Connecter Welyb et MyUnisoft đŸ€

Cet article vous explique comment envoyer automatiquement les documents collectés par Welyb vers MyUnisoft.

Procédure de connexion sur MyUnisoft

Procédure de connexion sur Welyb

Pourquoi connecter MyUnisoft à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En y connectant un outil de production et d'automatisation comme MyUnisoft vous bénéficiez des avantages suivants :

  • Une automatisation de toute votre production comptable
  • Une interface unique d'Ă©change avec vos clients et Ă  vos couleurs
  • Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance Ă  faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et MyUnisoft est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă  ĂȘtre saisis sur MyUnisoft sont envoyĂ©s automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion sur MyUnisoft

1 - Procédure sur MyUnisoft pour tous les dossiers

A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur MyUnisoft

Afin de réaliser l'automatisation, nous utilisons la fonctionnalité de connecteurs mail de MyUnisoft.

Dans ce cadre, vous devez ajouter un collaborateur fantÎme à votre cabinet. Ce collaborateur sera nommé Welyb Bot et portera le mail suivant : myunisoft+nomducabinet@welyb.fr.

Exemple : Si votre cabinet s'appelle AEC Conseil, l'adresse du bot sera myunisoft+aecconseil@welyb.fr

Choisissez le nom de votre choix pour votre cabinet. Assurez-vous simplement qu'il ne comporte ni espace ni caractÚres spéciaux.

Il s'agit d'un robot que nous mettons Ă  votre disposition pour assurer le transfert de documents.

utilisateur myunisoft

Un message risque d'apparaitre. Cliquez alors sur Ignorer.

message

 

B - Paramétrez les droits de l'utilisateur

droits utilisateurs myunisoft

Un utilisateur va alors ĂȘtre crĂ©Ă©.

⚠ Assurez vous que le bot ait accĂšs Ă  tous les dossiers. Pour ce faire, vous pouvez lui ouvrir un accĂšs Cabinet / Collaborateur comptable et, au niveau du portefeuille lui ouvrir un accĂšs Ă  toutes les entreprises.

Une fois cette étape réalisée, vous allez pouvoir exploiter cette adresse pour connecter vos entreprises sur Welyb.

2 - Récupérer les information utiles

Afin de construire l'adresse mail de collecte que vous allez intégrer dans Welyb, il est nécessaire que vous disposiez :

  • De l'ID de schĂ©ma de votre cabinet. Vous le retrouvez ici : https://app.myunisoft.fr/tab/collab/dynamicsLinks
  • De l'ID de l'entreprise que vous souhaitez connecter. Vous le retrouvez dans l'URL lorsque vous ĂȘtes sur l'entreprise en question sur MyUnisoft

Ces informations vont vous permettre de créer un modÚle de mail de collecte pour chacun de vos clients.

Procédure de connexion sur Welyb

Une fois la connexion rĂ©alisĂ©e sur MyUnisoft, vous devez en faire de mĂȘme au niveau de Welyb.

Assurez vous que MyUnisoft fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bĂ©nĂ©ficier de cette connexion, vous devez ĂȘtre client de MyUnisoft et de Welyb. Si vous n'ĂȘtes pas dĂ©jĂ  client de MyUnisoft, vous pouvez solliciter une dĂ©monstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Si vous ĂȘtes client, rapprochez-vous de l'Ă©quipe Support Welyb qui se chargera de mettre MyUnisoft dans vos applications partenaires.

Il existe plusieurs applications MyUnisoft sur le store de Welyb : 

  • MyUnisoft Accueil : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'ĂȘtre redirigĂ© sur la plateforme MyUnisoft
  • MyUnisoft Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de MyUnisoft
  • MyUnisoft Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de MyUnisoft
  • MyUnisoft Notes de frais : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Notes de Frais de MyUnisoft

Connecter le dossier Achats

1 - Connectez MyUnisoft Achats aux entreprises de votre choix

MyUnisoft met à disposition un mail de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Achats.

La connexion se fait par le biais du mail de collecte de MyUnisoft.

Voici ce que vous allez renseigner dans Welyb : 

myunisoft+nomducabinet+IDschema-IDentreprise-ACH@welyb.fr

⚠ Pour nomducabinet, vous devez reprendre exactement les informations renseignĂ©es ici 👉 A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur MyUnisoft

Cette adresse s'applique uniquement pour les factures d'achat.

Exemple : Si votre numéro de schéma est 67, que l'entreprise que vous souhaitez connecter porte le numéro 45 et que votre cabinet s'appelle aecconseil, l'adresse à renseigner sera myunisoft+aecconseil+67-45-ACH@welyb.fr

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne MyUnisoft Achats✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. Insérez l'adresse mail de collecte MyUnisoft Achats
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

dossier achat myunisoft

2 - Choisissez les dossiers connectés à MyUnisoft Achats

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans MyUnisoft.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch MyUnisoft apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec MyUnisoft n'a vocation à automatiser que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

dossier connectés my unisoft

Connecter le dossier Ventes

1 - Connectez MyUnisoft Ventes aux entreprises de votre choix

MyUnisoft met à disposition un mail de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Achats.

La connexion se fait par le biais du mail de collecte de MyUnisoft Ventes.

Voici ce que vous allez renseigner dans Welyb : 

myunisoft+nomducabinet+IDschema-IDentreprise-VTE@welyb.fr

⚠ Pour nomducabinet, vous devez reprendre exactement les informations renseignĂ©es ici 👉 A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur MyUnisoft

Cette adresse s'applique uniquement pour les factures de ventes.

Exemple : Si votre numéro de schéma est 67, que l'entreprise que vous souhaitez connecter porte le numéro 45 et que votre cabinet s'appelle aecconseil, l'adresse à renseigner sera myunisoft+aecconseil+67-45-VTE@welyb.fr

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne MyUnisoft Ventes ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. Insérez l'adresse mail de collecte MyUnisoft Ventes
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

dossiers ventes my unisoft

2 - Choisissez les dossiers connectés à MyUnisoft Ventes

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans MyUnisoft Ventes.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch MyUnisoft Ventes apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec MyUnisoft n'a vocation à automatiser que les ventes, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

dossiers connectés my unisoft

Connecter le dossier Notes de frais

1 - Connectez MyUnisoft Notes de frais aux entreprises de votre choix

MyUnisoft met à disposition un mail de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Achats.

La connexion se fait par le biais du mail de collecte de MyUnisoft Notes de frais.

Voici ce que vous allez renseigner dans Welyb : 

myunisoft+nomducabinet+IDschema-IDentreprise-NDF@welyb.fr

⚠ Pour nomducabinet, vous devez reprendre exactement les informations renseignĂ©es ici 👉 A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur MyUnisoft

Cette adresse s'applique uniquement pour les notes de frais.

Exemple : Si votre numéro de schéma est 67, que l'entreprise que vous souhaitez connecter porte le numéro 45 et que votre cabinet s'appelle aecconseil, l'adresse à renseigner sera myunisoft+aecconseil+67-45-NDF@welyb.fr

Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne MyUnisoft Notes de frais ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. Insérez l'adresse mail de collecte MyUnisoft Notes de frais
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

notes de frais my unisoft

2 - Choisissez les dossiers connectés à MyUnisoft Notes de frais

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans MyUnisoft Notes de frais.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch MyUnisoft Notes de frais apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec MyUnisoft n'a vocation à automatiser que les notes de frais, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier qui correspond à vos notes de frais. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

connexion notes de frais

Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur MyUnisoft puis saisis. La modalité de dépÎt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil de gestion.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur MyUnisoft.

Aussi, à noter que la connexion n'est pas instantanée. L'algorithme d'envoi tourne en effet toutes les heures.