Connecter Welyb et Chaintrust đŸ€

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Chaintrust Ă  Welyb.

Pourquoi connecter Chaintrust à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Chaintrust vous bĂ©nĂ©ficiez des avantages suivants :

  • Une automatisation de toute votre production comptable
  • Une interface unique d'Ă©change avec vos clients et Ă  vos couleurs
  • Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance Ă  faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Chaintrust est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă  ĂȘtre saisis sur Chaintrust sont envoyĂ©s automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion

1 - Assurez vous que Chaintrust  Achats fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bĂ©nĂ©ficier cette connexion, vous devez ĂȘtre client de Chaintrust et de Welyb. Si vous n'ĂȘtes pas dĂ©jĂ  client de Chaintrust, vous pouvez solliciter une dĂ©monstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Si vous ĂȘtes client, rapprochez-vous de l'Ă©quipe support de Welyb qui se chargera de mettre Chaintrust dans vos applications partenaires.

 

2 - Récupérez le mail de collecte de chacun de vos clients

Vous le retrouvez au niveau de l'onglet "Factures par mail". Copiez le mail.

mail collecte chaintrust

3 - Activez l'adresse e-mail d'envoi de Welyb sur Chaintrust

Activez simplement l'adresse no-reply@welyb.fr comme indiqué dans cet article : https://www.chaintrust.io/utiliser-chaintrust-avec-un-service-de-capture-mail/

4 - Sur Welyb, connectez Chaintrust Achats aux entreprises de votre choix

Dans vos applications partenaires, rendez vous au niveau de Chaintrust Achats et cliquez sur le crayon d'Ă©dition.

Autorisez l'accÚs de l'application Chaintrust Achats à l'entreprise souhaitée en insérant le mail que vous venez de récupérer sur Chaintrust.

Pensez Ă  bien sauvegarder la modification.

Chaintrust achats

5 - Choisissez les dossiers connectés à Chaintrust Achats

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil d'OCR, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Chaintrust.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Chaintrust Achats apparait alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Chaintrust automatisant aussi bien les achats que les ventes, nous vous recommandons d'attribuer le switch aux dossiers Achats et Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

dossiers connectés Chaintrust achats

Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

A partir de ce moment, tous les documents dĂ©posĂ©s dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyĂ©s directement sur Chaintrust puis saisis. La modalitĂ© de dĂ©pĂŽt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur Chaintrust.