Connecter Welyb et Chaintrust 🤝

Cet article vous explique comment automatiser votre production comptable en connectant Chaintrust à Welyb. Afin de bénéficier cette connexion, vous devez être client de Chaintrust et de Welyb. Si vous n'êtes pas déjà client de Chaintrust, vous pouvez solliciter une démonstration directement depuis l'espace Applications de Welyb.

Sommaire

• Pourquoi connecter Chaintrust à Welyb
• Modalités de la connexion
• Procédure de connexion

Pourquoi connecter Chaintrust à Welyb ? 🧐

Welyb est le point d'entrée unique de votre cabinet pour vos clients. Personnalisée à vos couleurs, la solution fournit une GED collaborative stockant tous les documents de l'entreprise et du cabinet.

Welyb automatise 100% de la collecte des factures mais ne fait pas de saisie comptable. En connectant un outil d'automatisation tel que Chaintrust vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une automatisation de toute votre production comptable
• Une interface unique d'échange avec vos clients et à vos couleurs
• Vos clients ne savent pas que vous automatisez la saisie et n'ont pas tendance à faire pression sur vos marges

Modalités de la connexion

La connexion entre Welyb et Chaintrust est simple : tous les documents qui sont stockés sur Welyb et qui ont vocation à être saisis sur Chaintrust sont envoyés automatiquement sur l'outil d'OCR sans aucune action de votre part.

⚠️ Attention, les documents supérieurs à 9 Mo ne sont pas envoyés sur Chaintrust.

Procédure de connexion

1 - Récupérez le mail de collecte de chacun de vos clients sur Chaintrust

Dans votre espace Chaintrust, choisissez le dossier client pour lequel vous souhaitez vous connecter à Welyb. Dans les paramètres de la société, cliquez sur l'onglet "Accès capture mail" puis sur le bouton "ajouter". Rentrez ici l'adresse e-mail Welyb.

 

2 - Activez l'adresse e-mail d'envoi de Welyb sur Chaintrust

Activez simplement l'adresse no-reply@welyb.fr comme indiqué dans cet article.

3 - Sur Welyb, assurez-vous que Chaintrust Achats fasse partie de vos applications partenaires

Si vous êtes client Chaintrust, ajoutez l'application Chaintrust achats depuis le store en suivant cette procédure : La gestion des applications partenaires 🤝

4 - Choisissez le répertoire à connecter avec Chaintrust

Dans vos applications partenaires, rendez-vous au niveau de Chaintrust achats et suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur la roue crantée ⚙️ au bout de la ligne.
2. Une fenêtre s'ouvre alors afin de sélectionner le répertoire que vous souhaitez connecter. Des répertoires vous sont proposés en fonction de votre arborescence. Si les propositions de répertoires ne vous conviennent pas, vous pourrez alors venir sélectionner "autre" et choisir le répertoire de votre choix depuis votre arborescence complète. 
3. N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications
4. Cliquez sur suivant pour continuer vers la prochaine étape.
    
   

5 - Affecter l'application Chaintrust Achats aux dossiers clients

Maintenant que le répertoire est sélectionné, vous devez déterminer quels dossiers clients seront connectés à Chaintrust pour venir déverser automatiquement les documents dans l'OCR. 

Vous avez la possibilité de le faire soit en masse en téléchargeant le fichier d'import fourni par Welyb soit manuellement par la liste des dossiers clients.

• Pour le téléchargement en masse via le fichier d'import :

1. Téléchargez le fichier d'import
2. Complétez le fichier avec à minima les colonnes SIRET et l'email. Ce dernier étant celui que vous avez récupéré sur Chaintrust
3. Glissez/déposez le fichier dans l'encart prévu à cet effet ou cliquez dans l'encart pour venir sélectionner le fichier complété
4. Cliquez sur importer

• Pour une activation manuelle par dossier :

1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez connecter dans la liste des dossiers clients qui se situe juste sous l'import 
2. Activez le switch "Autoriser l'accès" du dossier client
3. Saisissez l'adresse mail de collecte de Chaintrust
4. N'oubliez pas de sauvegarder pour chaque dossier à connecter

✅ La connexion du répertoire et des dossiers est désormais terminée. Un switch Chaintrust apparait alors sur la barre d'outil de chaque répertoire à droite de votre écran (si ça n'est pas le cas, actualisez après avoir fait la manipulation).

Ce switch n'est visible que par le cabinet (le client ignore la connexion). Il vous permet de visualiser si les dossiers et répertoires sont connectés ou non.

5- Profitez d'un process 100% automatisé 😎

À partir de ce moment, tous les documents déposés dans ce dossier (et ses sous-dossiers) seront envoyés directement sur Chaintrust puis saisis. La modalité de dépôt d'un document n'importe pas pour l'envoi vers l'outil d'OCR.

Les documents concernés seront alors indiqués comme étant validés sur Welyb.

⚠️ Attention : La connexion n'est pas rétroactive. Les documents qui étaient déjà présents dans le dossier avant l'activation ne seront pas envoyés sur Chaintrust.