Connecter Welyb et MyUnisoft đŸ€

Cet article vous explique comment envoyer automatiquement les documents collectés par Welyb vers MyUnisoft.

Procédure de connexion sur MyUnisoft

Procédure de connexion sur Welyb

Fonctionnement général

Pourquoi connecter MyUnisoft à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En y connectant un outil de production et d'automatisation comme MyUnisoft vous bénéficiez des avantages suivants :

  • Une automatisation de toute votre production comptable
  • Une interface unique d'Ă©change avec vos clients et Ă  vos couleurs
  • Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance Ă  faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et MyUnisoft est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă  ĂȘtre saisis sur MyUnisoft sont envoyĂ©s automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion sur MyUnisoft

1 - Procédure sur MyUnisoft pour tous les dossiers

A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur MyUnisoft

Afin de réaliser l'automatisation, nous utilisons la fonctionnalité de connecteurs mail de MyUnisoft.

Dans ce cadre, vous devez ajouter un collaborateur fantÎme à votre cabinet. Ce collaborateur sera nommé Welyb Bot et portera le mail suivant : myunisoft+nomducabinet@welyb.fr.

Exemple : Si votre cabinet s'appelle AEC Conseil, l'adresse du bot sera myunisoft+aecconseil@welyb.fr

Choisissez le nom de votre choix pour votre cabinet. Assurez-vous simplement qu'il ne comporte ni espace ni caractÚres spéciaux.

Il s'agit d'un robot que nous mettons Ă  votre disposition pour assurer le transfert de documents.

utilisateur myunisoft

Un message risque d'apparaitre. Cliquez alors sur Ignorer.

message

 

B - Paramétrez les droits de l'utilisateur

droits utilisateurs myunisoft

Un utilisateur va alors ĂȘtre créé.

⚠ Assurez vous que le bot ait accĂšs Ă  tous les dossiers. Pour ce faire, vous pouvez lui ouvrir un accĂšs Cabinet / Collaborateur comptable et, au niveau du portefeuille lui ouvrir un accĂšs Ă  toutes les entreprises.

Une fois cette étape réalisée, vous allez pouvoir exploiter cette adresse pour connecter vos entreprises sur Welyb.

2 - Récupérer les information utiles

Afin de construire l'adresse mail de collecte que vous allez intégrer dans Welyb, il est nécessaire que vous disposiez :

  • De l'ID de schĂ©ma de votre cabinet. Vous le retrouvez ici : https://app.myunisoft.fr/tab/collab/dynamicsLinks
  • De l'ID de l'entreprise que vous souhaitez connecter. Vous le retrouvez dans l'URL lorsque vous ĂȘtes sur l'entreprise en question sur MyUnisoft

Ces informations vont vous permettre de créer un modÚle de mail de collecte pour chacun de vos clients.

Procédure de connexion sur Welyb

Une fois la connexion rĂ©alisĂ©e sur MyUnisoft, vous devez en faire de mĂȘme au niveau de Welyb.

Assurez vous que MyUnisoft fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bĂ©nĂ©ficier de cette connexion, vous devez ĂȘtre client de MyUnisoft et de Welyb. Si vous n'ĂȘtes pas dĂ©jĂ  client de MyUnisoft, vous pouvez solliciter une dĂ©monstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Il existe plusieurs applications MyUnisoft sur le store de Welyb : 

  • MyUnisoft Accueil : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'ĂȘtre redirigĂ© sur la plateforme MyUnisoft
  • Automatiser MyUnisoft Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de MyUnisoft
  • Automatiser MyUnisoft Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de MyUnisoft
  • Automatiser MyUnisoft Notes de frais : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Notes de Frais de MyUnisoft

Choisir le rĂ©pertoire Ă  connecter et sĂ©lectionner les dossiers clients 

Pour découvrir comment choisir le répertoire à connecter pour chaque application MyUnisoft, et comment l'affecter aux bons dossiers clients, il vous suffit de suivre ce tutoriel.

1. Spécificités pour les Achats :

MyUnisoft met à disposition deux mails de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Achats.

L'utilisation de l'email mentionnant "MULTIPAGES" permettra d'intégrer 1 document pdf de N pages en tant qu'une seule facture, et non pas une facture par page. Cette adresse email est à privilégier !

La connexion se fait par le biais des mails de collecte de MyUnisoft qui sont sous le format "ged+IDschema-IDentreprise-ACH-MULTIPAGES@myunisoft.fr". Vous allez les transformer selon les formats prĂ©sentĂ©s ci-dessous pour mettre en place la connexion. Voici ce que vous allez renseigner dans Welyb, au choix : 

OU

⚠ Pour nomducabinet, vous devez reprendre exactement les informations renseignĂ©es ici 👉 A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur MyUnisoft

⚠ Veillez Ă  bien respecter l'emplacement des "-" et des "+" dans les emails de collecte.

⚠ Ces adresses s'appliquent uniquement pour les factures d'achat.

Exemple : Si votre numĂ©ro de schĂ©ma est 67, que l'entreprise que vous souhaitez connecter porte le numĂ©ro 45 et que votre cabinet s'appelle aecconseil, l'adresse Ă  renseigner sera myunisoft+aecconseil+67-45-ACH@welyb.fr OU  myunisoft+aecconseil+67-45-ACH-MULTIPAGES@welyb.fr

2. Spécificités pour les Ventes:

MyUnisoft met à disposition deux mails de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Ventes.

L'utilisation de l'email mentionnant "MULTIPAGES" permettra d'intégrer 1 document pdf de N pages en tant qu'une seule facture, et non pas une facture par page. Cette adresse email est à privilégier !

La connexion se fait par le biais des mails de collecte de MyUnisoft qui sont sous le format "ged+IDschema-IDentreprise-VTE-MULTIPAGES@myunisoft.fr". Vous allez les transformer selon les formats prĂ©sentĂ©s ci-dessous pour mettre en place la connexion. Voici ce que vous allez renseigner dans Welyb, au choix : 

OU

⚠ Pour nomducabinet, vous devez reprendre exactement les informations renseignĂ©es ici 👉 A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur MyUnisoft

⚠ Veillez Ă  bien respecter l'emplacement des "-" et des "+" dans les emails de collecte.

⚠ Ces adresses s'appliquent uniquement pour les factures de ventes.

Exemple : Si votre numĂ©ro de schĂ©ma est 67, que l'entreprise que vous souhaitez connecter porte le numĂ©ro 45 et que votre cabinet s'appelle aecconseil, l'adresse Ă  renseigner sera myunisoft+aecconseil+67-45-VTE@welyb.fr OU  myunisoft+aecconseil+67-45-VTE-MULTIPAGES@welyb.fr

3. Spécificités pour les Notes de frais :

MyUnisoft met à disposition deux mails de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Notes de frais.

L'utilisation de l'email mentionnant "MULTIPAGES" permettra d'intégrer 1 document pdf de N pages en tant qu'une seule facture, et non pas une facture par page. Cette adresse email est à privilégier !

La connexion se fait par le biais des mails de collecte de MyUnisoft qui sont sous le format "ged+IDschema-IDentreprise-NDF-MULTIPAGES@myunisoft.fr". Vous allez les transformer selon les formats prĂ©sentĂ©s ci-dessous pour mettre en place la connexion. Voici ce que vous allez renseigner dans Welyb, au choix : 

OU

⚠ Pour nomducabinet, vous devez reprendre exactement les informations renseignĂ©es ici 👉 A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur MyUnisoft

⚠ Veillez Ă  bien respecter l'emplacement des "-" et des "+" dans les emails de collecte.

⚠ Ces adresses s'appliquent uniquement pour les notes de frais.

Exemple : Si votre numĂ©ro de schĂ©ma est 67, que l'entreprise que vous souhaitez connecter porte le numĂ©ro 45 et que votre cabinet s'appelle aecconseil, l'adresse Ă  renseigner sera myunisoft+aecconseil+67-45-NDF@welyb.fr OU  myunisoft+aecconseil+67-45-NDF-MULTIPAGES@welyb.fr

Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur MyUnisoft puis saisis. La modalité de dépÎt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil de gestion.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur MyUnisoft.

Aussi, à noter que la connexion n'est pas instantanée. L'algorithme d'envoi tourne en effet toutes les 5 minutes.

Enfin, seuls les formats suivants sont acceptés sur MyUnisoft : jpg, jpeg, bmp, png, pdf