Connecter Welyb et AMI Compta 🤝

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant AMI COMPTA à Welyb. Afin de bénéficier de cette connexion, vous devez être client d'AMI COMPTA et de Welyb. Si vous n'êtes pas déjà client d'AMI COMPTA, vous pouvez solliciter une démonstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Sommaire

• Pourquoi connecter AMI COMPTA à Welyb ?
• Paramétrer la première connexion entre Ami Compta et Welyb
• Connecter un nouveau dossier à Ami Compta lorsque la connexion est déjà active
• Ajouter ou modifier les répertoires connectés à Ami Compta

 

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Pourquoi connecter AMI COMPTA à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable.

En connectant un outil d'automatisation tel que AMI COMPTA vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• La possibilité de valoriser une mission de gestionnaire des mandats de paiement pour vos clients
  
  

La connexion entre Welyb et AMI COMPTA est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur AMI COMPTA sont envoyés automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.

 

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Paramétrer la première connexion entre Ami Compta et Welyb

Sur Ami Compta, rendez-vous dans le menu Administration/Gérer vos connexions APIs, puis cliquez sur le bouton "Ajouter une connexion API" pour paramétrer la connexion :

1. Sélectionnez la plateforme WELYB
2. Nommez votre connexion
3. Cochez "Transfert des documents"
4. Cliquez sur "Confirmer"  

Cliquez ensuite sur l'icône entourée dans l'image ci-dessous :

Puis cochez les cases pour chaque dossier que vous souhaitez connecter avec Welyb, et cliquez sur "Confirmer".

Vous avez activé les dossiers sur Ami Compta. Il faut à présent connecter les dossiers sur Welyb.

Sur Welyb, cliquez sur l'engrenage ⚙️en haut à droite puis sur la brique "Applications".

Ajoutez l'application AUTOMATISER AMI COMPTA par API depuis le store en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝. Notez que seul un administrateur peut ajouter l'application.  

Cette fenêtre va alors s'ouvrir : 

Sur cette fenêtre, il vous sera demandé de renseigner un token d'authentification que vous pouvez trouver sur Ami Compta, ici même : Saisissez-le puis sauvegardez cette étape. 

Remontez la page pour visualiser la partie "Les applications de mon espace", et localisez la ligne AMI COMPTA PAR API

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️ au bout de la ligne.
2. Une fenêtre s'ouvre alors afin de sélectionner le répertoire que vous souhaitez connecter. Des répertoires vous sont proposés en fonction de votre arborescence. Si les propositions de répertoires ne vous conviennent pas, vous pourrez alors venir sélectionner "autre" et choisir le répertoire de votre choix depuis votre arborescence complète. 
3. N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications
4. Cliquez sur suivant pour continuer vers la prochaine étape. 

Maintenant que le répertoire est sélectionné, vous devez déterminer quels dossiers clients seront connectés à AMI COMPTA pour venir déverser automatiquement les documents dans l'OCR. 

Vous avez la possibilité de le faire soit en masse en téléchargeant le fichier d'import fourni par Welyb soit manuellement par la liste des dossiers clients.

Pour le téléchargement en masse via le fichier d'import :

1. Téléchargez le fichier d'import
2. Complétez le fichier avec à minima les colonnes SIRET et code dossier, qui sont obligatoires. Assurez-vous que le code dossier sur Welyb est identique au code dossier sur Ami Compta (appelé "Numéro"). 
3. Glissez/déposez le fichier dans l'encart prévu à cet effet ou cliquez dans l'encart pour venir sélectionner le fichier complété
4. Cliquez sur importer

Pour une activation manuelle par dossier :

1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez connecter dans la liste des dossiers clients qui se situe juste sous l'import via le fichier
2. Activez l'interrupteur "Autoriser l'accès" du dossier client
3. Saisissez le code client d'AMICOMPTA
4. N'oubliez pas de sauvegarder pour chaque dossier à connecter

 

✅ La connexion du répertoire et des dossiers est désormais terminée. Un interrupteur AMI COMPTA par API apparait alors sur la barre d'outil de chaque répertoire à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Cet interrupteur n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet de visualiser si les dossiers et répertoires sont connectés ou non.

Profitez d'un processus 100% automatisé 😎

À partir de ce moment, tous les documents déposés dans ces répertoires (et leurs sous-répertoires) seront envoyés directement sur AMI COMPTA. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb, et ne pourront plus être supprimés par vos clients. Pour en savoir plus, c'est par ici : Comment fonctionne la validation des documents ? ✅

 

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Connecter un nouveau dossier à Ami Compta lorsque la connexion est déjà active

Vous avez déjà activé cette connexion pour certains dossiers et vous souhaitez désormais y ajouter un nouveau dossier. Il faut tout d'abord commencer par activer ce dossier dans Ami Compta, puis réalisez la connexion dans Welyb en sélectionnant les répertoires à partir desquels les documents seront envoyés.

Pour ce faire, rendez-vous sur Ami Compta dans le menu Administration/Gérer vos connexions APIs. 

Cliquez ensuite sur l'icône entourée dans l'image ci-dessous :

Sélectionnez ensuite le ou les nouveaux dossiers que vous souhaitez connecter avec Welyb en cochant les cases correspondantes, puis cliquez sur « Confirmer ».

Le dossier est prêt à être connecté sur Ami Compta. Il faut à présent le connecter à Welyb.

Sur Welyb, cliquez sur l'engrenage ⚙️ en haut à droite, puis cliquez sur la brique "Applications".

1. Dans les applications de votre espace, localisez la ligne AUTOMATISER AMI COMPTA PAR API puis cliquez sur l'engrenage en bout de ligne.
2. Sur l'écran qui s'affiche, vous avez la possibilité de choisir les répertoires à connecter avec cette application. Ainsi, tous les fichiers déposés dans ce répertoire (et ses sous-répertoires éventuels), après la mise en place de la connexion, seront automatiquement transférés vers l'outil tiers.
3. Si l’application prend en charge plusieurs types de fichiers, vous pouvez sélectionner un nouveau répertoire puis cliquer sur le bouton « Ajouter » pour connecter autant de répertoires que nécessaire.
4. Cochez la case "Automatiser sur tous les dossiers clients ayant déjà cette application d'activée" si vous souhaitez que les répertoires sélectionnés soient automatisés sur l'ensemble des dossiers déjà connectés, si ce ou ces répertoires n'ont pas été sélectionnés pour ces dossiers précédemment.
5. N'oubliez pas de sauvegarder 😉.
6. Puis cliquez sur "Suivant".

Sur l'écran suivant, vous allez pouvoir sélectionner le dossier à connecter : 

1. Cliquez sur la flèche en bout de ligne du dossier que vous souhaitez connecter.
2. Activez l'interrupteur pour autoriser l'accès.
3. Tapez ici le code dossier indiqué sur Ami Compta (appelé "Numéro" sur Ami Compta) du dossier concerné. Notez que le code dossier doit être identique sur Ami Compta et sur Welyb. Si vous rencontrez un message d'erreur "Les paramètres de connexion sont invalides, la connexion n'a pas pu être établie", cela indique que le paramétrage est incomplet sur Ami Compta. Nous vous invitons à consulter notre article dédié — FAQ : J'ai un message d'erreur pour connecter mon dossier avec Ami Compta.
4. Sauvegardez. 

La connexion avec ce nouveau dossier est à présent active, sur les répertoires sélectionnés à l'étape précédente ! 

Si vous souhaitez vous en assurer, rendez-vous dans la brique "Documents", puis cliquez sur les répertoires sélectionnés. Dans le panneau d'information à droite, ouvrez le menu "Automatisations", puis vérifiez que l'interrupteur est bien activé pour l'application Automatiser Ami Compta par API.

 

 

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Modifier les répertoires déjà connectés à Ami Compta

Vous souhaitez ajouter de nouveaux répertoires ou en retirer de la connexion avec Ami Compta ? Cette section est faite pour vous.

Sur un seul dossier, ou quelques dossiers : 

Sur le ou les dossiers concernés, cliquez sur les répertoires que vous souhaitez connecter ou déconnecter, puis ouvrez le menu "Automatisations" dans le panneau d'informations à droite, où vous verrez un interrupteur. 

Vous pouvez ensuite utiliser cet interrupteur pour activer ou désactiver à tout moment la connexion du répertoire sur lequel vous vous trouvez.

 

En masse sur l'ensemble de vos dossiers : 

Cliquez sur l'engrenage ⚙️ en haut à droite de votre écran, puis sur la brique "Applications". 

1. Dans les applications de votre espace, localisez la ligne AUTOMATISER AMI COMPTA PAR API puis cliquez sur l'engrenage en bout de ligne.
2. Sur l'écran qui s'affiche, vous avez la possibilité de choisir les répertoires à connecter avec cette application. 
3. Vous pouvez sélectionner autant de répertoire que vous le souhaitez en choisissant un nouveau répertoire dans la liste, puis en cliquant sur "Ajouter"
4. Cochez la case "Automatiser sur tous les dossiers clients ayant déjà cette application d'activée" pour connecter les répertoires sélectionnés pour les dossiers bénéficiant déjà de la connexion. 
5. N'oubliez pas de sauvegarder 😉.
6. Puis cliquez sur "Suivant".

C'est fini ! Les répertoires que vous avez sélectionné sont à présent connectés à Ami Compta par API. 

Si vous souhaitez vous en assurer, rendez-vous dans la brique "Documents", puis cliquez sur les répertoires sélectionnés. Dans le panneau d'information à droite, ouvrez le menu "Automatisations", puis vérifiez que l'interrupteur est bien activé pour l'application Automatiser Ami Compta par API.