Connecter Welyb et Bobbee 🤝

Sommaire

1. De Welyb vers Bobbee : Envoyer vos documents automatiquement

2. De Bobbee vers Welyb : Récupérer les documents validés

3. Gérer et visualiser vos automatisations sur Welyb

1. Activer le connecteur sur Bobbee (Obligatoire) 

Pour initier la liaison entre les deux plateformes, la première manipulation doit se faire directement depuis l'interface Bobbee. Cette étape est indispensable pour ouvrir les vannes de communication, que ce soit pour envoyer ou pour recevoir des documents.

Cette configuration peut être réalisée par le cabinet ou par le client lui-même :

1. Connectez-vous sur Bobbee.
2. Rendez-vous sur la Fiche entreprise du client concerné.
   
3. Accédez à l'onglet Connecteurs.
4. Dans la barre de recherche, tapez Welyb et ajoutez le connecteur.
   

1. De Welyb vers Bobbee : Envoyer vos documents automatiquement

Une fois le connecteur activé sur Bobbee, vous pouvez paramétrer l'envoi automatique des documents depuis Welyb. Cette étape permet de définir quels fichiers déposés sur Welyb seront poussés vers Bobbee pour y être traités. 

Comment configurer l'envoi ?

1. Rendez-vous dans le menu Applications de votre portail Welyb.
   

2. Recherchez et activez l'application Automatiser Bobbee.
   

3. Cliquez sur la roue crantée à droite de la ligne, une fenêtre de paramétrage s'ouvre :

   • Sélectionnez le ou les répertoires sources : Définissez le répertoire (ex: Achats ou Factures fournisseurs) depuis lequel les documents seront envoyés vers Bobbee. Tout nouveau fichier déposé dans ce(s) répertoire(s) sera automatiquement transmis.
     

   • Vous pouvez sélectionner un nouveau répertoire puis cliquer sur le bouton Ajouter pour connecter autant de répertoires que nécessaire.
   • Cochez la case Automatiser sur tous les dossiers clients ayant déjà cette application d'activée si vous souhaitez que les répertoires sélectionnés soient automatisés sur l'ensemble des dossiers déjà connectés, si ce ou ces répertoires n'ont pas été sélectionnés pour ces dossiers précédemment.
   • N'oubliez pas de sauvegarder 😉, puis cliquez sur Suivant.
   • Sélectionnez les dossiers clients : Cochez les cases correspondant aux entreprises pour lesquelles vous souhaitez activer cette automatisation.
     
4. Cliquez sur Suivant. Vous pouvez ici choisir d'ajouter l'application de redirection sur la page d'accueil des clients sélectionnés, en fonction des rôles des utilisateurs. Cela leur permettra d'y accéder depuis la page d'accueil de votre portail. 
   Vous avez également la possibilité de ne rien cocher.
   

5. Validez votre configuration ou fermez la fenêtre. Le flux de Welyb vers Bobbee est désormais actif !

2. De Bobbee vers Welyb : Récupérer les documents validés

Grâce au connecteur activé sur Bobbee, le flux inverse est lui aussi automatisé. 

Dès lors que des documents sont traités, finalisés et obtiennent le statut "Validé" au sein de l'interface Bobbee, l'intégration se charge de les renvoyer automatiquement vers Welyb. Ils viendront se classer tout seuls dans les bons répertoires de l'arborescence du client.  

3. Gérer et visualiser vos automatisations sur Welyb

Une fois vos connexions paramétrées, Welyb vous permet de garder facilement un œil sur les dossiers connectés à Bobbee, sans avoir à retourner dans le menu Applications.

Pour vérifier vos automatisations :

1. Allez dans le module Documents de Welyb.

2. Cliquez sur un répertoire.

3. Dans le volet de droite (détails du dossier), dans la section Automatisations, vous pourrez visualiser si le dossier est actuellement connecté à Bobbee et gérer cette connexion si nécessaire.