de collecte Numen Achats (numen+codedossier@welyb.com)
6. Pensez à bien sauvegarder la modification

Choisissez les dossiers connectés à Numen Achats

Maintenant que l'entreprise est connectée à la GED de Numen, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser automatiquement.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Une section "Automatisations" apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation), activer le switch Numen Achats pour automatiser l'envoi des documents déposés dans ce dossier.

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec Numen Achats n'a vocation à automatiser que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Profitez d'un process 100% automatisé 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Numen. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers Numen.

L'automate tourne toutes les heures.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans les dossiers avant l'activation ne seront pas envoyés sur Numen. 

🚨 Taille limite pour les documents reçus sur Numen : 10MB