Connecter Welyb et Yooz đŸ€

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Yooz Ă  Welyb.

⚠ Cette procĂ©dure ne fonctionne que pour la version Yooz Rising. Si vous utilisez une version antĂ©rieure, veuillez vous rapprocher de l'Ă©quipe Yooz pour migrer vers Yooz Rising.

Sommaire 

Pourquoi connecter Yooz Ă  Welyb

Modalités de connexion à Yooz

Procédure de connexion

1. Procédure sur Yooz

2. Procédure sur Welyb

Pourquoi connecter Yooz à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. 100% en marque blanche, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Yooz vous bénéficiez des avantages suivants :

  • Une automatisation de toute votre production comptable
  • Une interface unique d'Ă©change avec vos clients et Ă  vos couleurs
  • Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance Ă  faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Yooz est simple : tous les documents qui sont stockĂ©s sur Welyb et qui ont vocation Ă  ĂȘtre saisis sur Yooz sont envoyĂ©s automatiquement sur l'outil de gestion sans aucune action de votre part.

Procédure de connexion

La connexion doit ĂȘtre rĂ©alisĂ©e dossier par dossier. Vous ne devez rĂ©aliser la manipulation qu'une seule fois par dossier.

1 - Procédure sur Yooz

A - Connectez vous Ă  votre application Yooz (rĂŽle administrateur)

Dirigez-vous alors dans le menu RĂ©glages grĂące au bouton « roue dentĂ©e Â» en haut Ă  droite

rĂ©glages yooz  

B- Allez dans le sous menu « Organisations »  (dossiers)

organisation dossiers

C - Sélectionnez l'organisation souhaitée

Pour ce faire, cliquez sur le nom.

réglages organisation

D - Rajoutez alors l'adresse e-mail de collecte fournie par Welyb

Ainsi, vous créez un compte de service permettant d'assurer la liaison entre les deux outils.

Ce compte de service portera le mail suivant : yooznom-de-la-societe@welyb.fr.

Le nom de la sociĂ©tĂ© doit correspondre au nom de votre client sur Welyb. Pour ĂȘtre sĂ»r d'avoir le bon, nous vous conseillons de rĂ©cupĂ©rer votre mail de collecte prĂ©sent sur l'onglet automatisation de la fiche client. 

Ainsi, dans l'exemple suivant, le mail de collecte sur Welyb est compta+dupont-maconnerie@welyb.com, le mail de connexion Ă  Yooz sera alors : yoozdupont-maconnerie@welyb.fr.

⚠ Attention, cette procĂ©dure doit ĂȘtre rĂ©alisĂ©e au niveau de chaque entreprise que vous souhaitez connecter.

Veillez Ă©galement Ă  bien inscrire une adresse en welyb.fr

adresse mail collecte

N'oubliez pas d'enregistrer

bouton enregistrer

2. Procédure sur Welyb

Une fois la connexion rĂ©alisĂ©e sur Yooz, vous devez en faire de mĂȘme au niveau de Welyb.

A - Assurez vous que Yooz fasse partie de vos applications partenaires

Afin de bĂ©nĂ©ficier de cette connexion, vous devez ĂȘtre client de Yooz et de Welyb. Si vous n'ĂȘtes pas dĂ©jĂ  client de Yooz, vous pouvez solliciter une dĂ©monstration directement depuis ce lien : DĂ©monstration Yooz.

Si vous ĂȘtes client, rapprochez-vous de l'Ă©quipe support de Welyb qui se chargera de mettre Yooz dans vos applications partenaires.

B - Connectez Yooz aux entreprises de votre choix

Dans vos applications partenaires, rendez vous au niveau de Yooz et cliquez sur le crayon d'Ă©dition.

La connexion se fait par le biais du mail de collecte des factures indiquĂ© ici 👉  A - Ajoutez un nouvel utilisateur sur Yooz. Attention cependant, vous devez cette fois-ci, bien mentionner le signe "+".

Ainsi, si vous avez enregistrĂ© yoozentreprise@welyb.fr sur Yooz, renseignez yooz+entreprise@welyb.fr sur Welyb.

Une fois l'adresse de collecte récupérée, autorisez l'accÚs de l'application à l'entreprise souhaitée puis insérez l'adresse mail de Yooz.

Pensez Ă  bien sauvegarder la modification.

connexion yooz

C - Choisissez les dossiers connectés à Yooz

Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Yooz.

Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.

Un switch Yooz apparaßt alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez aprÚs avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.

Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.

dossiers connectés

3 - Profitez d'un process 100% automatisĂ© 😎

A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Yooz puis saisis. La modalité de dépÎt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil de gestion.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠ Attention : La connexion n'est pas rĂ©troactive. Les documents qui Ă©taient dĂ©jĂ  prĂ©sents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyĂ©s sur Yooz.

⚠ Attention : La connexion tourne toutes les 5 minutes.