Connecter Welyb et Chaintrust đŸ€

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Chaintrust Ă  Welyb. Afin de bĂ©nĂ©ficier cette connexion, vous devez ĂȘtre client de Chaintrust et de Welyb. Si vous n'ĂȘtes pas dĂ©jĂ  client de Chaintrust, vous pouvez solliciter une dĂ©monstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Sommaire

Pourquoi connecter Chaintrust à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Chaintrust vous bĂ©nĂ©ficiez des avantages suivants :

  • Une automatisation de toute votre production comptable
  • Une interface unique d'Ă©change avec vos clients et Ă  vos couleurs
  • Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance Ă  faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Chaintrust est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă  ĂȘtre saisis sur Chaintrust sont envoyĂ©s automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.

⚠ Attention, les documents supĂ©rieurs Ă  9 Mo ne sont pas envoyĂ©s sur Chaintrust.

Procédure de connexion

1 - Récupérez le mail de collecte de chacun de vos clients sur Chaintrust

Dans votre espace Chaintrust, choisissez le dossier client pour lequel vous souhaitez vous connecter Ă  Welyb. Dans les paramĂštres de la sociĂ©tĂ©, cliquez sur l'onglet "AccĂšs capture mail" puis sur le bouton "ajouter". Rentrez ici l'adresse e-mail Welyb.
 acces-capture-mail-02

2 - Activez l'adresse e-mail d'envoi de Welyb sur Chaintrust

Activez simplement l'adresse no-reply@welyb.fr comme indiqué dans cet article.

3 - Sur Welyb, assurez-vous que Chaintrust Achats fasse partie de vos applications partenaires

Si vous ĂȘtes client Chaintrust, ajoutez l'application Chaintrust Achats depuis le store en suivant cette procĂ©dure : La gestion des applications partenaires đŸ€

🚹 Il faut bien avoir l'application CHAINTRUST ACHATS et pas seulement l'application CHAINTRUST. 

Capture d’écran 2024-04-16 Ă  19.34.13

4 - Choisissez le répertoire à connecter avec Chaintrust Achats

Une fois l'application d'automatisation ajoutĂ©e sur votre espace, cliquer sur la roue crantĂ©e Ă  droite de l'Ă©cran, sur la ligne de l'application concernĂ©e 1ïžâƒŁ.

Sur l'Ă©cran qui s'affiche, vous avez la possibilitĂ© de choisir le rĂ©pertoire initial Ă  connecter avec cette application. Ainsi, tous les fichiers dĂ©posĂ©s dans ce rĂ©pertoire (et ses sous-rĂ©pertoires Ă©ventuels), aprĂšs la mise en place de la connexion, seront automatiquement transfĂ©rĂ©s vers l'outil tiers 2ïžâƒŁ.

Capture décran 2024-06-20 113942

Vous avez la possibilitĂ© de cocher la case sur cet Ă©cran, vous permettant alors de connecter le rĂ©pertoire choisi pour les dossiers clients qui auraient dĂ©jĂ  Ă©tĂ© connectĂ©s avec cette application. Cela peut ĂȘtre utile pour connecter plus d'un rĂ©pertoire avec une mĂȘme application 3ïžâƒŁ.

Pensez bien Ă  sauvegarder 4ïžâƒŁ, puis cliquez sur Suivant 5ïžâƒŁ.

5 - Affecter l'application Chaintrust Achats aux dossiers clients

Sur l'écran suivant, je vais pouvoir importer une liste de dossiers clients à connecter (via le modÚle de fichier d'import disponible).

💡 Retrouvez la procĂ©dure complĂšte sur l'article La gestion des applications partenaires.

Capture décran 2024-06-20 115418

Vous pouvez Ă©galement sĂ©lectionner un par un les dossiers Ă  connecter. Une barre de recherche vous permet d'accĂ©der rapidement au dossier voulu. Dans ce cas, lorsque vous sĂ©lectionnez un dossier, vous pourrez cocher "Autoriser l'accĂšs" et saisir les informations demandĂ©es. 

Une fois l'information saisie et enregistrĂ©e, un message de succĂšs apparaĂźt, et le dossier est alors connectĂ© : 

Capture décran 2024-06-20 115803

Que la connexion soit rĂ©alisĂ©e via un fichier d'import ou dossier par dossier, une fois les informations saisies, la connexion est Ă©tablie ! đŸ„ł

Tous les documents déposés dans le répertoire sélectionné sur le premier écran seront automatiquement envoyés à l'application d'automatisation.

đŸ€“ Certains envois peuvent parfois Ă©chouer pour diffĂ©rentes raisons (taille ou format du fichier, code dossier inactif ou inconnu, etc.).

Pour consulter l'historique des fichiers non envoyés, un tableau de bord est à votre disposition sur l'Admin Welyb : Les tableaux de bord.

6- Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

À partir de ce moment, tous les documents dĂ©posĂ©s dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyĂ©s directement sur Chaintrust puis saisis. La modalitĂ© de dĂ©pĂŽt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur Chaintrust.