Votre expert-comptable vient de vous ouvrir un accès à la plateforme et vous vous demandez désormais comment organiser au mieux votre société et votre comptabilité ? 🧐
Pas de panique, cet article vous explique les bonnes pratiques pour optimiser au mieux la plateforme.
A quoi sert la plateforme ? 🧐
A dématérialiser la gestion de votre entreprise et à vous faire gagner du temps 🖥
Cette plateforme permet
- De collecter et stocker automatiquement vos factures
- De trier et de sécuriser vos documents
- De gérer facilement votre entreprise
Dans l'idéal, vous allez coupler l'utilisation de la plateforme avec un outil de gestion de trésorerie tel que Gest4u ou MEG. Ces outils vont vous permettre d'automatiser votre saisie et vos déclarations, nous le verrons.
Les étapes du déploiement 📈
1. Adaptez votre arborescence
Il est important de disposer d'une arborescence à la fois simple et complète qui vous permettra de structurer votre organisation.
Pour ce faire, vous pouvez demander à votre expert-comptable de mettre à votre disposition l'arborescence BNC suivante :
Dans "pièces comptables", vous allez déposer vos factures et documents courants.
Dans les autres répertoires, vous pourrez déposer les documents liés à votre structure juridique.
2. Déposez vos premiers documents et créez vos propres répertoires
Au-delà des répertoires présents dans l'arborescence précédemment définie, vous pouvez créer autant de répertoires que souhaitez pour adapter le classement à votre organisation. Pour ce faire, faites un clic-droit sur la GED puis créez un répertoire.
Une fois que l'arborescence vous convient, déposez vos premiers documents.
🎯 Objectif : Toutes vos factures d'achat du mois, votre relevé de banque et vos factures de vente doivent être présentes sur la plateforme.
3. Paramétrez certaines automatisations
Maintenant que vous savez comment déposer manuellement des documents, apprenez à gagner du temps par le biais des automatisations.
En effet, la plateforme va collecter elle-même vos factures fournisseurs au fur et à mesure de l'année. Pour ce faire utilisez les 3 méthodes de collecte des factures :
🎯Grâce à ces 3 méthodes, vous allez gagner énormément de temps dans votre gestion !
4. Complétez la plateforme avec de bons outils de gestion
La plateforme de votre expert-comptable vous permet de gérer facilement vos documents et de simplifier les échanges avec votre expert-comptable.
Il peut être pertinent de le compléter avec un outil de gestion de trésorerie tel que Gest4u ou MEG.
Sur cet outil (que vous retrouvez à l'accueil de la plateforme une fois que votre expert-comptable vous aura ouvert l'accès), vous allez :
- Synchroniser votre compte bancaire
- Pré-affecter vos opérations bancaires au fur et à mesure
- Préparer vos déclarations Urssaf et fiscales avec le concours de votre expert-comptable
N'oubliez pas, ensuite, de déposer toutes les déclarations directement sur la plateforme Welyb 😃