Connecter Welyb et iDocus đŸ€

Cet article vous explique comment envoyer automatiquement les documents collectés par Welyb vers iDocus.

Configurer les adresses mails de collecte 

Procédure de connexion sur Welyb

Connectez le dossier Achats

Connectez le dossier Ventes

Connectez le dossier Notes de frais

Pourquoi connecter iDocus à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En y connectant un outil de production et d'automatisation comme iDocus vous bénéficiez des avantages suivants :

  • Une automatisation de toute votre production comptable
  • Une interface unique d'Ă©change avec vos clients Ă  vos couleurs
  • Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance Ă  faire pression sur vos marges

La connexion entre Welyb et iDocus est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă  ĂȘtre saisis sur iDocus sont envoyĂ©s automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.

Configurez les adresses mails de collecte 

Ces adresses mails configurĂ©es sur Welyb permettront le transfert des documents automatiquement. 

💡 N'hĂ©sitez pas Ă  contacter le support si vous avez besoin d'aide pour la configuration des adresses : Comment contacter Welyb ? 💬

RĂ©cupĂ©rez l'adresse mail d'envoi de iDocus 

Rendez-vous dans Mon Organisation/ Clients / Informations, vous trouverez l'adresse email d'envoi.

Nous allons procéder à un exemple de configuration avec l'adresse email suivante : u302isn3@fw.idocus.com

RĂ©cupĂ©rer les codes journaux 

Rendez-vous dans Mon Organisation/ Clients / Journaux comptables.

RĂ©cupĂ©rez les codes pour les Achats, les Ventes et les Notes de frais. 

Dans l'exemple, nous utiliserons 

    • Achats : AC
    • Ventes : VE
    • Notes de frais : NDF

Le format de l'adresse doit ĂȘtre le suivant : idocus+mail+code@welyb.fr

Exemple

Achats 

Récupérez la premiÚre partie de l'adresse : u302isn3

Voici le format que vous devez obtenir : idocus+u302isn3+AC@welyb.fr

Ventes 

Récupérez la premiÚre partie de l'adresse : u302isn3

Voici le format que vous devez obtenir : idocus+u302isn3+VE@welyb.fr

Notes de frais 

Récupérez la premiÚre partie de l'adresse : u302isn3

Voici le format que vous devez obtenir : idocus+u302isn3+NDF@welyb.fr

Procédure de connexion sur Welyb

Une fois la connexion rĂ©alisĂ©e sur iDocus, vous devez en faire de mĂȘme au niveau de Welyb.

Assurez vous que iDocus fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bĂ©nĂ©ficier de cette connexion, vous devez ĂȘtre client de iDocus et de Welyb. 

Si vous ĂȘtes client, rapprochez-vous de l'Ă©quipe Support Welyb qui se chargera de mettre iDocus dans vos applications partenaires.

Il existe plusieurs applications iDocus sur le store de Welyb : 

  • iDocus : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'ĂȘtre redirigĂ© sur la plateforme iDocus
  • iDocus Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de iDocus
  • iDocus Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de iDocus
  • iDocus Notes de frais : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Notes de frais de iDocus

Connecter le dossier Achats

1 - Connectez iDocus Achats aux entreprises de votre choix

iDocus Achats permet l'automatisation des documents classĂ©s dans Achats.

Renseignez l'adresse email configurée précédemment : idocus+u302isn3+AC@welyb.fr

Cette adresse s'applique uniquement pour les factures d'achat.

Une fois l'adresse de collecte configurée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne iDocus Achats✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. InsĂ©rez l'adresse mail de collecte iDocus Achats
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

Idocus Achats

2 - Choisissez les dossiers connectĂ©s Ă  iDocus Achats

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans iDocus.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch iDocus Achats apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec iDocus Achats n'a vocation à automatiser que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Idocus achats documents

Connecter le dossier Ventes

1 - Connectez iDocus Ventes aux entreprises de votre choix

iDocus Ventes permet l'automatisation des documents classés dans Ventes.

Renseignez l'adresse email configurée précédemment : idocus+u302isn3+VE@welyb.fr

Cette adresse s'applique uniquement pour les factures de ventes.

Une fois l'adresse de collecte configurée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne iDocus Ventes ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. Insérez l'adresse mail de collecte iDocus Ventes
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

Idocus Ventes

2 - Choisissez les dossiers connectés à iDocus Ventes

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans iDocus.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch iDocus Ventes apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec iDocus Ventes n'a vocation à automatiser que les ventes, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Connecter le dossier Notes de frais

1 - Connectez iDocus Notes de frais aux entreprises de votre choix

iDocus Notes de frais permet l'automatisation des documents classés dans Notes de frais.

Renseignez l'adresse email configurée précédemment : idocus+u302isn3+NDF@welyb.fr

Cette adresse s'applique uniquement pour les notes de frais.

Une fois l'adresse de collecte configurée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :

  1. Cliquez sur la roue crantĂ©e ⚙
  2. Cliquez sur "Applications"
  3. Cliquez sur le stylo sur la ligne iDocus Notes de frais ✏
  4. Autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée
  5. Insérez l'adresse mail de collecte iDocus Notes de frais
  6. Pensez Ă  bien sauvegarder la modification

2 - Choisissez les dossiers connectés à iDocus Notes de frais

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans iDocus.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch iDocus Notes de frais apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec iDocus Notes de frais n'a vocation à automatiser que les Notes de frais, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier qui concerne les notes de frais. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur iDocus. La modalité de dépÎt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers iDocus.

L'automate tourne toutes les heures.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans les dossiers avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur iDocus.