Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Evoliz à Welyb.
Pourquoi connecter Evoliz à Welyb ? 🧐
Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.
Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Evoliz vous bénéficiez des avantages suivants :
- Une automatisation de toute votre production comptable
- Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
- Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges
Modalités de la connexion
Il y a deux possibilités de connecter Welyb et Evoliz.
La connexion de Welyb à Evoliz est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Evoliz sont envoyés automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.
La connexion de Evoliz à Welyb se fait par le biais des connecteurs marchands, vous pouvez voir la procédure d'ajout de connecteur sur cet article : 👉 Gestion des connecteurs marchands 🤝
Procédure de connexion de Welyb à Evoliz
Assurez vous que Evoliz fasse partie de vos applications partenaires
Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Evoliz et de Welyb.
Si vous êtes client, rapprochez-vous de l'équipe Support Welyb qui se chargera de mettre Evoliz dans vos applications partenaires.
Il existe plusieurs applications Evoliz sur le store de Welyb :
- Evoliz : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'être redirigé sur la plateforme Evoliz
- Evoliz Achats : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte de Evoliz
Connectez Evoliz Achats aux entreprises de votre choix
Evoliz met à disposition un mail de collecte permettant l'automatisation des documents classés dans Achats.
La connexion se fait par le biais du mail de collecte de Evoliz. Vous le trouverez sur votre interface Evoliz, sur Applications puis Email Banette puis Générer.
L'adresse créée sera de la forme xxx@zbox.email. L’adresse mail est générée automatiquement par Evoliz.
Cette adresse s'applique uniquement pour les factures d'achat.
Une fois l'adresse de collecte récupérée, rendez vous sur la plateforme Welyb et voici les étapes à suivre :
- Cliquez sur la roue crantée ⚙️
- Cliquez sur "Applications"
- Cliquez sur le stylo sur la ligne Evoliz Achats ✏️
- Autorisez l'accès de l'application à l'entreprise souhaitée
- Insérez l'adresse mail de collecte Evoliz Achats
- Pensez à bien sauvegarder la modification
Choisissez les dossiers connectés à Evoliz Achats
Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Evoliz.
Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.
Un switch Evoliz Achats apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).
Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.
Cette connexion avec Evoliz n'a vocation à automatiser que les achats, nous vous recommandons de n'attribuer le switch qu'au dossier Achats du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.
Profitez d'un process 100% automatisé 😎
A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier Achats (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Evoliz. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil de gestion.
Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.
⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur Evoliz.