Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Chaintrust à Welyb.
Pourquoi connecter Chaintrust à Welyb ? 🧐
Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.
Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Chaintrust vous bénéficiez des avantages suivants :
- Une automatisation de toute votre production comptable
- Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
- Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges
Modalités de la connexion
La connexion entre Welyb et Chaintrust est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Chaintrust sont envoyés automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.
Attention, les documents supérieurs à 9 Mo ne sont pas envoyés sur Chaintrust.
Procédure de connexion
1 - Assurez vous que Chaintrust Achats fasse partie de vos applications partenaires
Afin de bénéficier cette connexion, vous devez être client de Chaintrust et de Welyb. Si vous n'êtes pas déjà client de Chaintrust, vous pouvez solliciter une démonstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.
Si vous êtes client, ajoutez l'application depuis le store en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝
2 - Récupérez le mail de collecte de chacun de vos clients
3 - Activez l'adresse e-mail d'envoi de Welyb sur Chaintrust
Activez simplement l'adresse no-reply@welyb.fr comme indiqué dans cet article : https://www.chaintrust.io/utiliser-chaintrust-avec-un-service-de-capture-mail/
4 - Sur Welyb, connectez Chaintrust Achats aux entreprises de votre choix
Dans vos applications partenaires, rendez vous au niveau de Chaintrust Achats et cliquez sur le crayon d'édition.
Autorisez l'accès de l'application Chaintrust Achats à l'entreprise souhaitée en insérant le mail que vous venez de récupérer sur Chaintrust.
Pensez à bien sauvegarder la modification.
5 - Choisissez les dossiers connectés à Chaintrust Achats
Maintenant que l'entreprise est connectée à l'outil d'OCR, vous devez déterminer quels dossiers vont se déverser dans Chaintrust.
Pour ce faire, rendez vous sur la GED du client paramétré.
Un switch Chaintrust Achats apparait alors sur la barre d'outil de chaque dossier à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).
Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet d'indiquer les dossiers connectés.
Chaintrust automatisant aussi bien les achats que les ventes, nous vous recommandons d'attribuer le switch aux dossiers Achats et Ventes du Dossier comptable annuel. Lorsque le switch est activé pour un dossier, il est activé également pour les sous-dossiers.
Profitez d'un process 100% automatisé 😎
A partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Chaintrust puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.
Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.
⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur Chaintrust.