Connecter Welyb et Jesignexpert 🤝

Jesignexpert est l'outil de signature électronique développé par l'ECMA (société de l'OEC). La connexion avec Welyb vous permettra de procéder à la demande de signature en ligne directement sur votre GED sur le document concerné.

Plus besoin de vous connecter à l’outil de signature ni de télécharger manuellement le document signé : tout est automatisé depuis votre espace, et les documents signés sont automatiquement accessibles dans votre arborescence de GED.

 

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Modalités de la connexion 🤝

1- Assurez-vous que l'application Automatiser Jesignexpert fasse partie de vos applications partenaires sur Welyb

Vérifiez que l’application Automatiser Jesignexpert fasse bien partie de vos applications partenaires sur Welyb. Si ce n'est pas encore le cas il faudra la rajouter.

 

👉 Pour l’ajouter, rendez-vous dans le store des applications partenaires. Si besoin suivez cette procédure plus détaillée pour ajouter une application: Connecter une application d'automatisation - généralités

 

2- Saisir vos identifiants

Lors de votre première demande de signature, saisissez vos identifiants et votre mot de passe Jesignexpert pour activer la connexion.

 

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Comment faire une demande de signature depuis Welyb ? 😎

Découvrez dans le tutoriel vidéo les étapes à suivre, puis retrouvez les explications détaillées ci-dessous une fois que la connexion est établie une première fois (étape précédente de l'article) 👇

 

 

1 – Sélectionnez le document que vous souhaitez faire signer 📄

Depuis le menu Documents, sélectionnez celui que vous souhaitez faire signer électroniquement, puis cliquez sur l’icône en forme de signature ✏️ pour l’ouvrir.

 2 – Ajouter les signataires ✍️

Une fois l’emplacement défini sur le document, une boîte de dialogue s’ouvre. Renseignez l’adresse e-mail, le prénom, le nom ainsi que le numéro de téléphone de votre signataire, puis validez. 

Sur le document, l’emplacement de signature est alors matérialisé avec le prénom et le nom du signataire. 👇 En maintenant un clic droit sur la zone de signature, vous pouvez la déplacer à l’endroit souhaité sur le document. Utilisez l’icône de la corbeille pour supprimer le signataire et l’icône du crayon pour modifier les informations du signataire préalablement saisies (nom, prénom et numéro de téléphone).

Si vous souhaitez ajouter un autre signataire, cliquez de nouveau sur le document à l’emplacement de la signature souhaitée, puis répétez cette étape autant de fois que nécessaire, en fonction du nombre de signataires à renseigner.

Vous pouvez renseigner autant de signataires que vous le souhaitez. Vous pouvez également vous mettre en tant que signataire si vous le souhaitez. Dans ce cas vous recevrez un email et vous devrez suivre la même procédure de signature. 

3 – Envoyer le document pour signature 📨

Lorsque tous les signataires souhaités ont été ajoutés au document, cliquez sur « Valider » en haut à droite pour envoyer l’email de demande de signature.

Chaque signataire recevra alors un email et devra suivre les instructions indiquées dans celui-ci pour procéder à la signature en ligne. 

 4 - Suivre l'avancement de la signature 

Vous verrez alors une seconde version du fichier en attente de signature, avec une signature orange sur la vignette du document. En passant la souris dessus, le statut « En cours » s’affichera, indiquant que tous les signataires n’ont pas encore validé leur signature. 

 

Vous pouvez également, après avoir sélectionné le document, cliquer sur l’icône « Voir la liste des signataires » afin de suivre l’avancement de la signature pour chacun d’entre eux. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira alors et affichera, pour chaque signataire, son statut de signature à jour.

Une fois que le document aura été signé par tous les signataires, la pastille affichera une icône verte et le statut passera à « Signé » lorsque vous le survolerez avec la souris.

 

En cliquant sur le document pour l'ouvrir, vous pourrez consulter le détail de la signature, notamment la date à laquelle elle a été apposée.

Un e-mail d’information vous est également envoyé par Jesignexpert pour vous confirmer que le document a bien été signé.

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Comment signer en tant que signataire ? ✍️

Chaque signataire reçoit un e-mail à l’adresse indiquée lors de la demande de signature. Il lui suffit de cliquer sur le lien « Consulter les documents et signer » pour accéder au document et procéder à la signature en ligne.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors avec le document dans son intégralité. Prenez connaissance de son contenu puis, si vous êtes d’accord, cochez la case « J’ai lu et j’accepte le document ci-dessus » située tout en bas de la page.

 

Ensuite, vous recevez un SMS contenant un code : Saisissez ce code, puis cliquer sur "Signer".  

 

 

Un écran de confirmation de réussite de la signature apparaît. Vous recevez également un e-mail contenant un lien, valable 7 jours, pour télécharger le document signé. Celui-ci est automatiquement créé comme nouvelle version dans Welyb : il n'est donc pas nécessaire de le télécharger, il est déjà disponible à l’emplacement du document d’origine sur votre espace.

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FAQ :

• Est-il possible de parapher les documents ? Non actuellement, il n'est pas encore possible de parapher les documents. 

• Comment faire signer plusieurs documents au même signataire ? Rendez-vous dans la GED et sélectionnez le nouveau document à signer et réalisez de nouveau l'étape de signature pour chaque document. 

• Je dispose de plusieurs accès entreprises/comptes sur Jesignexpert, comment choisir le compte utilisé ? Actuellement, il n’est pas encore possible de sélectionner un compte parmi plusieurs : c’est automatiquement le compte utilisé lors de la première connexion qui sera pris en compte.