Connecter Welyb et MyUnisoft 🤝

Cet article vous explique comment envoyer automatiquement les documents collectés par Welyb vers MyUnisoft.

Procédure de connexion sur MyUnisoft

Procédure de connexion sur Welyb

• Connecter le dossier Achats
• Connecter le dossier Ventes
• Connecter le dossier Notes de frais

Pourquoi connecter MyUnisoft à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En y connectant un outil de production et d'automatisation comme MyUnisoft vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et MyUnisoft est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur MyUnisoft sont envoyés automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion sur MyUnisoft

1 - Procédure sur MyUnisoft pour tous les dossiers

A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur MyUnisoft

Afin de réaliser l'automatisation, nous utilisons la fonctionnalité de connecteurs mail de MyUnisoft.

Dans ce cadre, vous devez ajouter un collaborateur fantôme à votre cabinet. Ce collaborateur sera nommé Welyb Bot et portera le mail suivant : myunisoft+nomducabinet@welyb.fr.

Exemple : Si votre cabinet s'appelle AEC Conseil, l'adresse du bot sera myunisoft+aecconseil@welyb.fr

Choisissez le nom de votre choix pour votre cabinet. Assurez-vous simplement qu'il ne comporte ni espace ni caractères spéciaux.

Il s'agit d'un robot que nous mettons à votre disposition pour assurer le transfert de documents.

Un message risque d'apparaitre. Cliquez alors sur Ignorer.

 

B - Paramétrez les droits de l'utilisateur

Un utilisateur va alors être créé.

⚠️ Assurez vous que le bot ait accès à tous les dossiers. Pour ce faire, vous pouvez lui ouvrir un accès Cabinet / Collaborateur comptable et, au niveau du portefeuille lui ouvrir un accès à toutes les entreprises.

Une fois cette étape réalisée, vous allez pouvoir exploiter cette adresse pour connecter vos entreprises sur Welyb.

2 - Récupérer les information utiles

Afin de construire l'adresse mail de collecte que vous allez intégrer dans Welyb, il est nécessaire que vous disposiez :

• De l'ID de schéma de votre cabinet. Vous le retrouvez ici : https://app.myunisoft.fr/tab/collab/dynamicsLinks
• De l'ID de l'entreprise que vous souhaitez connecter. Vous le retrouvez dans l'URL lorsque vous êtes sur l'entreprise en question sur MyUnisoft

Ces informations vont vous permettre de créer un modèle de mail de collecte pour chacun de vos clients.

Procédure de connexion sur Welyb

Une fois la connexion réalisée sur MyUnisoft, vous devez en faire de même au niveau de Welyb.

Assurez vous que MyUnisoft fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de MyUnisoft et de Welyb. Si vous n'êtes pas déjà client de MyUnisoft, vous pouvez solliciter une démonstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Il existe plusieurs applications MyUnisoft sur le store de Welyb : 

• MyUnisoft Accueil : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'être redirigé sur la plateforme MyUnisoft
• MyUnisoft Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de MyUnisoft
• MyUnisoft Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de MyUnisoft
• MyUnisoft Notes de frais : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Notes de Frais de MyUnisoft

Connecter le dossier Achats

1 - Connectez MyUnisoft Achats aux entreprises de votre choix

MyUnisoft met à disposition un mail de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Achats.

2 - Choisissez les dossiers connectés à MyUnisoft Achats

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans MyUnisoft.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch MyUnisoft apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec MyUnisoft n'a vocation à automatiser que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Connecter le dossier Ventes

1 - Connectez MyUnisoft Ventes aux entreprises de votre choix

MyUnisoft met à disposition un mail de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Achats.

2 - Choisissez les dossiers connectés à MyUnisoft Ventes

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans MyUnisoft Ventes.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch MyUnisoft Ventes apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec MyUnisoft n'a vocation à automatiser que les ventes, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

 

Connecter le dossier Notes de frais

1 - Connectez MyUnisoft Notes de frais aux entreprises de votre choix

MyUnisoft met à disposition un mail de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Achats.

2 - Choisissez les dossiers connectés à MyUnisoft Notes de frais

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans MyUnisoft Notes de frais.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch MyUnisoft Notes de frais apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec MyUnisoft n'a vocation à automatiser que les notes de frais, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier qui correspond à vos notes de frais. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

 

 

Profitez d'un process 100% automatisé 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur MyUnisoft puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil de gestion.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur MyUnisoft.

Aussi, à noter que la connexion n'est pas instantanée. L'algorithme d'envoi tourne en effet toutes les 5 minutes.

Enfin, seuls les formats suivants sont acceptés sur MyUnisoft : jpg, jpeg, bmp, png, pdf