Connecter Welyb et iDocus 🤝

Cet article vous explique comment envoyer automatiquement les documents collectés par Welyb vers iDocus.

Configurer les adresses mails de collecte 

Procédure de connexion sur Welyb

Connectez le dossier Achats

Connectez le dossier Ventes

Connectez le dossier Notes de frais

Pourquoi connecter iDocus à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En y connectant un outil de production et d'automatisation comme iDocus vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients à vos couleurs
• Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

La connexion entre Welyb et iDocus est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur iDocus sont envoyés automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.

Configurez les adresses mails de collecte 

Ces adresses mails configurées sur Welyb permettront le transfert des documents automatiquement. 

💡 N'hésitez pas à contacter le support si vous avez besoin d'aide pour la configuration des adresses : Comment contacter Welyb ? 💬

Récupérez l'adresse mail d'envoi de iDocus 

Rendez-vous dans Mon Organisation/ Clients / Informations, vous trouverez l'adresse email d'envoi.

Nous allons procéder à un exemple de configuration avec l'adresse email suivante : u302isn3@fw.idocus.com

Récupérer les codes journaux 

Rendez-vous dans Mon Organisation/ Clients / Journaux comptables.

Récupérez les codes pour les Achats, les Ventes et les Notes de frais. 

Dans l'exemple, nous utiliserons 

• • Achats : AC
  • Ventes : VE
  • Notes de frais : NDF

Le format de l'adresse doit être le suivant : idocus+mail+code@welyb.fr

Exemple

Achats 

Récupérez la première partie de l'adresse : u302isn3

Voici le format que vous devez obtenir : idocus+u302isn3+AC@welyb.fr

Ventes 

Récupérez la première partie de l'adresse : u302isn3

Voici le format que vous devez obtenir : idocus+u302isn3+VE@welyb.fr

Notes de frais 

Récupérez la première partie de l'adresse : u302isn3

Voici le format que vous devez obtenir : idocus+u302isn3+NDF@welyb.fr

 

Procédure de connexion sur Welyb

Une fois la connexion réalisée sur iDocus, vous devez en faire de même au niveau de Welyb.

Assurez vous que iDocus fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de iDocus et de Welyb. 

Si vous êtes client, ajoutez l'application depuis le store en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝

Il existe plusieurs applications iDocus sur le store de Welyb : 

• iDocus : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'être redirigé sur la plateforme iDocus
• iDocus Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Achats de iDocus
• iDocus Ventes : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Ventes de iDocus
• iDocus Notes de frais : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte Notes de frais de iDocus
  
  

Connecter le dossier Achats

1 - Connectez iDocus Achats aux entreprises de votre choix

iDocus Achats permet l'automatisation des documents classés dans Achats.

2 - Choisissez les dossiers connectés à iDocus Achats

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans iDocus.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Au niveau de la barre d'outil de chaque dossier, à droite de votre écran, un volet Automatisations apparaît alors. En le dépliant, vous verrez alors un switch iDocus Achats (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce volet Automatisations n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec iDocus Achats n'a vocation à automatiser que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Connecter le dossier Ventes

1 - Connectez iDocus Ventes aux entreprises de votre choix

iDocus Ventes permet l'automatisation des documents classés dans Ventes.

2 - Choisissez les dossiers connectés à iDocus Ventes

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans iDocus.

Pour ce faire, rendez-vous sur la GED du client paramétré.

Au niveau de la barre d'outil de chaque dossier, à droite de votre écran, un volet Automatisations apparaît alors. En le dépliant, vous verrez alors un switch iDocus Ventes (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce volet Automatisations n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec iDocus Ventes n'a vocation à automatiser que les ventes, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Connecter le dossier Notes de frais

1 - Connectez iDocus Notes de frais aux entreprises de votre choix

iDocus Notes de frais permet l'automatisation des documents classés dans Notes de frais.

2 - Choisissez les dossiers connectés à iDocus Notes de frais

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans iDocus.

Pour ce faire, rendez-vous sur la GED du client paramétré.

Au niveau de la barre d'outil de chaque dossier, à droite de votre écran, un volet Automatisations apparaît alors. En le dépliant, vous verrez alors un switch iDocus Notes de Frais (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce volet Automatisations n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Cette connexion avec iDocus Notes de frais n'a vocation à automatiser que les Notes de frais, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier qui concerne les notes de frais. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

Profitez d'un process 100% automatisé 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces dossiers (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur iDocus. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers iDocus.
Les formats acceptés par iDocus sont : .pdf .jpeg .jpg .png .bmp .tiff .tif .heic

L'automate tourne toutes les heures.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans les dossiers avant l'activation ne seront pas envoyés sur iDocus.