Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Conciliator à Welyb.
Pourquoi connecter Conciliator à Welyb ? 🧐
Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.
Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Conciliator vous bénéficiez des avantages suivants :
- Une automatisation de toute votre production comptable
- Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
- Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges
Modalités de la connexion
La connexion entre Welyb et Conciliator est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis surConciliator sont envoyés automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.
Procédure de connexion sur Conciliator
1 - Activez la connexion mail sur Conciliator
A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur Conciliator
Afin de réaliser l'automatisation, nous utilisons la fonctionnalité de connecteurs mail de Conciliator.
Dans ce cadre, vous devez ajouter un utilisateur Administrateur nommé Bot Welyb au niveau des utilisateurs du cabinet. Cet utilisateur portera le mail suivant : conciliator@welyb.fr
Il s'agit d'un robot que nous mettons à votre disposition pour assurer le transfert de documents.
B - Activez les connecteurs mail
Pour se faire, allez dans l'onglet Connecteurs puis cliquez sur Téléchargez des connecteurs complémentaires.
Vous devez sélectionner le connecteur mail afin qu'il soit activé, comme sur la capture d'écran.
2 - Récupérez les adresses mail de collecte de chacun de vos clients
Allez dans le dossier de votre client puis récupérez et copiez l'adresse mail de collecte. Notez la bien car vous en aurez besoin pour la connexion avec Welyb.
Procédure de connexion sur Welyb
Une fois la connexion réalisée sur Conciliator, vous devez en faire de même au niveau de Welyb.
1 - Assurez vous que Conciliator fasse partie de vos applications partenaires
Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client de Conciliator et de Welyb.
Si vous êtes client, rapprochez-vous de l'équipe support de Welyb qui se chargera de mettre Conciliator dans vos applications partenaires.
Il existe plusieurs applications Conciliator sur le store de Welyb :
- Conciliator : Vous pourrez la voir sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle vous permettra d'être redirigé sur la plateforme Conciliator Expert
- Conciliator Expert : Vous ne la verrez pas sur la page d'accueil de votre cabinet Welyb, elle sert de liaison entre la GED Welyb et le mail de collecte de Conciliator Expert
2 - Connectez Conciliator aux entreprises de votre choix
Dans vos applications partenaires, rendez vous au niveau de Conciliator et cliquez sur le crayon d'édition.
La connexion se fait par le biais du mail de collecte spécifique, tiré du mail récupéré ici 👉 2 - Récupérez les adresses mail de collecte de chacun de vos clients
Vous avez récupéré une adresse du type : invoice+834543123@conciliator.ia, les chiffres correspondant au SIRET de l'entreprise.
Dans Welyb, vous devez ainsi récupérer le caractère spécifique de l'entreprise et les intégrer dans une adresse du type : conciliator+SIREN@welyb.fr
Ainsi, dans l'exemple précédent, vous devez renseigner : conciliator+834543123@welyb.fr
Pensez à bien sauvegarder la modification.
3 - Choisissez les dossiers connectés à Conciliator
Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Conciliator.
Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.
Un switch Conciliator apparaît alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).
Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.
Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.
4 - Profitez d'un process 100% automatisé 😎
A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Conciliator puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil de gestion.
Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.
⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur Conciliator.
Aussi, à noter que la connexion n'est pas instantanée. L'algorithme d'envoi ne tourne en effet pour le moment qu'une fois par jour, à 21h.